formatie door van de documenten die de verlangde informatie bevatten:
a. afschriften te geven; b. kennisneming van de inhoud toe te staan; c. uittreksels of
samenvattingen van de inhoud te geven of d. inlichtingen daaruit te verstrekken.
Het onder b. genoemde kan onaangename gevolgen voor de archiefbescheiden heb
ben. Behoort er niet voor gewaakt te worden, dat bij het toestaan van de kennisne
ming uitsluitend met fotocopie of microfilm gewerkt wordt? Dossiers die gedurende
een actief administratief leven veelvuldig geraadpleegd zijn verkeren tegenwoordig
bij de overdracht aan de archivaris vaak in minder goede materiële staat. Voor
komen dient te worden dat ze stuk worden gelezen en dat de archivaris opgezadeld
wordt met de herstelwerkzaamheden veroorzaakt door de nieuwe vorm van raad
pleging.
Het is niet mijn bedoeling om uitputtend te zijn voor wat betreft de gevolgen van de
wet openbaarheid van bestuur. Het belangrijkste voor de archivarissen ligt wellicht
hierin, dat de openbaarheid van de overheidsbescheiden sinds meer dan een eeuw
het domein van de archivaris en als zodanig het fundament van de archiefwetten
1918 en 1962 verschoven wordt naar een andere wet. De Tweede Kamer heeft ge
lukkig de regering uitdrukkelijk gevraagd op spoedige termijn alle verspreide open
baarheidswetgeving in relatie te brengen tot de nieuwe wet. Het is duidelijk dat in de
archiefwet de koppeling openbaarheid-overbrenging als argument voor de over
brenging gaat vervallen behalve voor de bescheiden die vallen onder de uitzonde
ringsregelen van de nieuwe wet, waarvan de bescherming van de persoonlijke levens
sfeer vermoedelijk de belangrijkste gaat worden.
In de tegenwoordige maatschappijvisie leeft de roep om openbaarheid t.a.v. het
handelen der publieke organen naast de eis van grotere bescherming van de per
soonlijke levenssfeer. Het zijn geen twee elkaar tegengestelde maar elkaar aan
vullende verlangens.
Zeer recent heeft collega Winsemius over de openbaarheidsproblematiek een pittig
artikel geschreven in het Tijdschrift voor Overheidsadministratie. De auteur vestigt
terecht de aandacht op de relatie tussen de bestaande archiefwet en de nieuwe open
baarheids wetgeving. Als zodanig brengt onze collega zeer nuttige informatie en
argumenten ter tafel. Met de auteur verschil ik echter van mening over zijn eerste
conclusie luidende: "Van oudsher heeft de regeling van de zorg voor de overheids
informatie, zoals die een neerslag kreeg in de overheidsarchieven, plaats gevonden
bij de archiefwetgeving. Ook met betrekking tot de nieuwe opvattingen over infor
matie, openbaarheid en openheid verandert deze mogelijkheid niet. Te denken valt
aan een nieuwe vorm van archiefwet, wet op de overheidsinformatie, die als raam
wet kan dienen voor eventueel noodzakelijke nadere regelingen op divers gebied".
Het verstrekken van informatie door de overheid in de aktuele fase en de gevolgen
daarvan voor de lopende archieven, zullen m.i. geregeld moeten worden niet in
maar in aansluiting op de archiefwetgeving; waarbij ik nog aanteken dat de regering
de huidige openbaarheids- en openheidswetgeving juist als een raamwet ziet. M.a.w.
wanneer de aansluiting tussen beide wetten verzekerd is, kan de archiefwet zelf
blijven bestaan met zijn formuleringen ten aanzien van overheidsbescheiden door de
administratie naar de archiefdienst overgebracht, met zijn eigen regelingen voor de
[118]
informatieverstrekking en raadpleging van die bescheiden en last but not least met
zijn regeling voor het bestel dat de beheerstaken moet uitvoeren.
Dames en Heren, aan het slot van de rede wil het bestuur Uw aandacht vestigen op
zijn plannen. In de eerste plaats is het nuttig voor U om te weten dat de voorberei
dingsgroep voor de studiedagen het program rond heeft. Op 29 en 30 september ho
pen we velen van U te zien in het ons bekende Europa hotel te Scheveningen om
aan de hand van een negental referaten na te denken over het thema "aspecten van
modern archiefbeheer". Deze vereniging groeit snel. Jaarlijks treden 30 tot 40
nieuwe leden toe. Om het contact met deze groep te versterken beoogt het bestuur
een aparte bijeenkomst voor onderlinge kennismaking te organiseren. Op een wat
verder tijdstip ligt de zomervergadering van 1978. Vermoedelijk zal er dan een
studiedag gehouden worden gewijd aan de educatieve activiteiten; dit op uitnodi
ging van collega Schimmel te Nijmegen, die terzelfder tijd zijn vernieuwd archief
gebouw aan ons hoopt te tonen.
Door het bestuur wordt onderzocht in hoeverre het mogelijk is in te spelen op de
door de Conseil International des Archives ontwikkelde gedachte van een archief-
week met als doelstelling een propagandistische presentatie van het hele archief
wezen middels een groot aantal gelijktijdige manifestaties.
Vermoedelijk zal het bestuur zich tenslotte positief buigen over het voorstel door
collega Struick ingediend tot oprichting van een commissie microverfilming.
Met dit alles hoop ik U duidelijk gemaakt te hebben dat onze plannen vele zijn.
Uitvoering daarvan lukt alleen met Uw medewerking. Daar die samenwerking het
afgelopen jaar bijzonder vruchtbaar is geweest, hoopt en verwacht het bestuur met
U op diezelfde voet te mogen voortgaan.
Rapport van de Commissie Automatisering van de
Vereniging van Archivarissen in Nederland
Dit eerste rapport bestrijkt hetzelfde terrein als het rapport van de vroegere Com
missie-Renting en leidt voor een deel ook tot dezelfde conclusie1.
I. De circulaire van de minister van C.R.M. inzake computerbescheiden ontheft ons
van de verplichting aan te tonen, dat computerbescheiden van overheidsorganen als
archiefbescheiden in de zin der wet dienen te worden aangemerkt. De probleem
stelling valt in twee delen uiteen, namelijk de houding en werkzaamheden van de
archivaris ten aanzien van:
a) reeds bestaande computerbescheiden;
b) in de toekomst te verwachten computerbescheiden.
Over punt a) worden hier een aantal punten opgesomd, die ook voor b) van gelding
zijn. Het vrij vage veld onder b)zal in de toekomst worden behandeld.
1 Ned. Archievenblad 1973 blz. 241243.
[119]
