beseffen, dat a. de registratuur verbeterd moet worden voordat micrografie kan
worden toegepast. Er dient b. meer en speciaal opgeleid personeel te worden aan
getrokken. Voor de hele operatie behoren c. speciale ruimten te worden gebouwd.
Tenslotte zullen d. de verzendkosten begroot moeten worden. Er zal e. een produktie-
apparaat moeten komen voor het fabrieksmatig vervaardigen van microfiches. Kwa
liteitscontrole is een dwingende eis. Onmisbaar is feen afdeling voor de gebruikers,
g, ook leeszalen en h. leesapparatuur, duplicatie-machines e.d. kunnen niet worden
gemist. Tenslotte dienen de gebruikers, aan wie microfiches worden verzonden,
voorgelicht te worden.
Uit eigen ervaring sprak B. R. Peoples van het ministerie van gezondheid, opvoeding
en welzijn, over service-bureaux. Voordelen zijn, dat een service-bureau de hele pro-
duktie van de micrografie overneemt, dat minder eigen uitrusting behoeft te worden
gekocht en dat de kosten van investering dan ook veel lager zijn.
Nadelen zijn, dat de privacy niet kan worden gegarandeerd en dat er geen andere
controle op de kwaliteit van de uitvoering mogelijk is dan door een kontrakt, dat
dan ook waterdicht dient te zijn.
Op de tweede dag van het Symposium werd de rij van sprekers geopend door
J. L. Gear, van de National Archives and Records Service. Hij wees erop, dat duur
zaamheid een hoog zilvergehalte in het basismateriaal van het microfiche vereist.
De reeks vereiste handelingen kan niet nauwkeurig genoeg worden voorbereid. Ook
moet men ervoor waken al te snel een bestaand systeem te gaan wijzigen.
L. S. LeePersoneelszaken van het leger, stelde dat een grondige analyse van het sys
teem primair is. Eerst dient een uitgebreid "pilotproject" waarin ook de gebruiker
opgenomen is, plaats te vinden; daarna evaluatie van dit project. Een ervaringsfeit
was dat van het te fotograferen materiaal (personeelsdossiers) 30% als niet relevant
vernietigd kon worden. Hetgeen betekende dat eerst alle dossiers grondig op te
vernietigen stukken doorgenomen moesten worden. Na fotograferen werden trou
wens de dossiers vernietigd. Wegens de eentonigheid van het werk moeten prestaties
worden beloond; om dezelfde reden dienen de personeelsleden geregeld ander werk
te krijgen. Een interne opleiding in micrografie is onmisbaar. De gebruikers van de
microfiches behoren een eigen plaats te krijgen, bovendien moeten zij wel weten hoe
het microfiche tot stand komt. De opberging vindt plaats in enveloppen, die voor
gemakkelijk terugvinden van tanden voorzien zijn en in paternosterkasten worden
bewaard; het opsporen gebeurt in zijn geval met behulp van een mini-computer. Als
leesapparaat adviseerde hij een draagbare reader ter grootte van een kofferschrijf
machine.
R. J. Kalthoff van de service-firma "Acces-corporation" onderscheidde 2 soorten
systemen: "Dobis" "Document based information systems" (brieven, kontrakten
etc.) en Dabis Data based information systems" (data zijn de informatieve
gegevens, nodig voor de uitoefening van een bepaalde taak). Door zijn bureau
worden jaarlijks voor de micrografie, de mini-computer, de readers en andere appa
ratuur 750.000 uitgegeven. Hij was een groot voorstander van jackets en fiches en
zag een explosieve ontwikkeling op dit gebied.
[74]
pap.'ooay
lO U3UMM
»n|Huii>50 iRfi-JtlsSay uj itètuny
Diagram 2
