a. Houding en werkzaamheden van de archivaris ten aanzien van reeds bestaande
archiefbescheiden.
Het bewaren van computerbescheiden heeft weinig zin zonder de middelen om deze
bescheiden toegankelijk en bruikbaar te maken. Dit geldt te meer indien de hoe
veelheid van deze bescheiden groot is en de kosten per eenheid hoog zijn. De taak
stelling van de archivaris, het toegankelijk en geordend maken en bewaren (op een
veilige wijze) van het aan zijn zorg toevertrouwde materiaal, geldt ook voor deze
bescheiden. Analysering van die taak leidt ons tot de middelen, die ten aanzien van
computerbescheiden dienen te worden aangewend.
Normaliter vallen de werkzaamheden in drie hoofdstukken in te delen:
a. overname en/of verwerving van bescheiden;
b. ordening/inventarisatie en schoning van bescheiden;
c. beheer van de bescheiden.
1. Overname en/of verwerving van computerbescheiden.
Uitgangspunt voor een verantwoorde verwerving van bescheiden is, dat men weet
wat er overgenomen gaat worden. Bij de traditionele archiefbescheiden kan men
daar op vrij eenvoudige wijze achter komen na de verwerving, bij computermateriaal
dient men echter reeds bij de vastlegging betrokken te zijn. Het ontbreken van kennis
en gegevens over het hoe, wat en waarom van vastlegging maakt een uitwerking van
de volgende punten onmogelijk. In de conclusies komen wij hierop terug.
2. Ordening/inventarisatie en schoning van bescheiden.
Deze zaak is ten nauwste met het hiervoor vermelde verbonden; het mag immers on
mogelijk geacht worden zonder kennis van zaken betreffende het ontstaan en de
functie van de "bescheiden" nog iets zinnigs te zeggen over of te doen aan inven
tarisatie en schoning. Daarnaast geldt bij computerbescheiden nog sterker dan bij
"gewone" archiefbescheiden, dat de schoning en deels ook de ordening het "kennis
pakket" van de oorspronkelijke verwerker/informatievastlegger vereist. Gegeven het
feit, dat archiefdiensten gewoonlijk niet over een computer beschikken en het feit.
dat de informatiedragers vrij kostbaar zijn, leidt dit tot de eerste conclusie, dat over
name/verwerving van computerbescheiden tevens en gelijkertijd ordening en scho
ning van de bescheiden in moet houden.
Het overnemen van de bescheiden, van welke aard ook, zal om een goede en ver
antwoorde ontwikkeling van de archivering mogelijk te maken steeds meer in samen
werking met en onder leiding van archiefdiensten moeten plaats vinden. Deze ont
wikkeling in de taak van de archivaris is dan ook reeds voor de "papieren" admini
stratie vast te stellen en zal een verdere uitbreiding ondergaan.
Voor de schoning kunnen dezelfde normen worden aangehouden, die nu voor de
vernietiging van daartoe geschikte stukken gelden. Echter, daar doet zich het pro
bleem bij voor, dat de termijnen voor vernietiging van archiefbescheiden op prak
tische gronden niet toepasbaar zijn op computerbescheiden. Het bewaren gedurende
een termijn van 10 jaar van informatiedragers is niet realiseerbaar. Het is daarom
noodzakelijk vanaf het begin van de vastlegging van gegevens, deze vastlegging, ge-
[120]
deeltelijk wissing (schoning) en de aanduiding van de inhoud van de informatiedra
gers te begeleiden en daar ook invloed op uit te oefenen.
3. Beheer van de bescheiden.
Waren de punten 1 en 2 onscheidbaar, dit is ook het geval met de punten 2 en 3. Aan
het beheer van de computerbescheiden is immers direct verbonden de noodzaak ge
gevens uit die bescheiden te kunnen leveren. Zolang de (mini)computer niet tot de
archiefkantoren is doorgedrongen, staan slechts twee wegen open om de vereiste
openbaarheid van de bescheiden te realiseren: a) het recht op gebruik van een com
puter om het overgedragen materiaal te kunnen raadplegen en gebruiken; b) het
bewaren van een computer-output in een of andere leesbare vorm. In het huidige
kader van mogelijkheden zal met het genoemde onder b. moeten worden gewerkt.
Ook daarbij doen zich echter enige problemen voor. In de eerste plaats moet bij een
normale "print-out" van de computer ernstig getwijfeld worden aan de kwaliteit van
papier en inkt. De bewaring van zulk materiaal geeft geen garantie voor een goede
en ongeschonden bewaring. Men zou kunnen kiezen voor duurder en beter materiaal.
Een tweede mogelijkheid bestaat in de "computer-output op microfilm". Aan de
kwaliteit daarvan behoeft niet getwijfeld te worden. Gebruik en erkenning van
micro-films als archiefmateriaal hebben echter aspekten, die voordat tot gebruik kan
worden overgegaan, bij wet moeten worden geregeld.
II. De beveiliging van het in het voorgaande genoemde materiaal stelt specifieke
eisen. Voor papier gelden aanwijzingen, die tot doel hebben het teniet gaan van het
daarop gestelde door invloeden van buiten of van binnen de bewaarplaats te voor
komen. Dit zelfde moet geschieden voor computerbescheiden en eventueel voor
microfilmmateriaal. De vereiste temperatuur en vochtigheid verschilt onderling en
■s bovendien aanmerkelijk anders dan voor papier voor gunstig gehouden wordt.
Specifieke en kostbare maatregelen zijn daarom nodig om tot verantwoorde bewa
ring van computerbescheiden voor een langere periode te komen. De vereiste waar
den vormen een technische aangelegenheid, die buiten de kennis van de commissie
valt. Wel ligt het direct op de weg van de archivaris om deze maatregelen op grond
van de bij de wet aan de besturen opgedragen zorg voor de archieven te eisen.
Daarnaast zal zowel bij computerbescheiden als bij microfilms moeten worden ge
zorgd voor goede, kopieerbare tweede exemplaren om vernietiging van het mate
riaal door het gebruik tegen te gaan.
Conclusies: Hoe weinig nauwkeurig de mogelijkheden, die zich voor kunnen doen,
ook worden omschreven, enige duidelijke conclusies zijn te trekken:
1. Het is dringend noodzakelijk dat het gehele probleem van de computer-output
en van de computerbescheiden in een wettelijke regeling wordt opgenomen, waar
aan tevens voorschriften en aanwijzingen voor gebruik en bewaring zijn ver
bonden.
2. Het is absoluut noodzakelijk, dat iedere archivaris zijn inspecterende bevoegd
heden toepast op de computermaterie. Begeleiding van en meedenken met het
[121]
