werkzaamheden verricht. Daarna is de werkgroep gaan denken in functies, omdat in
principe elke gemeentelijke overheid t.o.v. de burgers dezelfde taken heeft. Daarom
dus niet voor elk orgaan een aparte lijst, maar voor de gemeente één lijst, ingedeeld
volgens de functies. Iedere instelling gebruikt dan de voor haar van toepassing zijnde
hoofdstukken.
Een ander belangrijk uitgangspunt is geweest dat het ondoenlijk, maar ook onnodig
is om alle soorten van stukken en formulieren met name te noemen.
Om deze redenen zijn de gedachten vanzelf naar categorieën van stukken gegaan,
waarbij het gaat om globale aanduidingen van groepen stukken. Deze categorieën
zijn gebaseerd op de functies van de gemeentelijke overheid. Aan de individuele
gemeenten wordt de vrijheid gelaten a.h.w. een eigen lijst te maken: een meer con
crete vertaling van de officiële lijst, waarin de stukken met naam en toenaam ge
noemd kunnen worden, dus een intern hulpmiddel. Over deze aanpak van categorie-
en op basis van functies is vrij uitvoerig van gedachten gewisseld met de Archief-
raad. In eerste instantie zei deze, dat waarschijnlijk wel accoord gegaan zou kunnen
worden met deze opzet, maar hij weigerde daarover toen reeds een definitieve uit
spraak te doen. Eerst moest het eindproduct op tafel liggen.
Per functie wordt een hoofdstuk gemaakt, de hoofdstukken samen vormen de éne
lijst. Dit betekent dat de lijst pas toepasbaar is, wanneer alles klaar is. Nu is het
probleem dat er op vele plaatsen grote hoeveelheden boekhoudkundige stukken
staan te wachten op verkorting van de bewaartermijnen. Voor deze soort bescheiden
heeft de werkgroep, hangende de vaststelling van de hele lijst, bepleit alsnog de
geldende lijst van 1948 te wijzigen en de termijnen drastisch te verkorten. Be
treffende de vaststelling van de termijnen acht de werkgroep het noodzakelijk
dat daarvoor een aanwijsbare, duidelijke motivering moet zijn. Een moeilijk
heid voor de werkgroep is ook het feit, dat buiten de Archiefwet voorschriften
zijn die op bewaren en vernietigen betrekking hebben. Men moet daar steeds op ver
dacht zijn.
Bij de werkzaamheden wordt veel steun ondervonden van de ambtenaren van de
V.N.G. De meeste hoofdstukken zijn in eerste instantie door hen ontworpen. Vaak
leiden de verschillende commentaren van de werkgroep, van deskundigen op een be
paald gebied, van ambtenaren uit gemeenten, tot 3 of 4 herziene concepten. De
V.N.G. legt daarna de concepten via de provinciale afdelingen voor aan haar leden,
zijnde de gemeentebesturen, al is deze verspreiding onder de leden niet overal ge
slaagd. Overigens zijn er reeds diverse reacties binnengekomen, maar de inspraak
tijdens het opstellen van de hoofdstukken blijft een probleem. Het zal zaak zijn
aan de complete conceptlijst ruime bekendheid te geven; dan eerst kan de inspraak
en beoordeling van volle waarde zijn. Een bezinning over hoe de inbreng van de
kant van de archivarissen het beste kan worden georganiseerd, zal nog nodig zijn.
Want het is een moeilijke zaak, wanneer alle archivarissen hun zegje zouden gaan
doen. De totale lijst zal een lijvig boekwerk worden, het zal veel tijd vragen en in
tensieve studie vergen om het een en ander goed te kunnen beoordelen. De vier
V.A.N.-leden, die thans in de werkgroep zitten, zouden het op prijs stellen, wanneer
een groepje gemeentearchivarissen hun werk kritisch zou begeleiden.
1104]
Spreker geeft vervolgens een overzicht van de hoofdstukken die de werkgroep zich
voorstelt en van de stadia, waarin de ontwerpen momenteel verkeren: de hoofd
stukken politie, sociale zaken, energie- en watervoorziening zijn gereed; de hoofd
stukken boekhoudkundige bescheiden, financiën en gezondheidszorg zijn door de
werkgroep voorlopig vastgesteld; de hoofdstukken onderwijs, personeelsaangelegen
heden, bevolking c.a. zijn gereed voor voorlopige vaststelling door de werkgroep; de
hoofdstukken algemene categorieën (b.v. inlichtingen, circulaires, vergunningen,
gelukwensen e.d.) en beheersmiddelen (kantoorbenodigdheden, machines e.d.) zijn in
discussie; de hoofdstukken openbare werken en de restantenlijst (functies die geen
aparte hoofdstukken vragen) zijn nog in voorbereiding.
Tot slot roept spreker op een goede, vertrouwensvolle samenwerking met de regis-
tratoren op te bouwen; alleen dan kan met vrucht aan de vernietiging worden ge
werkt.
Na de theepauze is er gelegenheid tot het stellen van vragen aan het forum, dat
bestaat uit mr. J. H. de Vey Mestdagh, voorzitter, H. J. van Meerendonk, H. W. van
Veldhuizen, G. W. G. van Bree, dr. A. J. Kölker en W. Greven.
Dr. W. J. van Hoboken wijst erop dat in het driehoeksoverleg de archivaris veron
dersteld wordt de historische waarde te beoordelen. In de praktijk blijkt dit toch
soms moeilijk te zijn, omdat de archivaris niet in staat is een bepaald specialistisch
vakgebied op zijn historische merites te beoordelen, waarvan hij een paar sprekende
voorbeelden uit de praktijk geeft. De heer Van Meerendonk zegt daarop, dat zo
nodig bij het overleg specialisten betrokken dienen te worden, die voldoende histo
risch besef hebben. Inhakend op wat de heer Van Veldhuizen gezegd heeft over het
door gemeente samenstellen van eigen meer concrete lijsten van te vernietigen ar
chivalia, wijst hij er op dat het Amsterdamse Besluit Post- en archiefzaken hieraan
al tegemoet komt en bovendien de verplichting tot vernietiging bevat.
De heer O. A. M. W. Hartong vraagt of in de nieuwe vernietigingslijst ook motive
ringen worden opgenomen waarom stukken voor vernietiging aangewezen worden.
De heer Van Veldhuizen antwoordt dat uitgebreide toelichtingen opgenomen wor
den. Dr. P. Scherft wijst op de discrepantie die er bestaat tussen het door Van Mee
rendonk uitgesproken beginsel van het driehoeksoverleg en de praktijk. Bij de Rijks
archiefdienst is het nl. zó, dat niet de toekomstige beheerder, i.e. de Rijksarchivaris,
maar de Rijksarchiefinspectie aan het overleg deelneemt. Na enige discussie zegt
de heer De Vey Mestdagh dat het hem juister voorkomt dit punt in het convent
van Rijksarchivarissen ter sprake te brengen. N.a.v. de vraag van drs. J. N. T. van
Albada in hoeverre het mogelijk is te voorkomen dat overbodige stukken worden
gemaakt, antwoordt de heer Greven dat dat onvermijdelijk is. De apparatuur eist
dit. Alleen in de eigen dienst is het mogelijk er paal en perk aan te stellen. Voorts
wordt nog in dit verband gesproken over de signalering van kopieën, zodat even
tuele vernietiging gemakkelijker en efficiënter uitgevoerd kan worden. Tenslotte
vraagt drs. Van Albada naar de zin van de advisering door de Archiefraad over de
concept-vernietigingslijsten. De heer Van Veldhuizen zegt dat de procedure tot de
[105]
