van de op dit gebied verschenen publikaties. In het algemeen trouwens werd nimmer
tevergeefs een beroep op collega's gedaan om hulp in de vorm van gegevens.
Met het oog op een program van eisen voor een doeltreffend archiefgebouw kwamen
wij heel in het algemeen tot de volgende
Doelstelling van een gemeentelijke archiefdienst:
Het beschikbaar krijgen, houden en stellen van informatie uit archieven en verza
melingen ten behoeve van de bestudering van de ontwikkeling van de plaatselijke
en regionale samenleving, zich vooral uitend in haar geschiedenis en kuituur.
Hieruit volgt als
Taak voor een gemeentelijke archiefdienst:
1het beheer van de overgebrachte archieven
2. het toezicht op de niet-overgebrachte archieven
3. advisering van het gemeentebestuur
4. het funktioneren als gemeentelijk-regionaal-historisch centrum.
Zoals uit het voorgaande duidelijk zal zijn, wordt bij dit alles steeds uitgegaan van
de situatie bij een gemeentelijke archiefdienst.
Dit is enerzijds het gevolg van het feit, dat ons gezelschap zich uiteraard niet kompe
tent voelt over de taken van een Rijksarchief te spreken en bijgevolg over het ideale
Rijksarchiefgebouw. Anderzijds menen wij, dat er enkele punten van essentieel
verschil bestaan tussen de doelstelling en de taken van een gemeentelijke archief
dienst en die van een Rijksarchief in de provincie.
Deze verschillen betreffen voornamelijk de taken genoemd onder de punten 3 en 4.
Zo is een rijksarchief als niet-provinciale dienst niet betrokken bij het provinciale
administratieve en bestuurlijke beleid. Een gemeentelijke archiefdienst is dat echter
ten aanzien van het gemeentelijke administratieve en bestuurlijke beleid ten zeerste:
de gemeente-archivaris voelt zich heel duidelijk een gemeente-ambtenaar. Hij heeft
geregeld kontakt met één of meer leden van het college van B. en W., vergadert
frekwent met de andere hoofden van gemeentelijke diensten, enz.
Voor wat de gemeentelijke archiefdienst betreft is het zeker reëel, dat de Archief
wet de nadruk legt op de taak van de archivaris in het administratieve bestel. Het
toezicht van de gemeente-archivaris op de niet-overgebrachte archieven isals het
goed is veel meer een adviseren dan inspekteren. Dit kan zeker wanneer een
gekwalificeerd archiefambtenaar, die zelf langdurig in de gemeente-administratie
werkzaam is geweest, hier een vast gedeelte van zijn dagtaak aan kan besteden een
zó intensief kontakt van de zijde van de gemeentelijke archiefdienst betekenen, dat
niet alleen advies wordt gegeven over ordeningssystemen maar ook over de perso
neelsbezetting bij de administraties van gemeentelijke diensten en bedrijven.
In dat geval kent de gemeente-archivaris het gemeentelijke apparaat bij wijze van
spreken van binnen en van buiten. Hier ligt, vinden wij, een groot verschil met een
Rijksarchivaris in de provincie. In ieder geval kan het funktioneren van de laatste,
386
die archivalia beheert, die voor 80% van provinciale oorsprong zijn, binnen het
provinciale bestuurlijke en administratieve apparaat niet vergeleken worden met de
positie van een gemeente-archivaris binnen het gemeentelijk bestel.
Een ander opmerkelijk verschil tussen een gemeentelijke archiefdienst enerzijds en
een Rijksarchief in de provincie anderzijds is het funktioneren van de eerste als
historisch dokumentatiecentrum.
Het is juist, dat deze taak niet door de Archiefwet aan een gemeentelijke archief
dienst wordt opgelegd. Maar net zo min spreekt de Archiefwet over de adviestaak,
die een gemeente-archivaris zoals wij zagen toch wel degelijk ten opzichte van zijn
gemeentebestuur heeft.
Natuurlijk is het bekend, dat verscheidene Rijksarchieven in de provincie over zeer
waardevolle kollekties en verzamelingen beschikken. In vele gevallen zijn zij ook
bezig deze samen te stellen of uit te breiden. Zij doen dat echter niet ingevolge
algemeen geldende en bindende voorschriften. In tegenstelling tot een rijksarchivaris
in de provincie hebben vele, zo niet alle gemeente-archivarissen wél een van hoger
hand gegeven opdracht zich met deze aktiviteiten in te laten, die we het gemakke
lijkst zouden kunnen samenvatten onder het woord "dokumentatie". Veelal gebeurt
dit namelijk krachtens hun instruktie. In vrijwel alle gemeentelijke instrukties wordt
de gemeente-archivaris door het gemeentebestuur uitdrukkelijk opgedragen de zich
in de gemeentelijke archiefbewaarplaats bevindende archieven en verzamelingen te
beheren. In de praktijk wordt hier bij de diverse gemeentelijke archiefdiensten ook
ontegenzeggelijk veel tijd aan besteed. Derhalve menen wij te kunnen stellen, dat
een gemeentelijke archiefdienst tot taak heeft te funktioneren als gemeentelijk/regio
naal-historisch centrum.
Gaan wij thans datgene, wat in het voorafgaande door ons heel in het algemeen als
taak en doelstelling voor een gemeentelijke archiefdienst is gesteld en toegelicht,
nader konkretiseren, dan blijken er bij een middelgrote gemeentelijke archiefdienst
twee soorten te verrichten werkzaamheden te zijn.
Enerzijds kent men hier de noodzakelijke werkzaamheden. Daarmee worden uiter
aard die werkzaamheden bedoeld, die bij een middelgrote gemeentelijke archief
dienst eenvoudigweg verricht moeten worden, wil deze dienst aan zijn taak en op
dracht voldoen. Dit betekent evenwel niet, dat al deze noodzakelijke werkzaamheden
nu ook persé door eigen mensen in het eigen gebouw, dus intern, moeten worden
verricht. Het is heel wel mogelijk, dat één of meer van deze werkzaamheden te
denken valt bijvoorbeeld aan geluidsdokumentatie, microverfilming en restauratie
worden uitbesteed, dus extern worden verricht. Dit neemt echter niet weg, dat ook
deze werkzaamheden wel degelijk verplicht tot het takenpakket van een middelgrote
gemeentelijke archiefdienst behoren.
Anderzijds komen er naast deze noodzakelijke werkzaamheden voor iedere middel
grote archiefdienst een aantal wenselijke werkzaamheden voor. Zoals men begrepen
zal hebben denken wij hierbij beslist niet aan de dokumentatie. Deze achten wij,
anders dan wellicht het geval is bij de rijksarchiefdienst, essentieel voor een middel
grote gemeentelijke archiefdienst om te kunnen funktioneren als een gemeentelijk/
regionaal-historisch centrum, wat op zijn beurt weer een door hogerhand opgelegde
[387
