1
De mandaten voor routinematige betalingen (bijvoorbeeld salarissen) kunnen auto
matisch worden opgemaakt, door middel van magneetstrips die aan de (sub-)groot-
boekkaarten zijn gehecht. Het in de machine plaatsen van de kaarten moet echter nog
met de hand gebeuren. De machine kan wel verkeerde kaarten weigeren.
Bij inning gebeurt precies hetzelfde. Men leze slechts voor "mandaat" "inningsop
dracht", voor "uitgaven" "inkomsten", voor "crediteuren" "debiteuren".
In schema gebracht:
1Ontstaan van vordering of schuld
subgrootboekkaart
j verzamel-mandaat
nota doorslag-mandaat bankopdracht)
(bijlage H II a)
subgrootboekkaart
bewijsstuk voor te innen bedrag verzamelinningsopdracht
(bijlage bij inningsopdracht)
2. Verzamelmandaat en -inningsopdracht worden getekend.
3. Verwerking in de boekhouding.
verzamelmandaat I grootboekkaarten: i Diensttotalen en Crediteuren
I 1 Diensttotalen en Debiteuren
verzamelinningsopdracht journaalbladen
De opdrachten gaan naar de bank. Gelden die zonder inningsopdracht op de bankrekening
van de gemeente worden geboekt, worden achteraf in een inningsopdracht verwerkt.
4. De saldobiljetten komen terug van de bank, met de doorslagmandaten.
Verwerking in de boekhouding:
doorslag-mandaten
verzamelinningsopdracht
saldobiljetten
3.7. bedrijfsboekhouding
Als de gemeentelijke takken van dienst (op grond van art. 252 van de gemeentewet)
hun eigen boekhouding hebben, werkt deze wat machtigingen betreft, hetzelfde, als
die van de secretarie en ontvanger.
Het belangrijkste verschil, is, dat de bedrijven een dubbele (commerciële) boekhou
ding voeren, en verder een aantal nevenadministraties, die per categorie bedrijven
verschillen. Een woningbedrijf moet bijvoorbeeld een aparte inningsadministratie
voor de huren bijhouden, en een elektriciteitsbedrijf een voorraadadministratie voor
de materialen, en vooral een afnemersadministratie. Men vindt deze vereisten in de
rekeningvoorschriften 1931 gespecificeerd (artt. 38 en 39). Voor het verschil tussen
enkele en dubbele boekhouding verwijzen wij naar een artikel van de tweede onderge
tekende in het Nederlands Archievenblad 78 (1974) pp. 319 e.v., en de daarin vermel-
[314]
grootboekkaarten: I Crediteuren en Diensttotalen
1 Debiteuren en Diensttotalen
journaalbladen
grootboekkaart: Rekening-courant
journaalbladen
de litteratuur, alsmede naar de al genoemde syllabus van H. J. M. Mijland.
Zowel bij de secretarie als bij het bedrijf houdt men een rekeningcourantadministra-
tie bij voor de onderlinge financiële verhouding. Overigens valt het buiten het bestek
van dit artikel om uitvoerig op de dubbele boekhouding van gemeentelijke diensten
en bedrijven in te gaan.
Voor bedrijven of afdelingen van de secretarie, die niet over een aparte boekhouding
beschikken (bijvoorbeeld vaak de gemeentepolitie en de gemeentescholen) wordt
eveneens een administratie bijgehouden.
Dergelijke instellingen mogen bepaalde uitgaven en inkomsten zelf beheren, binnen
in de begroting gestelde grenzen, en voorzover zij daartoe door B en W zijn ge
machtigd. Zo'n instelling beschikt over een kaartsysteem genaamd "kredietbewa
king". Hiermee kan men van dag tot dag bijhouden, hoeveel geld er nog op een
bepaalde post voor die instelling beschikbaar is of nog geïnd moet worden. De
feitelijke betalingen vinden echter door de kassier ter gemeentesecretarie plaats.
4. Rekening met verzamelstaten.
Hiervoor onder het hoofdstuk begroting hebben wij gezien, dat zich in de loop van
de vorige en het begin van deze eeuw een model-begroting ontwikkelde, resulterend
in uniforme begrotingsvoorschriften in 1923. Evenzo ging het met de rekeningvoor
schriften en het rekeningmodel. Het is duidelijk dat de rekening in zijn model de be
groting volgt. Zo werden in 1923 ook uniforme rekeningvoorschriften vastgesteld.
Evenals de begroting werd de rekening ingedeeld in een gewone en een kapitaal-
dienst. De indeling in hoofdstukken, zo nodig onderverdeeld in doorlopende volg
nummers paragrafen was uiteraard ook gelijk.
Alvorens de modellen en bijlagen te behandelen allereerst een kort overzicht van de
gang van zaken.
De bevelschriften met bijlagen en de bijlagen van inkomsten zijn na de financiële
controle per volgnummer van de begroting verzameld. Deze worden in lijsten opge
nomen. Dit zijn de verzamelstaten J (voor de inkomsten) en K (voor de uitgaven).
In sommige provincies werden al eerder verzamelstaten opgemaakt. Voor een af
wijking in de volgorde van opmaken verwijzen wij naar 2.2. Een verzamelstaat is een
per hoofdstuk, paragraaf of volgnummer van de rekening opgemaakte lijst van in
komsten of uitgaven.
Zij dienen ter verkrijging van een duidelijk inzicht in de onderdelen, waaruit elk
volgnummer van de rekening is samengesteld. Met toestemming van G.S. mag men
het opmaken van deze staten achterwege laten. In plaats daarvan moet men dan het
grootboek en/of het secretarieregister zodanig aanpassen, dat het als vervanging van
deze staten kan dienen. Men plaatst bijvoorbeeld tijdens het opmaken van de reke
ning de volgnummers van de bevelschriften in de marge op de grootboekkaart.
Wanneer de rekening is opgemaakt, wordt deze geverifieerd door een accountant,
meestal het verificatiebureau van de VNG, vaak ook de eigen verificatiedienst van
de (grotere) gemeente. Het verificatierapport wordt bij de rekening gevoegd, als
bijlage.
Vanaf 1950 moeten er bovendien een aantal specificaties uit de rekening worden
[315]
