Bedril K.
Wijzigingen
Omschrijving van den begrootingsposfc
Geraamd bij do begrooting
Volg
nummer
vim hel
kasboek
van in
komsten.
1.
Nummer
van de.
bladzijde
van het
verzamel -
posten*
boek.
2.
Daiïteekcniiifr
(lor overneming
uit liet kasboek van
inkomsten of uit het
vcrzamclpostcnboek.
3.
Grootboek van inkomsten, model III, vastgesteld 1931; hoofd van de bladzijde.
Afdeelino
Hoofdstuk
Paragraaf
Volgnummer
Wijzigingen en af- en
overschrijvingen.
Omschrijving van den bcgrootingspost
Geraamd bij do begrooting
Omschrijving der inkomsten.
Omschrijving der uitgaven.
Bedrag.
Afdeeling
Hoofdstuk
Paragraaf
Volgnummer
van do
bladzijde
van het
vcrzamcl
postcn
boek.
Dagtcckcning
der overneming uit
liet kasboek van
uitgaven of uit hoi.
vcrzamclpostcnboek.
3.
Grootboek van uitgaven, model IV, vastgesteld 1931; hoofd van de bladzijde.
[308]
V.iIk-
nummer
van liet
kasboek
van
uitgaven.
rekening-courant-boek
De financiële verhouding met de banken (behalve die met de Bank van Nederlandse
Gemeenten), maar ook die met de gemeentelijke diensten en bedrijven, voorzover
deze een eigen boekhouding voeren, moest van dag tot dag worden bijgehouden in
rekening-courantboeken. Sinds 1951 zijn deze facultatief gesteld. Een model is nooit
voorgeschreven geweest.
De diensten en bedrijven kunnen een aparte boekhouding hebben, waarop wij aan
het eind van dit hoofdstuk terug zullen komen.
3.3.2. analytische verwerking
Hiervoor dient het grootboek van inkomsten en het grootboek van uitgaven, resp.
Modellen III en IV. Het grootboek valt onder de definitie van "manuaal" in de
Nederlandse Archiefterminologie nr. 29. Zie voor een afbeelding Stbl. 337 van 1951.
Een afbeelding van het oudere model gaat hierbij. De grootboeken zijn ingedeeld
naar volgnummers van de begroting. Elk hoofd bevat de volgende gegevens: om
schrijving van de begrotingspost met volgnummer en het geraamde bedrag, alsmede
de eventuele wijzigingen. De registers kunnen losbladig zijn. Daar het dienstjaar niet
in het hoofd vermeld staat, en men ook bij elke afzonderlijke boeking vaak volstaat
met de vermelding van de datum zonder het jaartal, kan het ontbreken van de titel
pagina (wat geregeld voorkomt) tot onoplosbare puzzels leiden. Oudere benamingen
voor het grootboek zijn: bijboek van ontvangsten en bijboek van uitgaven.
Per boeking bevat het grootboek de volgende gegevens: het volgnummer uit het kas
boek, eventueel het bladnummer uit het verzamelpostenboek en de omschrijving,
meestal in afgekorte vorm. De overneming uit het kasboek en eventueel, het ver
zamelpostenboek in het grootboek moest tenminste éénmaal per week plaatsvinden.
Alleen in Drenthe moest dit uiterlijk na twee dagen. Na boeking in het grootboek
worden de losse stukken (dus mandaten met nota's etc.) tot aan de periodieke con
trole door verificatie- of accountantsdienst chronologisch bewaard. Daarna worden
zij ingedeeld naar volgnummer van de begroting, om bij de rekening als bijlage te
kunnen dienen.
3.4. controle
maandstatenboek
Ten behoeve van de kascontrole was in alle provincies, behalve in Friesland, Zee
land en Limburg, een maandstatenboek Model VI voorgeschreven. Dit moest maan
delijks bij B en W worden ingeleverd. Het bevat een opgaaf van alle aanwezige gelds
bedragen per de 15de van elke maand, zowel die in kas als die op bank- en giroreke
ning, aangevuld met de totalen van bedragen, die "onderweg" zijn. Vervolgens een
berekening van het bedrag, dat in kas zou moeten zijn. In Zuid-Holland was een wat
afwijkend Model VI in gebruik. In Friesland was het gebruik van een losse maand
staat voorgeschreven. Wat er in Zeeland en Limburg gebruikelijk was, is ons niet
bekend.
[309]
