3.6. Wijziging in de moderne administratie
In het voorgaande is al zoveel mogelijk gewezen op de verandering, die sinds de
boekhoudvoorschriften van 1951 in de financiële administratie zijn opgetreden. De
praktische details konden daarbij nog niet ter sprake komen.
Voor de praktijk is de belangrijkste bepaling in de boekhoudvoorschriften van 1951
de mogelijkheid om de administratie onder goedkeuring van Gedeputeerde Staten
anders in te richten, dan strikt volgens deze voorschriften. Van deze mogelijkheid
werd en wordt algemeen gebruik gemaakt. Uniformiteit in het boekhoudsysteem is
dan ook momenteel slechts voor wat de hoofdlijnen betreft aanwezig. Vooral bij
kleinere secretarieën is het meest gebruikte systeem thans het volgende.
De inningsopdrachten en mandaten (bevelschriften) worden tegelijk met de secre-
tariekaarten opgemaakt door middel van carbonpapier, eventueel met een doorslag
van het mandaat t.b.v. het plaatselijk bankfiliaal, dat de betalingen verricht. Er is
een secretariekaart voor elk volgnummer van de begroting. De mandaten zelf kun
nen afzonderlijke formulieren zijn, terwijl de doorslag uit één vel papier kan bestaan,
vaak op een soort vleeswarenpapier, dat erg gemakkelijk scheurt.
Nadat de mandaten zijn getekend, gaat de doorslag naar de bank of naar de gemeen
teontvanger, en na de betaling verwerkt men de bewijsstukken in dagboek en op de
grootboekkaart.
Het dagboek kan een chronologische doorslag zijn van de afzonderlijke grootboek-
kaarten. Net als bij het opmaken van de mandaten wordt per post de toepasselijke
grootboekkaart uit de bak gelicht en in de boekhoudmachine gestopt, terwijl het
dagboek uit één lang vel harmonicapapier bestaat. Vaak draagt zo'n dagboek de
naam "controleblad bij het grootboek" of, en dat is natuurlijk een betere term,
"journaalblad".
Het secretarieregister, heeft vrijwel dezelfde inhoud als het grootboek. Het mandaat,
en dus ook de secretariekaart, bevat echter de gegevens in extenso B en W moeten
immers weten, waarvoor zij tekenen terwijl de grootboekkaart de gegevens sum
mier en met veel afkortingen bevat. Het mechanisch opgemaakte secretarieregister is
voor veel gemeenten aldus een zeer waardevolle informatiedrager, al heeft het door
ontbreken van handtekeningen en andere waarmerken nauwelijks bewijskracht.
Grote spraakverwarring is ontstaan, doordat de secretariekaarten en de grootboek-
kaarten vaak tot één serie zijn samengesmolten. De betalingen worden in dat geval
tweemaal ingevuld, in de eerste kolom bij het opmaken van het mandaat, in de twee
de kolom wanneer de betaling is verricht. Strikt genomen is de eerste kolom dus het
secretarieregister, de tweede het grootboek. De ambtenaren van de afdeling finan
ciën gebruiken beide benamingen rustig door elkaar, ook al omdat de kaarten voor
beide procedures op dezelfde machines worden gezet.
De financiële controle wordt verricht door het secretarieregister en het grootboek
periodiek te vergelijken. Dit gebeurt meestal door het verificatiebureau van de VNG
(Vereniging van Nederlandse Gemeenten), maar ook wel door een eigen verificatie-
dienst van de (grotere) gemeente.
Een verdere ontwikkeling sinds 1966 vooral bij grotere gemeenten, heeft mede ten
gevolge van de behoefte aan een betere financiële controle plaatsgevonden. Het bij-
[312]
houden van zowel secretarie- als grootboekkaart werd als dubbel werk beschouwd.
Men meende een betere controle op een efficiëntere manier te kunnen bereiken.
Deze werd gevonden in het creëren van een sub-grootboek bij het grootboek.
Het grootboek is dan niet meer ingericht naar volgnummer van de begroting, maar
in systematische rekeningen als volgt:
Rekening-courant met de bank ter plaatse
Rekening-courant met de Bank van Nederlandse Gemeenten
Crediteuren
Debiteuren (onderverdeeld in huren en pachten, de voornaamste belastingen en
overige zaken onder de aanduiding "algemeen")
Rekening-courant met de diensten en bedrijven
zgn. Kruisposten, voorschotten (over diverse rekeningen uit te splitsen posten) en
tenslotte:
vier rekeningen Diensttotalen, dit zijn de totalen van de gewone uitgaven van het
lopende en het vorige dienstjaar, en de totalen van de gewone inkomsten, eveneens
voor het lopende en het vorige dienstjaar.
De rekeningen Diensttotalen moeten in evenwicht blijven met de rekeningen Credi
teuren en Debiteuren, en dit feit voert dus een element van dubbele boekhouding in
in de overheidsadministratie. De financiële controle vindt dan ook plaats, niet meer
op maandstaten of staten van kasopneming, maar op maandelijkse of driemaande
lijkse proef- en saldibalansen. De totalen uit het grootboek moeten kloppen met
die uit de journaalbladen en het laatste saldobiljet van de banken, en zij worden in
zgn. gewijzigde scontrovorm opgemaakt: een kolom omschrijvingen, een kolom
debetbedragjn, en als rechter kolom de creditbedragen, op dezelfde bladzijde.
Voor de terminologie inzake de dubbele boekhouding verwijzen wij naar de alge
meen bij archiefdiensten aanwezige syllabus van de Rijksarchiefschool door H. J. M
Mijland, Documentkennis der financiële administratie, Utrecht 1976, 2 dln.
Het subgrootboek bevat per volgnummer van de begroting de specificatie van de
rekeningen Diensttotalen, en wanneer men de gang van zaken vergelijkt met de
meer klassieke vorm van de administratie, dan blijkt, dat het sub-grootboek voor
een deel op de plaats komt van het oude secretarieregister.
Een betaling, c.q. inning gaat als volgt.
Bij een nota wordt in de boekhoudmachine de juiste subgrootboekkaart geplaatst en
het mandaat wordt tegelijk hiermee en met een doorslag (bestemd voor de bank)
en eventuele bijlagen H II a opgemaakt.
De mandaten worden niet meer per afzonderlijke betaling opgemaakt, maar B en W
behoeven slechts één verzamelmandaat te ondertekenen. Na ondertekening wordt het
dagtotaal van het verzamelmandaat overgebracht op de grootboekrekening Dienst-
totalenuitgaven, en gelijk op de rekening Crediteuren. Eveneens tegelijk produceert
de machine het journaalblad. Vervolgens wordt de betaling verricht. Het van de
bank teruggekomen bewijsstuk verwerkt men op de beide rekeningen Crediteuren en
Diensttotalen, terwijl eveneens het journaalblad wordt bijgewerkt.
Bovendien voert men op grond van het saldobiljet van de bank de Rekening-courant
met de bank in.
[313]
I-I- i-tri-i-xn-t-ryji-z.iiXi.ii-
c-rlïlrtri.r_niïXJ-t f-1-
TnC^ry-rcit«Ï4 IT
