3. Boekhouding: administratieve verwerking van de betaling.
Sinds 1924 zijn in alle provincies ongeveer gelijkluidende voorschriften van kracht.
Ze zijn simultaan te vinden in de uitgaven in de literatuurlijst vermeld (zie onder)
en verder in de provinciale bladen van elke provincie. In 1931 zijn zij alle opnieuw
bij K.B. bekrachtigd.
De "Boekhoudvoorschriften gemeente-ontvanger 1951", vastgesteld bij K.B. van 2
augustus 1951 (Stbl. 337) maakten een einde aan de provinciale verschillen
In artikel 1 4de lid werden echter de colleges van B en W onder goedkeuring van
G.S. gemachtigd, andere methoden dan strikt volgens de voorschriften te gebruiken
De verscheidenheid werd dus in feite veel groter, daar van deze mogelijkheid alge
meen gebruik werd en wordt gemaakt. Enkele meer recente wijzigingen in de minis
teriele voorschriften hadden geen gevolg voor de archiefvorming.
Voor de theoretische achtergrond verwijzen wij naar een "Studie inzake organisatie
inanciele administratie en kasbeheer der gemeente", verricht door de Vereniging
van Gemeenteaccountants, en gepubliceerd in Financieel Overheidsbeheer 41 (196(5)
an. 4, p.p. 47-66.
3.1. ontvanger
wordt TCht'fi,?gSPrOC?dUrC gaan de Stukken naar de ontvanger. Deze functionaris
r?iTmi geSCh°rSt 611 °ntSlagen d0°r de «nteraad, om zijn on-
ankehjkheid te handhaven, evenals dat gebeurt t.a.v. de secretaris en de archiva
ris Zijn positie en werkzaamheden zijn geregeld in de Gemeentewet, artikel 113-
b. De gemeenteraad moet ook een instructie voor hem vaststellen. De gemeenten
kunnen onder voorwaarden ontheffing van de benoeming van de ontvanger in de
lopende nummering zijn, maar ook een nummering van 1 -n, die per volgnummer
van de begroting opnieuw begint. Een extra kolom kan dienen om te vermelden,
hoeveel een bepaalde crediteur of debiteur na de onderhavige betaling nog te ver
wachten heeft of schuldig is. Ook kan na elke betaling een subtotaal per begrotings
post zijn opgenomen.
Sinds de invoering van de secretariekaart in de 50-er jaren, gebeurt het vaak, dat de
kaart een doorslag is van de inningsopdracht of het bevelschrift, of andersom De
uitgebreide informatie, die de kaarten daardoor bevatten in een systematische en
hanteerbare vorm, maakt de secretariekaart tot een waardevolle informatiedrager
De oudere secretarieregisters bevatten de betalingsgegevens meestal slechts in
summiere vorm.
Tegelijk met het opmaken van de secretariekaart en de inningsopdracht of bevel
schrift kan ook de vervaardiging van een serie zgn. "moedermandaten" plaatsvin
den, dit zijn verzamelopdrachten, bestemd voor de bank. In feite zijn dit doorslagen
van model H II. Dit komt na afhandeling door de bank op het gemeentehuis terug
ter verwerking in de boekhouding. (Op welke wijze dit gebeurt, komt hieronder aan
de orde).
De moedermandaten zijn wel afgedrukt op een soort vleeswarenpapier dat heel ge
makkelijk scheurt.
zin van de Gemeentewet krijgen van Gedeputeerde Staten. Omwille van de over
zichtelijkheid van de procedure is echter in dit artikel uitgegaan van de, vaak fictieve,
aanwezigheid van de gemeenteontvanger.
3.2. betalingshandeling
Elke betalingshandeling per kas gaat gepaard met een bewijs van betaling in de vorm
van een kwitantie, een handtekening op een al eerder opgemaakt stuk, of, tot voor
enkele jaren, de rechterstrook van een postgirobiljet. Deze stukken worden opnieuw
aan het bevelschrift toegevoegd, en maken te zijnertijd ook weer deel uit van de
bijlagen tot de rekening. Alleen de dagafschriften of saldobiljetten van de post
cheque- en girodienst en van de banken, waarmee de gemeente relaties onderhoudt,
worden tot chronologische series verzameld.
3.3. registratie van de betaling
3.3.1. chronologische verwerking
hulpkasboeken etc.
Talrijke kleine inkomsten van bepaalde categorieën, bijvoorbeeld belastingen, secre
tarieleges, mogen worden geadministreerd in een hulpkasboek. Afzonderlijke hulp
kasboeken mogen worden gecombineerd tot één tabellarisch hulpkasboek, waarin
voor elke soort belasting één kolom is ingericht.
De totalen uit de hulpkasboeken moeten periodiek naar het kasboek van inkomsten
worden overgebracht. De periode varieerde per provincie van dagelijks tot maande
lijks. (Oudere benamingen zijn: journaal van ontvangsten voor de hondenbelasting,
voor de hoofdelijke omslag; dat voor secretarieleges heet in de wandeling "legesre-
gister"). De kosten van girobiljetten en de portokosten voor overschrijvingen moes
ten op aparte lijsten worden vermeld, die eens per drie maanden naar het kasboek
van uitgaven werden overgebracht. De verplichting tot deze lijsten is in 1951 opge
heven.
Tegenwoordig mag men naar behoefte hulpkasboeken aanleggen.
kasboeken
Het kasboek van inkomsten en het kasboek van uitgaven, ingericht volgens resp.
Model I en Model II, bevat de volgende gegevens: chronologisch volgnummer van
de boeking (dit is niet het volgnummer van afgifte van bevelschrift of inningsop
dracht), datum, betalingsgegevens en verwijzingen naar het grootboek, en zo nodig
het verzamelpostenboek. Beide komen hieronder aan de orde.
In de provincie Overijssel was in plaats van het gewone kasboek met hulpboeken
van inkomsten ook een tabellarisch kasboek van inkomsten toegestaan, met kolom
men voor de veel voorkomende inkomsten. Sinds 1951 heten de beide modellen
dagboek. De indeling is gewijzigd: met de uitbreiding van het betalingsverkeer via
bank en giro is in 1951 het kasboek van gedaante veranderd. De inkomsten en uit
gaven, die via de bank of giro worden verricht, splitst men via een meerkolomssys-
[305]
