De uitgaven voor geleverde goederen en diensten vinden hun neerslag in nota's.
Deze nota's worden door B en W betaalbaar gesteld, hetgeen tot uitdrukking komt
in een bevelschrift tot betaling. De betaling wordt opgedragen aan een ontvanger of
kassier. De ontvangsten van geheven belastingen, uitkeringen of subsidies, etc. wor
den in opdracht van B en W geïnd door de ontvanger of kassier, hetgeen tot uiting
kan komen in een inningsopdracht.
Vervolgens worden de ontvangsten en uitgaven verwerkt in de boekhouding. Deze
wordt periodiek gecontroleerd. Aan het eind van het jaar worden de ontvangsten
en uitgaven over een kalenderjaar uit de boekhouding verzameld en neergelegd in de
jaarrekening, die beschouwd kan worden als een verantwoording van de ontvangen
en uitgegeven gelden. De jaarrekening gaat vergezeld van een aantal verzamelstaten,
die gedeeltelijk beschouwd kunnen worden als materiaal voor de statistiek.
De jaarrekening wordt door deskundigen geverifieerd, hetgeen neergelegd wordt in
een verificatierapport. Het geheel, de jaarrekening met de bevelschriften tot beta
ling en de daaraan gehechte rekeningen en de inningsopdrachten met de daaraan
gehechte kohieren, etc., de verzamelstaten en het verslag van het onderzoek naar de
deugdelijkheid der rekening wordt aan de raad aangeboden. De raad onderzoekt de
rekening en stelt het bedrag van ontvangst en uitgave voorlopig vast. Gedeputeerde
Staten stellen daarna de rekening definitief vast.
Samengevat onderscheiden we de volgende fasen in de financiële administratie:
1 begroting
2 opdrachten tot inning en bevelen tot betaling
3 boekhouding
4 rekening met de verzamelstaten en overige bijlagen.
Hierna wordt aan de hand van de hierboven genoemde fasen nagegaan welke be
scheiden ontvangen of opgemaakt worden, wat hun benaming is en hoe men ze kan
herkennen.
Tenslotte volgen enige opmerkingen over inventarisatie en selectieve vernietiging
van deze financiële bescheiden, over de terminologie en literatuur.
Begroting
rn de gemeentewet van 1851 staat in artikel 206, dat de begroting der inkomsten en
uitgaven wordt ingericht naar voorschriften door G.S. te geven, onder goedkeuring
van de Koning. Als gevolg daarvan werden voor elke provincie afzonderlijk voor
schriften vastgesteld, die leidden tot onderling verschillende "model-begrotingen".
De eerste modellen waren van eenvoudige aard, omdat de gemeentelijke bemoei
ingen nog weinig gecompliceerd waren. In de tweede helft der vorige eeuw maakten
met alleen verschillende nieuwe wetten, zoals bijv. de wet op het lager onderwijs
van 1878. maar ook de uitbreiding van de gemeentelijke bemoeiingen op verschil
lend terrein, aanvulling en wijziging van de model-begroting noodzakelijk. Daarbij
kwam dat de gemeenten er steeds meer toe overgingen de exploitatie van verschil
lende nutsbedrijven, zoals gasfabriek en electriciteitsbedrijf ter hand te nemen Voor
de administratie van deze inrichtingen kon moeilijk volstaan worden met een ra-
[298]
ming en verantwoording van ontvangsten en uitgaven. Daarnaast vroeg de statis
tiek om meer uniforme modellen.
Omstreeks 1910 werden daarom in verschillende provincies nieuwe voorschriften
vastgesteld. In het model der begroting en rekening werden de ontvangsten en uit
gaven onderscheiden in gewone en buitengewone en tevens werden speciale bepalin
gen betreffende bedrijven en andere afzonderlijke administraties opgenomen. Het
model onderging voorts nog wijziging door verandering en uitbreiding van het aan
tal rubrieken van ontvangst en uitgaaf.
Hierdoor was aanvankelijk aan vele bezwaren tegemoet gekomen, doch langzamer
hand kwamen er weer nieuwe problemen. De gemeentelijke bemoeiing breidde zich
na 1910 nog sterker uit, waardoor de begroting ondanks de splitsing in gewoon en
buitengewoon een zeer samengesteld karakter kreeg. De modellen van 1910 rubri
ceerden wel uitvoerig de inkomsten en uitgaven, maar elk verband tussen die ru
brieken ontbreekt. Bovendien werden enkele posten, zoals bijv. de post salarissen,
wegens de grote uitbreiding van het aantal ambtenaren voor een juist inzicht in de
financiële toestand van tè overwegend belang, dan dat dergelijke met allerlei takken
van dienst samenhangende uitgaven langer in één post verenigd op de begroting
zouden mogen voorkomen.
Deze problemen kwamen sterk naar voren, toen de in 1921 ingestelde staatscom
missie voor de regeling van de financiële verhouding tussen het rijk en de gemeen
ten zich in de modellen verdiepte. De commissie kwam tot de conclusie dat een
definitieve regeling van de financiële verhouding slechts praktisch uitvoerbaar zou
zijn, indien alle gemeentelijke begrotingen en rekeningen naar gelijke voorschriften
zouden worden opgemaakt. In dit uniforme model zou onderscheid gemaakt die
nen te worden in een gewone en een kapitaaldienst en bovendien zouden de inkom
sten en uitgaven niet meer achter elkaar, maar tegenover elkaar vermeld moeten
worden, zodat het verband tussen inkomsten en uitgaven direct zou blijken. Het een
en ander, resulteerde in een vaststelling van uniforme modellen voor de begroting
en rekening door alle provincies, behalve Limburg, welke werd goedgekeurd bij
K.B.'s van 1923 t/m 1930.
Deze nieuwe voorschriften zouden voor de eerste maal toegepast worden op de be
groting voor het dienstjaar 1924 en staan bekend als "Begrotingsvoorschriften 1924".
Hoe werd nu de begroting ingericht?
Allereerst werd een verdeling gemaakt in gewone- en kapitaaldienst, ook genoemd
resp. de 1ste en 2de afdeling. De gewone dienst omvat inkomsten en uitgaven, welke
het kapitaal doen veranderen in grootte, en de kapitaaldienst omvat inkomsten en
uitgaven, welke het kapitaal doen veranderen in samenstelling, doch niet in grootte.
Zowel de gewone als de kapitaaldienst werd verdeeld in 16 met elkaar corresponde
rende hoofdstukken. De hoofdstukken zijn onderverdeeld in paragrafen, terwijl bo
vendien een doorlopende volgnummering per onderdeel wordt aangehouden. Sinds
1951 zijn oneven nummers inkomsten, de even nummers uitgaven. De inkomsten en
uitgaven, die op hetzelfde onderwerp betrekking hebben, staan tegenover elkaar, de
inkomsten op de linker-, de uitgaven op de rechter bladzijde.
Om een indruk te geven van de aard van de gewone dienst: onder hoofdstuk II, al-
[299]
