vraag te stellen of alle stukken wel in het archief op hun plaats zijn en of er niet
meer naar de prullemand moet. Er moet bewust bewaard worden, zodat de beleids
stukken en de kern van het archief ter bewaring aangewezen moeten worden. Ook
andere groepen archiefstukken en zelfs complete archieven moeten bewaard wor
den; als zodanig zijn te noemen de bevolkingsboekhouding, het kadaster, het archief
van de ministerraad enz. Is het niet het overwegen waard een lijst van speciaal be
schermde archieven samen te stellen naar analogie van de lijst van beschermde mo
numenten van geschiedenis en kunst?
Ook in bibliotheken ligt materiaal dat, mits veiliggesteld, het bewaren van grote
hoeveelheden archiefbescheiden overbodig maakt. Dit zal voorzichtig onderzocht
moeten worden, voordat conclusies getrokken kunnen worden, zoals trouwens deze
handleiding ook bedoeld is: het is een wegwijzer, geen sleutel op alle deuren.
Vooruitlopend op het hoofdstuk over de selectiemethoden dat nog aan de com
missie voorgelegd moet worden, deelt spreker een en ander mede over hoe de daad
werkelijke selectie aangepakt kan en moet worden. Het probleem van de archief
selectie moet bij de wortel aangepakt worden. Selectie dient te geschieden bij de
vorming van archiefbestanddelen en bij de indeling van het archief. De archief
vormer moet selectief gaan bergen, zó dat de gebruiker, dat is de administratie,
snel en volledig over gegevens kan beschikken. Het ordenen en toegankelijk maken
van archiefbescheiden moet in de eerste plaats gericht zijn op de vraagstelling van
de eerste gebruiker. Helaas is de fout geweest, dat aan verder gebruik en afvoer te
weinig aandacht is besteed, al is er nu gelukkig een kentering waar te nemen. Ook
moet men er achter zien te komen hoe weinig van de totaliteit van de archiefmassa
echt gebruikt wordt. Daarvoor zijn twee dingen nodig: voor elk archiefbestanddeel
moet een gebruikstermijn worden vastgesteld met het oog op afvoer naar het semi-
statische archief, en er moet worden vastgesteld of, en zo ja wanneer, het kan worden
vernietigd. De dossierinventaris dient naast de beschrijving van het archiefbestand
deel en het klassificatienummer de plaats aan te geven waar de bescheiden te vinden
zijn. Deze dossierinventaris dient tevens de vernietigingstermijn aan te geven of een
kenmerk voor blijvende bewaring. Hiertoe kan gebruik gemaakt worden van kleuren
voor de verschillende categorieën, zoals b.v. al te 's-Hertogenbosch in gebruik zijn.
Er zijn voldoende mogelijkheden om reeds bij de inrichting van de registratuur de
gebruiks- en bewaartermijn aan te geven. De daartoe benodigde vakbekwame regis-
tratoren zullen misschien voortgezet geschoold moeten worden, waar ook de S.O.D.
volledig achter staat. Er zal, samen met de registratoren, verder gestudeerd worden
en over te volgen methoden overleg gepleegd worden, want registratoren en archiva
rissen hebben beide belang bij regelmatige afvoer, bewerking en overdracht van
archieven.
De selectieve berging zou als volgt te werk kunnen gaan: het nog niet naar een
archiefbewaarplaats in de zin der wet overgebrachte archief valt uiteen in het dyna
mische en in het semi-statische archief. Deze voor grote archieven te grote indeling
zou nader moeten worden ingedeeld in vier groepen, waarbij het dynamische archief
groep I is. Groep TI is dan het zgn. overgangsarchief, dat de bestanddelen bevat
waarvan wel zeker is dat ze niet meer regelmatig geraadpleegd worden, maar waar-
[102]
fd-iüaKraii j
voor nog geen eindbestemming kon worden vastgesteld. Voor deze groep van be
scheiden is op korte termijn nog niet te bepalen of ze vernietigd kunnen worden,
waarover dus onderhandeld zal moeten worden in het driehoeksoverleg. Groep II
bevat derhalve de archiefbestanddelen, welke regelmatig op hun bestemming gecon
troleerd moeten worden. Groep III bevat in successie die bestanddelen van het
semi-statische archief, welke bestemd zijn om te worden vernietigd volgens een
voor elk bestanddeel afzonderlijk of voor gelijksoortige bestanddelen groepsgewijs
vastgestelde vernietigingstermijn. De indeling van deze archiefbestanddelen moet zo
mogelijk geschieden op vernietigingstermijn, meestal vernietigingsjaar. Ook hier ver
wijst de centrale index naar de vindplaats. Tenslotte groep IV, de bestanddelen die
bestemd zijn om op termijn van 50 jaar, of eerder, naar een archiefbewaarplaats in
de zin van de Archiefwet 1962 te worden overgebracht. De orde is hier de admini
stratieve orde van het registratuurplan. Het in vier groepen verdelen is een model, een
selectieplan, waarover gediscussieerd kan worden. Spreker verzoekt om recaties
i.v.m. het nog te schrijven hoofdstuk 3 van de Handleiding. Hij eindigt met de
vraag of het wel zinvol is, dat de minister van C.R.M. mede de termijn vaststelt
waarna vernietiging kan plaatsvinden. Zou het niet beter zijn in het Archiefbesluit
te bepalen dat de zorgdragende minister bij Ministerieel Besluit, b.v. het beheersbe
sluit, de vernietigingstermijn vaststelt? Tenslotte is het voor de minister van C.R.M.
alleen van belang te weten of bescheiden worden bewaard of niet; het tijdstip van
vernietiging te bepalen is een zaak van de zorgdrager.
Na de voordracht van de heer Van Meerendonk houdt de heer H. W. van Veldhui
zen een lezing over de vernietiging van archiefbescheiden van gemeenten.
De huidige vernietigingslijst voor de gemeentelijke archiefbescheiden dateert van
1948 en voldoet gezien de snelle ontwikkeling van de overheidsadministratie reeds
jaren niet meer in de praktijk. Vele van de bescheiden, die naar onze opvattingen ver
nietigd mogen worden, worden niet in de lijst genoemd; vaak zijn de in de lijst
voorkomende vernietigingstermijnen veel te lang. Bij de opstelling van de lijst is
vooral gelet op de secretarie-archieven; de diensten en bedrijven komen bijna niet
aan bod. Het gevolg van dit alles is dat ook al wordt overeenkomstig de lijst ver
nietigd er nog teveel bewaard moet worden.
Na de studiedagen van 1970 hing er de sfeer van "er moet wat gebeuren". Gelukkig
is er het een en ander gebeurd. De V.A.N. heeft een commissie ingesteld, die op
instigatie van de vorige spreker de opdracht kreeg een handleiding voor het vernieti
gen te ontwerpen. Kort daarna heeft de V.N.G. een werkgroep ingesteld, die tot taak
kreeg een vernietigingslijst voor de gemeenten op te stellen. In deze werkgroep zitten
uit onze kring mr. W. M. van Boven, drs. H. R. van Ommeren, dr. J. E. A. L. Struick
en de spreker. De eerste vergadering is geweest in november 1973, de 20e zal binnen
kort gehouden worden.
Aanvankelijk had de werkgroep de bedoeling uit te gaan van soorten van gemeente
lijke instellingen, b.v. secretarieën, sociale diensten, diensten gemeentewerken etc.
Daarvan is snel afgestapt, omdat bleek dat dat systeem niet realiseerbaar was, daar
b.v. de ene gemeente een sociale dienst heeft, en bij de andere de secretarie deze
[103]
