"4 -
'iiC.
mm
2.2. secretarieregister
Het doorsturen van deze stukken wordt geregistreerd in twee zgn. secretarieregisters,
n.l. één voor de inkomsten en één voor de uitgaven. Het secretarieregister van uit
gaven heet ook wel "register van afgegeven bevelschriften tot betaling". Evenmin
als voor de inningsopdrachten is hiervoor een model voorgeschreven. Voor de in
komsten werd niet eens altijd een register gebruikt. Wanneer het register in gebruik
is gekomen, is ons niet precies bekend, maar de oudste dateren van ca. 1935. Zie
afbeelding.
Het register is ingedeeld naar volgnummer van de begroting, en bevat dezelfde
gegevens per post als de bevelschriften. Het dienstjaar staat niet op elk blad. Het re
gister kan losbladig zijn, terwijl het sinds de 50-er jaren veelal de vorm heeft van een
kaartsysteem. Het determineren van het register is niet altijd mogelijk op grond van
het titelblad. Bij losbladige systemen is juist de titelpagina zeer gevoelig voor zoek
raken. Als de titelpagina niet zoekgeraakt is, moet men nog oppassen, want als een
gemeente toevallig geen blanco secretarieregister meer in voorraad had, nam men
rustig een overtollig grootboek in gebruik, waarbij men zelfs nog wel vergat de titel
pagina te veranderen. (Het grootboek heeft dezelfde indeling als het secretariere
gister, nl. per volgnummer van de begroting).
De moderne administratiemethode kan om andere reden eveneens tot verwarring
leiden. Hierop komen wij nog terug.
Vooral vóór 1952 werden de zgn. verzamelstaten modellen J en K soms in plaats
van, soms tegelijk met het secretarieregister ingevuld. Deze staten konden dan even
eens als "secretarieregister" worden aangeduid. Ook deze staten zijn nl. ingedeeld
naar volgnummer van de begroting. Zij komen nader aan de orde onder het hoofd
Rekening.
Zoals gezegd is het secretarieregister ingedeeld per volgnummer van de begroting.
Men noteert daarin de datum van afgifte van het bevelschrift of inningsopdracht,
voor de betalingsgegevens en ook een volgnummer van afgifte. Dit kan een door-
2.1.2. inkomsten
Vóór de boekhoudvoorschriften van 1931 werd de ontvanger soms schriftelijk ge
machtigd tot het in ontvangst nemen van gelden. In de rekeningvoorschriften van
1931 komt een formulier hiervoor niet meer voor. Alleen is een "opgave model G"
voorgeschreven, waarmee B en W zo nodig de ontvanger opdragen om één inkomend
bedrag over verscheiden posten te verdelen.
De moderne gemeenteadministratie heeft echter weer behoefte om zowel de te ver
wachten als de werkelijk ontvangen bedragen te registreren. Daardoor is de 19de-
eeuwse machtiging tot in ontvangstneming weer in ere hersteld onder de naam van
innings- of invorderingsopdracht. Een speciaal formulier is niet voorgeschreven.
Een verzamelinningsopdracht is ook in gebruik, met een specificatie per post in een
bijlage, juist zoals dat het geval is met het bevelschrift H II, met bijlagen H II a.
De inningsopdrachten worden eveneens met eventuele bijlagen doorgezonden naar
de ontvanger. Een belangrijke categorie van bijlagen van inkomsten wordt gevormd
door de kohieren van de onderscheidene plaatselijke belastingen.
Totaal
Secretarieregister van uitgaven (1949); model nooit vastgesteld.
303
Wjaa da
JA» ggmeenten en/of aaa
afdeellngen
II fur-
Vólg*
man-
mer 2ZX...
Geraamd bg de begrooüng f J
T^8i>e^| goedgöh d-d. verhoef rn^t| veïkagd jaet|
_185:.Tg.
AFGEGEVEN aai.
de Yeraeaiging van Nederlandsche Gemeen-
ton -te c-Gravenha je -
contributie over het «Jaar 1941,^egena
lidmaiits'chap dior Yèreonigin#
land echo gemeenten teTSia-
contributie over het .Jaar 1941
do af dejjl Gro-
van
.dels tuin
Bedrag
Aantekeningen
