Na deze onderbreking houdt de heer H. J. van Meerendonk een voordracht over
zijn werkzaamheden m.b.t. de Handleiding Vernietiging. Hij begint met er aan te
herinneren dat hij tijdens de studiedagen van 1970 een inleiding over het driehoeks
overleg bij de archiefselectie en -vernietiging gehouden heeft. Daarna is het werk
gestadig voortgegaan. In 1974 kon hij een ontwerp voor vernietigingscriteria voor
leggen; deze verkeren thans in het eindstadium. Maar daarmee is de zaak nog niet
af. De criteria in de versie-1977 vormen slechts deel 1 van de Handleiding voor selec
tie en vernietiging. Deel 2 zal bestaan uit: hoofdstuk 2: voorschriften i.v.m. het ver
nietigen van archiefbescheiden, hoofdstuk 3: selectiemethoden voor het vernietigen
van archiefbescheiden, hoofdstuk 4: het kostenvraagstuk in het archiefbeheer,
hoofdstuk 5: de materiële vernietiging van archiefbescheiden. Vanzelfsprekend zou
het bestuur liever alles ineens uitgeven, maar helaas zijn voor deel 2 alleen nog maar
bouwstoffen beschikbaar. Thans is hij bezig met voorrang het derde hoofdstuk over
de selectiemethoden te voltooien.
Op het ontwerp-1974 is vrij veel respons gekomen. Dit ontwerp was ontstaan onder
drie invloedssferen, te weten: het geschreven werk van anderen, de reacties van
collega's, commissies, werkgroepen e.d., en tenslotte de deskundige commissie, die
het werk stap voor stap begeleid heeft. Deze commissie, aangekondigd als "de
bredere commissie van deskundigen, samengesteld uit vertegenwoordigers van ad
ministratie, registratuur en archiefwezen", is indertijd door het bestuur van de
V.A.N. ingesteld en bestaat uit de heren De Vey Mestdagh, Graafhuis, Berends,
Brekelmans, Dinkgreve, Otten, Slicher van Bath, Van Veldhuizen en Vervaat. Deze
commissie heeft nu alle respons zeer uitgebreid bestudeerd en overwogen. Soms was
één opmerking van een enkeling zó juist, dat deze in zijn geheel kon worden over
genomen. Soms gaf de opmerking aanleiding tot verandering of de aanzet tot verdere
verdieping; reden om de critici erg dankbaar te zijn.
Als korte inhoudsopgave van deze Handleiding kan genoemd worden: een verant
woording, een uitgebreide inleiding, 21 toegelichte paragrafen ondergebracht in drie
groepen: A. Motieven voor het vernietigen, B. Voorwaarden voor het vernietigen,
C. Maatstaven voor het vernietigen en niet-vernietigen. Het geheel wordt besloten
met een literatuurlijst en de eerste archiefvernietigingslijst ("opruimingsbesluit") van
de Algemene Rekenkamer uit 1846, die zeer interessant is omdat daarin is aange
geven zowel wat vernietigd als wat bewaard moet worden. De veranderingen t.o.v.
het ontwerp-1974 betreffen naast tekstverbeteringen o.a. veranderingen in de volg
orde van de paragrafen, daar er aan de systematische indeling van het ontwerp-1974
wat te weinig aandacht was besteed. Ook werd een aantal begrippen nader verklaard.
