Ingangspartij van The National Archives.
Verslag van de excursies tijdens het congres.
Gerapporteerd door een aantal leden van de delegatie.
De excursies naar The National Archives1 en The Library of Congress werden op
verschillende dagen gehouden. De begeleiding was nogal verschillend, waardoor
sommige delegatieleden een aangenamere indruk opdeden dan andere. Vandaar dat
hier afgezien wordt van een verslag van deze algemene bezoeken. Ruimte wordt ech
ter geschonken aan twee detail-excursies te weten naar de Machine Readable Archi
ves Divison van de National Archives en de Restauratie- en microfilm afdeling van
de Library of Congress.
Het eerste verslag is opgesteld naar gegevens afkomstig van de collega's Schelhaas
en Warning.
De Machine Readable Archives Division is gevestigd op nr. 711 in de 14de Straat te
Washington. Op deze afdeling werken 18 personen o.l.v. de direkteur Charles Dollar.
De rondleiding werd gegeven door Herman H. Ruger jr., computerdeskundige. De
take van de afdeling zijn: verwerving, selektie en informatieverstrekking. De ver
werving van computerbanden vereist veel kontakt met de administraties. Vooral
dient gezorgd te worden voor het behoud van de "documentation" van iedere band,
d.w.z. een "index" die de sleutel levert tot het lezen van de gegevens op de banden.
De overbrenging van de banden is wettelijk geregeld en vindt vaak vrij snel na het
ontstaan plaats. De archivarissen van de afdeling staan dan voor de taak om na
"lezing" met behulp van de indices te bepalen welke banden voor blijvende bewa
ring in aanmerking komen. Voorts zijn van toepassing de "Privacy Act" en de
"Freedom of information Act". De administratie kan derhalve beperkende bepa
lingen stellen terzake van de openbaarheid van de banden. Zijn de banden wel
direkt openbaar dan is de afdeling verplicht om iedere aanvrager tegen kostprijs een
kopie te verstrekken. Uiteraard dienen temperatuur en vochtigheid in het depot
nauwlettend in de gaten gehouden te worden. En om de vijf jaar worden de banden
gekopieerd. Het aantal banden in deze afdeling, die ruim zes jaar bestaat, bedroeg
op 1 oktober j.l. ongeveer 2000. Een overdracht van 10.000 banden betreffende de
jongste volkstelling stond te gebeuren.
Op de Restauratie- en microfilmafdeling van de Library of Congress werden een
aantal Nederlanders op 29 september ontvangen door mr. Frazer G. Poole. Op het
restauratie-atelier wordt geen normaal bindwerk verricht doch alleen restauratie
werk in de eigenlijke betekenis van het woord. Selekteurs bepalen zowel ten aanzien
van de boeken als van de dagbladen e.d. of restauratie dan wel microverfilming zal
plaats vinden. De kosten van het laatste zijn b.v. voor het gemiddelde boek 24 en
vanuit die gedachte worden boeken alleen gerestaureerd waneer ze door hun ouder
dom of zeldzaamheid daarvoor in aanmerking komen. Ten aanzien van de dagbladen
is microverfilming zelfs het normale procédé. De originelen worden vernietigd, tenzij
ook in dit geval bijzondere omstandigheden zich daartegen verzetten. Dan worden
1 Men leze over deze instelling het geïllustreerde artikel van mr. J. W. C. van Campen
in Ned. Archievenblad 1965 blz. 34-43.
[65]
