5. Het werk van de archiefbeheerder.
5.1. inventarisatie
Uitgaande van het beginsel, dat de inventaris een afspiegeling moet zijn van de
archiefvormende administratieve eenheid, zal deze de stukken in de volgende orde
moeten beschrijven.
A 1Begroting
2. Memorie van toelichting
Deze zijn soms in één deel gebonden, en moeten dan dus als één nummer
worden beschreven.
B Machtigingsprocedure
3. Secretarieregisters of secretariekaarten van inkomsten en uitgaven. Wanneer
deze tevens de functie van het grootboek vervullen, moeten zij aldaar worden
geplaatst.
De bevelschriften en andere bijlagen zijn tijdens hun actieve periode van
functie veranderd (eerst: machtiging tot betaling, c.q. ontvangst, tenslotte
bewijsstuk van betaling en ontvangst, overgelegd als bijlage tot de rekening)
en deze moeten dus niet hier worden opgenomen, maar na de rekening.
C Boekhouding
4. Hulpkasboeken van inkomsten en saldolijsten van postgirorechten.
5. Kas-, later: dagboeken van inkomsten en uitgaven.
6. Verzamelpostenboek
7. Rekening-courantboeken met diensten en bedrijven.
8. Rekening-courantboek met plaatselijk bankkantoor.
9. Dagafschriften bank en postgiro en eventuele bijlagen.
10. Grootboeken (grootboekkaarten) van Ontvangsten en Uitgaven.
11Maandstaten of maandstatenboek, vanaf 1952 kasopnemingsboek.
Bij moderne administraties proef- en saldibalansen.
N B- B'i moderne administraties verandert men de volgorde. Men zie hier
voor het schema onder 3.6.
D Rekening
12. Rekening
13. Bijlagen tot de rekening, onder te verdelen per jaar als volgt:
a. Verzamelstaten J en K
b. Bijlagen van inkomsten
c. Bijlagen van uitgaven; bewijsstukken zijn veelal aan de bevelschriften ge
hecht
d. Verdeel- en andere staten L t/m O
e. Verificatierapport
Voor 1924 werden de bijlagen in ieder geval in Groningen en Drenthe
tussen het dubbele foliovel van de verzamelstaten ingelegd. Deze moeten
daar dan blijven. Verder zijn de kohieren vaak tot aparte series verzameld,
en deze dienen dan apart te worden beschreven.
14. Kohieren van diverse belastingen.
[3181
Indien de gemeente geen vrijstelling heeft van de verplichting een ontvanger in de
zin van de gemeentewet te benoemen, dan kan de ontvanger een eigen archief heb
ben. De nummers 4-11 moet men dan als apart archief in de inventaris opnemen,
voorzover zij niet voor vernietiging in aanmerking komen, terwijl de ontvanger
vroeger één exemplaar van de nrs. 12 en 14 kreeg.
5.2. selectieve vernietiging
Tot het werk van goed ordenen en beschrijven behoort de selectieve vernietiging van
daarvoor in aanmerking komende stukken. Deze moet thans plaats hebben op grond
van de "Lijst houdende opgaaf van voor vernietiging in aanmerking komende stuk
ken in de gemeentearchieven, dagtekenende van na 1850", vastgesteld door de minis
teries van Binnenlandse Zaken en Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen in 1948.
Een commissie is bezig een nieuwe lijst op te stellen, waarin de volgens de lijst
geldige vernietigingstermijn aangepast zal worden aan moderne inzichten (de hui
dige termijn voor de meeste bijlagen tot de rekening is 40 jaar, voor de boekhouding
30 jaar, voor de secretarieregisters 10 jaar, voor de dagafschriften banken en post
giro 6 jaar, processen-verbaal van kasopneming e.d. 6 jaar).
In afwachting van de nieuwe lijst kunnen B en W bij de algemeen rijksarchivaris een
advies aanvragen, strekkende tot vernietiging van de bijlagen tot de rekening, met
uitzondering van enkele categorieën, na een termijn van 10 jaar. Wij gaan ervan uit,
dat de archivaris die zich met het ordenen en beschrijven van jongere financiële be
scheiden bezighoudt, een dergelijk advies verkregen heeft.
Permanent te bewaren zijn dan in ieder geval:
Alle stukken van voor 1851.
1. en 2. Eén exemplaar van de begroting en de memorie van toelichting. Men kieze
het exemplaar, waarop de handtekeningen van zowel B en W als G.S. voorkomen.
12. Rekening.
13. Verzamelstaten J en K (en eventuele voorgangers), staten L t/m O, verificatie
rapport en de volgende bijlagen:
a. kohieren t/m 1920.
b. kohieren na 1920, slechts voorzover zij inkomensgrondslagen of belastingklassen
van de aangeslagenen vermelden; dit is het geval met de kohieren hoofdelijke
omslag t/m ca 1923/1924, en soms met de schoolgeldkohieren.
c. bevelschriften tot betaling, met bewijsstukken betreffende gewone en buitenge
wone openbare werken, gebouwen en eigendommen t/m 1920.
Indien het archief compleet is, en alle bovenvermelde registers en staten inderdaad
zijn bijgehouden, gelden voor de overige stukken de volgende vernietigings- of be
waartermijnen.
3. Secretarieregisters. 10 jaar. Indien deze de functie van grootboek vervuld hebben,
30 jaar. Indien bovendien de verzamelstaten J en K niet zijn opgemaakt, zijn zij per
manent te bewaren.
De secretarie/caarten, opgemaakt sinds 1952, zijn vaak door de uitvoerigheid in de
omschrijvingen (het zijn immers doorslagen van de bevelschriften) bijzonder waarde
vol. Bovendien zijn zij via de rekening gemakkelijk toegankelijk. Vooral bij kleine
[319]