In hoofdzaak het overzicht van de paragrafen volgend kan over de na te noemen
aspecten het volgende gezegd worden: de motieven voor het vernietigen zijn geba
seerd op de constatering, dat een compleet archief veel bescheiden bevat, die alleen
maar administratieve waarde hebben en dan nog maar tijdelijk. Vernietiging van
deze bescheiden is een noodzaak. Alleen al bij de rijksadministratie is een hoeveel
heid archiefbescheiden geborgen tot een lengte van 300 km1, die veelal nog bewerkt,
geselecteerd en geïnventariseerd moeten worden, alvorens naar Rijksarchiefbewaar
plaatsen te worden overgebracht. Er moet dus vernietigd worden, al was het maar
[100]
om ruimte open te houden voor belangrijke niet-overheidsarchieven. Als voorwaarde
voor het vernietigen geldt het overleg tussen administratie, tegenwoordige en toe
komstige beheerders. In dit driehoeksoverleg wordt de waarde van het archief voor
administratie, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek bepaald. Dit over
leg is het belangrijkste voorschrift geworden in het "Besluit algemene richtlijnen
vaststelling vernietigingslijsten archiefbescheiden" (K.B. van 19 mei 1972 nr. 7,
Staatscourant nr. 109 van 8 juni 1972). Het betekende het einde voor de standpunten
die men bij administratieve ambtenaren en een enkele hovaardige archivaris wel
aantrof, dat de waarde van de archiefbescheiden alleen door hen bepaald kon wor
den. Overleg is thans voorschrift. Na alle overleg worden tenslotte door de ministers
de finale lijsten vastgesteld. Ook is er nog een andere voorwaarde, nl. om afspraken
te maken wie wat bewaart en wie wat vernietigt, hetgeen uitdrukkelijk vastgelegd
dient te worden. Uiteraard is ook een deskundige selecteur een vereiste; het wordt
tijd dat dit vak erkenning krijgt. Een gebod is voorts het betrachten van grote zorg
vuldigheid t.a.v. de archiefbescheiden in de tijd, die ligt tussen selectie en vernieti
ging: deze bescheiden mogen niet in verkeerde handen komen.
Na de motieven en de voorwaarden volgen de maatstaven voor het vernietigen of
niet-vernietigen. Grondslag voor de selectie is de taak (doelstelling) van een over
heidsorgaan en welke plaats kreeg het in verhouding tot andere organen in de maat
schappij toegewezen? Om hierachter te komen is echter wel onderzoek vereist. Wan
neer dan blijkt dat meerdere organen zich op dezelfde taak gericht hebben en hun
archieven ten dele dezelfde gegevens bevatten, kan beslist worden waar er bewaard
en waar er vernietigd moet worden. In het algemeen gesproken is een onderzoek naar
soortgelijke elders aanwezige gegevens steeds op zijn plaats. In het overleg moet
worden nagegaan en vastgesteld of het betreffende overheidsorgaan nog belang
heeft bij het bewaren van de bescheiden om administratieve of andere redenen, of de
burgers daar persoonlijke belangen bij hebben, en of bewaren van belang kan zijn
voor historisch-wetenschappelijk onderzoek.
Elke beslissing over vernietigen of niet-vernietigen vereist inzicht in het gehele ar
chiefbestand. Vandaar dat degene, die de beslissing moet nemen, moet kunnen be
schikken over een globaal overzicht van de voornaamste te bewaren archiefbeschei
den. Het gaat erom de groepen aan te duiden, waar te vernietigen stukken worden
aangetroffen.
Het probleem is dat men meestal wel deze groepen kan aanwijzen, maar zonder
selectie, zonder controle, over het algemeen niet kan opruimen, al hoeft deze
controle niet te betekenen dat elk stuk gelezen moet worden. Spreker zegt voor
stander te zijn van een bewaarlijst naast de vernietigingslijst. Indertijd heeft hij
al gepleit voor invoering van een model-vernietigingslijst, waarin overal voor
komende vernietigbare bescheiden zijn beschreven. Hij deelt nu mede dat de
rijksadministratie daarover intussen kan beschikken, dank zij de vlijt van de sub
commissie Semi-statische Archieven van de Permanente Commissie Post- en Ar
chiefzaken Rijksadministratie. Bij de aanvang van een gesprek over een nieuwe ver
nietigingslijst zorgt dat model voor een goede start.
Het is zaak om bij het opbergen van allerlei weinig belangrijke archiefstukken de
[101]
