Deze oudste "presidential library" maakte zeker voor wat betreft het archiefbeheer
een geslaagde indruk. Wel kan de vraag gesteld worden of voortzetting van dit sys
teem, zeker voor presidenten die slechts één termijn gediend hebben, op den duur
niet te verbrokkelend zal werken. Overigens was dit bezoek een indrukwekkende
afsluiting van een alom gewaardeerde vakreis van gehalte,
december 1976
januari 1977
Redaktie-commissie,
A. Graafhuis, samenstelling en eindredaktie
J. E. A. L. Struick
B. Woelderink
Als eerste spreker opende Douglas Greenwold, micrographics marketing manager
van de Xerox corporation met een voortreffelijke fundamentele uiteenzetting;
"Microforms, the medium in the middle". De complete tekst, zonder de public-
relationsgrapjes, lag al twee weken later in de brievenbus en is desgewenst te leen.
Zijn rede, die langer kan worden weergegeven en dat ook verdient, dan de andere
referaten, had de volgende inhoud.
Voor iedere organisatie is de informatie fundamenteel, mits er een goede communi
catie bestaat. Voor het moderne medium van de Micrographics, d.i. de techniek van
de micro-fotografie, is in de informatieverstrekking een grote rol weggelegd. Er be
staan 3 media: 1. het papier, de "Hard Copy", 2. de digitale-electronische methode,
meestal de computer en 3. de film. Dit laatste middel wordt budgettair en perso-
neelstechnisch stiefmoederlijk behandeld. De micrografie is een medium dat afge
leid wordt van papier- en computer-informatie. Verder is het een hybride vorm, die
altijd met de beide andere media gecombineerd moet worden. Deze gemengde toe
passing van media is wegens de omvang van de informatie een noodzaak.
Elk medium bezit voor- en nadelen. De voordelen moeten gecombineerd worden
zodat de nadelen verdwijnen:
1. Van het papier zijn de voordelen de leesbaarheid en de beschrijfbaarheid. De
nadelen zijn de hoge kosten, de geringe beschikbaarheid, de grote omvang, de
transportkosten en de logistiek d.w.z. de planning en de bevoorrading.
2. Van de computer springen naar voren de snelheid van de verwerking maar na
delig werken de hoge kosten en de onbewegelijkheid.
3. De micrografie heeft als sterke punten het gemak van de vervaardiging, van de
duplicatie, van de verspreiding, de lage kosten en de aanzienlijke ruimtebespa
ring. Nadelig zijn de noodzaak van leesapparatuur en de onmogelijkheid op het
microfiche te schrijven.
De systeem-ontwerper kan in een schema (zie diagram 1) de verschillende afhanke
lijke funkties combineren. Deze funkties moeten in de aangegeven volgorde worden
uitgevoerd. Elke beschreven handeling moet volledig voltooid zijn. De laatste han
deling in de reeks bestaat hierin, dat het document bijv. voor een bezoeker in
zijn oorspronkelijke staat wordt tevoorschijn gebracht en gereproduceerd.
Om de combinatie van de drie media te bereiken moeten de drie, nu helaas geïso
leerde autonome media vermengd worden: daarvoor zal een reorganisatie van de
informatieverwerking bijna altijd noodzakelijk zijn.
1. Het eerste voordeel van het systeem-ontwerp is de snelle en volledige verstrek
king van informatie. Verlaging van de kostenfaktor komt op de tweede plaats.
Toch kan een extra investering van 50% resulteren in een meeropbrengst van
1000%.
Het microfiche bezit twee dimensies in tegenstelling tot de éne dimensie van papier
als medium: A. Met behulp van een leesapparaat kunnen op een microfiche van
300 bladzijden 9 beeldjes met één oogopslag vergeleken worden; bij een kan men ten
hoogste 3 dubbele bladzijden tegelijk inzien. B. Het meermalen weergeven van
dezelfde bladzijde op een microfiche is geen verkwisting, maar een noodzaak. Met
