Praktische ervaringen
met het ingebruiknemen
van een nieuw
archiefgebouw
door mr. J. Rinzema
Als we van de grote veranderingen waaraan het archiefwezen de laatste 15 a 20 jaar
onderhevig is de veranderde houding van de archivarissen nader zouden willen om
schrijven, dan springen daarbij, dunkt mij, vooral twee aspecten in het oog: een veel
sterkere gerichtheid op de maatschappij en een veel grotere belangstelling voor ar
chieven van na 1800. Dit is uiteraard niet bedoeld als waarderingsoordeel maar als
een poging tot feitelijke constatering. Men mag trouwens, ook bij een positieve waar
dering, aannemen dat deze veranderde houding de archivarissen zelfs tegen hun zin
wel opgedrongen zou zijn door de ontwikkelingen in de samenleving.
Om verder bij het rijksarchief in Friesland te blijven, dit dreigde in de loop van de
jaren zestig uit zijn voegen te barsten door de groei van de publieke belangstelling.
Vóór die tijd zien we het oude, vertrouwde beeld: een zeer beperkte, vrijwel vaste
kring van bezoekers, die goed met het archief bekend waren. Dit stelde geen hoge
eisen aan bediening en begeleiding, evenmin als aan magazijnopstelling. Wat niet of
zelden gevraagd werd had doorgaans ook niet de belangstelling van de archivarissen
zelf en met het overige waren de ambtenaren ook zonder ver uitgewerkte systematiek
vertrouwd genoeg. Mocht dat een keer niet het geval zijn, dan wist de bezoeker zelf
wel waar hij zijn moest.
In die toestand is het ook begrijpelijk dat de jaarlijkse aanwinsten niet consequent op
hun systematische plaats in het depot werden ingevoerd, maar geheel of gedeeltelijk
als complex werden bijgezet op jaar van aankomst. Na ca. 100 jaar van deze praktijk
was het magazijnoverzicht evenwel onvolledig en onbetrouwbaar geworden.
De jaren zestig brachten: le een sterke quantitatieve groei van de publieksvraag (on
geveer een verdriedubbeling), 2e grote aantallen bezoekers die niets van archieven
wisten en 3e bezoekers die vroegen naar tot dan toe in het donker gebleven archieven
(b.v. 19e-eeuwse). Tegen het einde van de dekade begon de dienstverlening hierdoor
[424]
ontwricht te raken. Bovendien bleek nu pas goed hoe ongeschikt het gebouw was
voor zijn toenmalige functie, met zijn vier meter hoge vertrekken en onpraktische
indeling.
In afwachting van een nieuw gebouw, waarvoor de plannen klaar waren, en van een
formatieuitbreiding werd toen begonnen met de reorganisatie van het depot, de enige
overblijvende mogelijkheid om door een efficiëntere bediening te trachten de ont
wikkeling bij te houden. Het aanwinstencomplex werd op onplaatsbare resten na
geliquideerd, alle archieven en fondsen op fiche gebracht met zoveel mogelijk gege
vens en bij de plaatsing werd naar consequente systematiek en duidelijke herkenbaar
heid gestreefd. Na de komst van gewetensbezwaarden als leeszaalhulp werd dit
streven naar uitwendige herkenbaarheid nog opgevoerd (kleuren). Hierdoor werd de
inwerktijd teruggebracht tot twee weken noodzakelijk om uit deze krachten, die
meestal maar een paar maanden blijven, zoveel mogelijk rendement te verkrijgen.
Op deze wijze werd het weer mogelijk met het nog steeds groeiende bezoek in de pas
te blijven; alleen werd de leeszaal te klein.
Intussen kwam anderzijds ook hier de behoefte op om wat meer aan de weg te tim
meren: op eigen initiatief wat interessant materiaal laten zien, samenwerken met de
onderwijswereld, cursussen geven voor amateur-historici, waaraan kennelijk behoef
te bestond. Er was in het oude gebouw geen ruimte voor. Toen de vraag naar samen
werking van pedagogische akademies en lerarenopleidingen zelf begon te komen
moest er een noodoplossing geforceerd worden. Hiervoor werd de kamer van de
rijksarchivaris tijdelijk ontruimd, het enige geschikte vertrek in dit gebouw. Zolang
dit bij een of twee keer per jaar bleef was er geen probleem, maar in het laatste jaar
vóór de verhuizing ging er geen maand voorbij zonder dergelijke séances.
Zo was het beeld van het rijksarchief in Friesland aan de vooravond van de nieuw
bouw dat van een instelling waar onder druk van buiten af vrij veel veranderd was,
waar krachtig en niet zonder succes gewerkt werd aan het bijhouden van de zich uit
breidende en veranderende vraag, maar waar aan beleidsvernieuwing op eigen initia
tief niet werd toegekomen.
Met het nieuwe gebouw kon hierin verandering komen. Al tijdens de bouw werd met
de opgedane ervaringen gewerkt. In de eerste plaats dateerden de bouwplannen uit
een tijd dat deze ervaringen nog niet bestonden. De plannen zelf stonden vast, maar
binnen hun opzet konden nog ingrijpende wijzigingen worden aangebracht. Zo is een
hele depot-etage aan zijn oorspronkelijke bestemming onttrokken voor doeleinden
waar destijds niet aan was gedacht (lezingenzaal, tentoonstellingsruimte) of waarvoor
de ruimte oorspronkelijk in het administratiegebouw was aangebracht (restauratie
werkplaats, kantine). De hierdoor vrijgekomen ruimte kon bij de leeszaal gevoegd
worden. In de tweede plaats bij het voorbereiden van de verhuizing, waaraan werd
begonnen zodra vaststond dat de nieuwbouw zou doorgaan. De veruitwendigde ma-
gazijnsystematiek bleek een uitstekende grondslag voor het coderen ten behoeve van
de verhuizing, waarbij tevens de plaats in het nieuwe gebouw werd aangegeven. Deze
plaatsing werd vastgesteld, op grond van de gebruiksfrequentie, aan de hand van de
ervaringen met de verbeterde plaatsing in het oude gebouw. Het eigenlijke verhuizen
valt buiten de opzet van dit verhaal, hier zij slechts vermeld dat alles soepel en snel
[425]
