automatiseringsgebeuren is zonder meer noodzakelijk om de voorgeschreven be
handeling van computerbescheiden als archiefbescheiden te kunnen realiseren.
Daartoe moet de archivaris zich op beleidsinveau doen inschakelen, opdat zijn
eisenpakket als vereisten vooraf aan de verwerking van de gegevens wordt opge
legd. (Dit ontheft hem tevens van de noodzaak zich in de techniek van de materie
in te werken). De archivaris zal daarom niet alleen als beheerder van archieven
op moeten treden, maar vooral als toezichthouder op en begeleider van het be
sturingssysteem, dat als basis voor het beleid en de uitvoering daarvan archieven,
bestaande uit papieren-, perkamenten- en computerbescheiden, vormt.
3. Om het hiervoor genoemde te bewerkstelligen zullen centrale en overal gelijke
richtlijnen moeten gelden voor de vorming van archieven van computerbeschei
den en voor het beheer en de inspectie daarvan. Bij het opstellen van deze richt
lijnen zal de archivaris een zware stem in het kapittel moeten hebben.
's-Gravenhage, 27 januari 1977.
Iets over de werkzaamheden voor de provinciale archiefgidsen
In 1973 verscheen De rijksarchieven in Nederland, Overzicht van de inhoud van de
rijksarchiefbewaarplaatsen, in twee delen. In feite de tweede druk van het gelijknami
ge werk in één deel, dat in 1953 was verschenen. Deze rijksarchiefgids voorzag zoda
nig in een behoefte, dat al in maart 1974 de uitgever, namelijk de Staatsuitgeverij, de
algemene rijksarchivaris benaderde voor een nieuwe druk. Tegelijk signaleerde de
Staatsuitgeverij een behoefte aan overzichten van de inhoud van andere openbare
archieven dan de rijksarchiefbewaarplaatsen. De algemene rijksarchivaris legde de
suggestie van de Staatsuitgeverij onmiddellijk voor aan de voorzitter van de vereni
ging van archivarissen in Nederland met de opmerking, dat hij meer voelde voor
overzichten van alle openbare archiefbewaarplaatsen in bepaalde regio's. Ook het
bestuur van de vereniging reageerde in mei 1974 positief op de suggestie van de
Staatsuitgeverij, maar voor het eerst werd er toen gesproken van provinciale over
zichten van openbare archiefbewaarplaatsen. Het VAN-bestuur vond evenwel dat
de provinciale archiefinspecteurs zich eerst in deze zaak positief dienden uit te spre
ken, want zonder de steun van deze groep archivarissen achtte het bestuur realisatie
niet mogelijk.
Een maand later bleken ook de provinciale archiefinspecteurs bereid medewerking
aan de provinciale archiefgidsen te verlenen. Iedereen was tot dan toe enthousiast,
maar iedereen zag ook bezwaren. Veel werk zou verzet moeten worden. Al vroeg
werd de gedachte geopperd een ambtelijke secretaris te belasten met de coördinatie,
hetzij in dienst van het ministerie van cultuur, recreatie en maatschappelijk werk of
de rijksarchiefdienst, hetzij in dienst van het interprovinciaal overleg. De algemene
rijksarchivaris verklaarde zich bereid te zijner tijd extra administratieve assistentie
voor het persklaar maken van de kopij ter beschikking te stellen.
Reeds eerder was de Werkgroep Historie en Archeologie in Zeeland gestart met het
verzamelen van gegevens voor een Zeeuwse archiefgids. En ongeveer tegelijk met het
[122]
initiatief van de Staatsuitgeverij, algemene rijksarchivaris en VAN waren ook in
Noord-Brabant en Gelderland werkgroepen begonnen met de voorbereidingen van
provinciale overzichten.
Eind 1974 betuigde ook de kring van gemeente- en streekarchivarissen haar belang
stelling voor het kennelijk door de vereniging van archivarissen uit te voeren plan.
Het zou nog tot 26 juni 1975 duren alvorens de landelijke coördinatie-commissie
voor de provinciale archiefgidsen door de voorzitter van de vereniging van archi
varissen in Nederland werd geïnstalleerd.
Deze commissie bestond uit drs. J. J. Temminck, voorzitter, mr. Caspar van Heel,
secretaris, H. Uil en L. M. Th. L. Hustinx, leden. De commissie kreeg tot opdracht
de uitgave van provinciale overzichten van openbare archiefbestanden zoveel mo
gelijk te coördineren en waar nodig te stimuleren. Zoals gezegd, de landelijke com
missie begon met te constateren, dat in Zeeland, Gelderland en Noord-Brabant al
veel voorwerk was verricht. Met name in de beide laatstgenoemde provincies had
men zich gebogen over de vraag, wat er in de overzichten opgenomen moest worden
en hoe de vragenlijsten daarvoor moesten worden samengesteld. De Gelderse com
missie beperkte zich daarbij tot die vragen, die van direkt belang waren voor de
samenstelling van een archiefgids, terwijl het standpunt van de Brabantse commis
sie was: als we toch gegevens verzamelen, laten we dan zoveel mogelijk gegevens zien
te verkrijgen. In Noord-Brabant werd van meet aan gedacht aan een data-bank voor
archieven. Aangezien men het echter wel eens was over de vraag welke gegevens
per archiefbewaarplaats en per archief in de gids vermeld moesten worden leverde
deze discrepantie geen moeilijkheden op, zodat nu gewerkt wordt met een Gelderse
vragenlijst, met alleen vragen naar gegevens voor de gids, en een Brabantse, met de
zelfde vragen, aangevuld met een aantal vragen naar gegevens voor de databank
(zie bijlage). De Gelderse commissie werd ingesteld door de Gelderse archivarissen-
dag, en heeft als opdracht gekregen een gids samen te stellen van alle archiefbe
waarplaatsen in de provincie, waar archieven worden beheerd die raadpleegbaar
zijn, ongeacht of dit archiefbewaarplaatsen zijn van de overheid of niet. Met name
het Katholiek Documentatie Centrum in Nijmegen ziet zijn archieven graag opge
nomen in de Gelderse gids. Inmiddels heeft men in Limburg te kennen gegeven persé
de archieven van het Sociaal Historisch Centrum in Maastricht in zijn gids te wil
len opnemen. Ook een aantal andere provincies zou graag enige grotere archieven,
die zich (nog) buiten een archiefbewaarplaats in de zin der archiefwet bevinden in de
gids willen opnemen. De Brabantse commissie wil dat persé niet. In ieder geval zul
len de archieven van de Eerste en Tweede afdeling van het Algemeen Rijksarchief
niet in de Zuid-Hollandse gids worden opgenomen, maar in een aparte gids. De op
26 juni 1975 opgerichte commissie achtte zich te klein om optimaal te kunnen co-
ordineren. Efficiënter leek het dat de commissie zou bestaan uit vertegenwoordigers
der elf provincies. Daarbinnen zou een kleine groep moeten blijven optreden als een
soort dagelijks bestuur.
Op 20 mei 1976 is de uitgebreide coördinatiecommissie geïnstalleerd.
Zij bestaat uit de volgende leden:
[123]
