mede te overwegen in de toekomst de kostprijs voor adverteerders te verhogen, al
moet niet vergeten worden dat de vereniging de circulaires ook gebruikt voor eigen
mededelingen. De voorzitter declareerde een bedrag van ruim 1400,waarin ook
de kosten van zijn afvaardiging namens de vereniging naar het archiefcongres in
Washington verwerkt zijn. De commissie Archieven Lagere Overheden kostte de
vereniging in 1976 3700,De rekening sluit met een saldo van ruim 14.000,
Dit bedrag is ook verwerkt in de balans, waarop de reserveringen voor in 1977 te
verrichten uitgaven voorkomen. Hiervan kunnen genoemd worden de uitgave van
de "Handleiding voor selectie en vernietiging" en een herziene uitgave van een ar
chiefterminologie. Bovendien zullen de aanstaande studiedagen de nodige kosten
vragen, zodat het uiteindelijke batige saldo ca. 600,zal zijn. Betreffende de be
groting voor 1977 deelt hij mede dat dankzij de met ingang van dit jaar doorgevoerde
contributieverhoging de begroting sluitend kon zijn. Er wordt langzaam maar zeker
ingelopen op de (overigens onder voorbehoud) toegekende rijkssubsidie; het streven
van het bestuur blijft, zoals reeds in de najaarsvergadering meegedeeld, gericht op
optrekking van de contributies tot het niveau van de rijkssubsidie, hetgeen voor 1977
neer zou komen op ruim 55,per lid te betalen contributie.
Met als grondslag eerder gehouden studiedagen en de daaraan verbonden kosten is
voor dit jaar een bijdrage van de deelnemers berekend van 70,waar echter de
kosten van het verslag niet in verwerkt zijn, daar deze mits daarvoor ruimte is
ten laste van de rekening 1978 zullen komen. Tenslotte deelt hij mede dat de opge
heven zustervereniging de V.W.A.O. haar batig saldo na liquidatie ten bedrage van
6668,73 aan de vereniging heeft overgedragen. Met een bedrag van 1814,11, nog
afkomstig van de verkoop van "Septet", destijds een studiedagenuitgave, beschikt
de vereniging thans over een reservepot van 8482,84. Deze gelden zullen worden
benut om de meerkosten van geplande uitgaven en eventuele onverwachte activi
teiten, die niet kunnen worden begroot, te bekostigen. Het geheel vormt dus, buiten
de rekening en begroting om, een apart fonds. Hierna spreekt hij de hoop uit dat
1977 een goed en gezond financieel jaar moge zijn.
Na deze toelichtingen leest de voorzitter het verslag voor van de kascommissie,
bestaande uit de heren W. H. Cornelissen en J. H. S. Veen.
De rekening over 1976 wordt zonder stemming goedgekeurd.
Drs. J. N. T. van Albada zegt n.a.v. de door de penningmeester gegeven toelichting
dat z.i. de reservepot van ruim 8000,in de balans had moeten worden opgevoerd.
De penningmeester antwoordt, dat de balans alleen is bedoeld om het saldo van de
rekening te verantwoorden; wanneer de reservepot op de balans was geplaatst, zou
er geen sprake meer zijn van een reserve. De voorzitter zegt toe dat het bestuur zich
zal beraden over de wijze waarop de reserve het best apart kan worden verantwoord.
Op een vraag van drs. Van Albada of het bestuur overweegt maatregelen te treffen
ten aanzien van V.W.A.O.-leden, die indertijd geen contributie betaald hebben,
antwoordt de penningmeester dat een aantal leden alsnog heeft betaald. Overigens
wacht hij het verslag van de kascommissie nog af, dat zeker in een bestuursvergade
ring besproken zal worden. Dan kan ook aan de orde komen het voorstel om een
[98]
post dubieuze debiteuren of afschrijving dubieuze debiteuren" op de balans op
te nemen.
Drs. I. W. L. A. Caminada merkt op dat in de begroting geen post is opgenomen
voor de uitgave van de inventaris van het archief van de vereniging. De penning
meester antwoordt dat een dergelijke uitgave eventueel uit de reservepot kan worden
bekostigd. De voorzitter zegt dat overleg met het Algemeen Rijksarchief, waar het
archief in bewaring is gegeven, zal plaats hebben over de uitgave. De begroting voor
1977 wordt zonder stemming goedgekeurd. Tot leden van de kascommissie worden
benoemd de heren G. W. G. van Bree en A. S. Stempher.
Hierna wordt overgegaan tot verkiezing van een nieuw bestuurslid ter vervanging
van de volgens het rooster aftredende tweede secretaris R. Ch. M. Jacobs. De voor
gedragen kandidaat P. J. M. de Baar wordt bij acclamatie gekozen. De voorzitter
wenst de heer De Baar geluk met zijn benoeming en dankt de heer Jacobs voor zijn
in de afgelopen 5 jaren verrichte werkzaamheden.
De rondvraag wordt geopend door de heer H. J. van Meerendonk, die n.a.v. de
jaarrede van de voorzitter het bestuur suggereert, wanneer er kennismakingsdagen
voor jonge leden georganiseerd worden, daarover contact op te nemen met de
Morrenstichting. Deze suggestie wordt in dank aanvaard.
Dr. G. C. M. van Dijck vraagt eveneens n.a.v. de jaarrede of het bestuur van plan
is de Rijksarchiefdienst aan te bieden de daar voorkomende vacatures aan de leden
te annonceren. De voorzitter antwoordt dat het bestuur zich hierover nader zal
beraden.
De heer J. G. J. van Booma wijst op de in de begroting van het ministerie van
C.R.M. voorkomende posten betreffende de recreatie. Hij meent dat uit een van
deze posten (afd. III 3) extra middelen voor het archiefwezen beschikbaar zouden
moeten komen, waarvoor de overheid eens op de zeer grote recreatieve functie van
het archiefwezen gewezen zou moeten worden. De voorzitter zegt toe dit punt nader
te zullen onderzoeken.
Tenslotte stelt drs. I. Caminada de passage uit de jaarrede betreffende het functio
neren van de provinciale archiefinspecties aan de orde. Hij vraagt of het bij signa
leren blijft of dat het bestuur van plan is eventueel verdere stappen te ondernemen.
De voorzitter zegt dat hij enkel aanzetten heeft willen geven tot gedachtenvorming.
De jaarrede geeft een overzicht van de handelingen van het bestuur en stipt voorts
alleen problemen aan. Wat het functioneren van de archiefinspecties betreft is het
waarschijnlijk het beste de resultaten af te wachten van de werkgroep "Nota archief -
beleid waarin ook zeker aan deze problematiek aandacht zal worden geschonken.
Of het bestuur van plan is hierin verdere stappen te ondernemen kan hij momenteel
met zeggen, daar dit in de bestuursvergaderingen nooit expliciet aan de orde geko
men is. Drs. Van Albada en drs. H. Bordewijk wijzen erop dat het beoordelen van
het functioneren van ambtenaren een hachelijke zaak is. Bovendien komt er bij dat
de provinciale archiefinspectie een autonome zaak van de provinciale besturen is;
hoe de taak vervuld wordt, dient aan de provincies zelf te worden overgelaten.
Om 12.30 uur wordt de vergadering onderbroken voor de lunch.
[99]
