ÏÏ^m :bescheiden de raadpIeging niet toelaat (materiële staat
„ngen,
en met andere instellingen die databanken opzetten, en tenslotte zowel nationaal als
internationaal tussen de archieven onderling. Door het leren van eikaars fouten
en ervaringen wordt de toepassing van moderne technische methoden eerst aan
trekkelijk.
De discussie werd op gang gebracht door panellisten uit de Bahama's, Iran, Porto-
Rico en Yoegoslavie. Het aanvankelijk tamme gesprek liep uit op een debat over de
vraag hoever de archivaris moet gaan met hulpverlening aan zijn bezoekers —ar
chiefgebruikers. Volgens de Franse vertegenwoordiger Favier kan men niet verder
gaan dan het geven van raad en aanduidingen ten behoeve van het onderzoek
Prasad was van mening, dat zeker bezoekers die van ver komen behoefte hebben
aan een uitgebreide assistentie. Voorzitter Wijffels wees tenslotte op de aanzienlijke
hoeveelheid arbeid die gestoken wordt in de correspondentie. Het beantwoorden van
vragen gaat vaak verder dan het aangeven van de richting waarin het onderzoek zich
kan ontplooien.
De discussie vanuit de zaal leverde namens de Nederlandse delegatie de volgende
interventie op, uitgesproken door collega Schelhaas en door hem voorbereid met de
collega s Van der Laan en Warning:
"Volgens de Nederlandse wetgever zijn alle in openbare archiefbewaarplaatsen berusten
de archieven, zowel die, afkomstig van de overheid, als die van particulieren, openbaar
voor iedereen; raadpleging ervan is kosteloos.
De overheid, dus niet ook particulieren, is verplicht haar archieven over te brengen na
50 jaar met een uitloop van 10 jaar; hierop bestaat geen straf-, wel een politieke sanktie
De mrmijn van overbrenging kan slechts met toestemming van de minister worden ver-
De openbaarheid kan worden beperkt:
1. bij de overbrenging: door de deponerende instantie ad calendas graecas (zoals b v bii
notanele e„ rechtelijk, archieven voorzover hc, nog i„ zijnd.^.SX
2. na de overbrenging:
- als het algemeen belang dat dringend vereist tot 100 jaar door degene aan wie de be
heerder direkt ondergeschikt ,s; voor archieven ouder dan 100 jaar beschikt de minis-
- als archiefbescheiden aan een onderzoeker niet veilig kunnen worden toevertrouwd.
Ten aanzien van de nog onder de administratie berustende archieven bestaat met betrek
v^na 50of03otarrtoeid g^*ettelijke .regeIing' Biï som™ge ministeries zijn de archie-
De laatsteiain Th V°OT ZU'Ver wet<mschappelijk onderzoek.
De laatste jaren ,s het bezoek aan de Nederlandse archieven sterk toegenomen zowel van
ersitaire zijde als van de zijde van amateurhistorici. Ook op het gebied van de eenea
ogie vindt zeer veel onderzoek door niet-professionele belangstellenden plaats Voor alle
tZTTT arChlefbTekerS °rga»iseren verscheidene archieMiens^en educÏtakt^
makenvoo ^de onderzoeker! St'SïSÏÏS te
a. inventarisatie
b. indicering.
[56]
De inventarisatie van archieven gebeurt door archiefambtenaren of aspirant-archiefamb
tenaren, die tijdens hun opleiding aan de rijks archiefschool een jaar stage moeten lopen
bij een archief en als werkstuk voor het archiefexamen een inventaris moeten maken.
Bepaalde archieffondsen, zoals b.v. notariële archieven, kerkelijke doop-, trouw- en be-
graafboeken, oude rechterlijke archieven, zijn bij een inventarisatie als hiervoor bedoeld
slechts in beperkte mate toegankelijk. Dergelijke fondsen vereisen klappering op namen
en soms ook op onderwerpen om volledig te zijn ontsloten. Indiceerprojekten behoeven
niet door archiefambtenaren te geschieden, maar worden zonodig onder begeleiding van
een archiefambtenaar verricht door vrijwilligers en mensen, die in zgn. W.S.W.-verband
bij archieven kunnen worden geplaatst. Het betreft hier mensen, die graag willen werken,
doch om diverse redenen niet aan de slag kunnen komen en door sociale regelingen aan
werk kunnen worden geholpen. Enige scholing in oud schrift is voor sommige indiceer
projekten vereist.
Op het ogenblik indiceren de archieven in Nederland nog niet volgens uniforme systemen,
die geschikt zijn voor computerbewerking. Ieder archief heeft zijn eigen projekten en zijn
eigen wijze van indiceren.
Zo wordt b.v. zowel op het gemeentearchief van Amsterdam als op het rijksarchief in
Haarlem het oude notariële archiefbestand ontsloten (van vóór 1811), zowel op onder
werpen als op persoonsnamen; in Amsterdam gebeurt dit door het maken van regesten
op fiches, die naar behoefte kunnen worden vermenigvuldigd en daarna naams- en
zaaksgewijs in een systeem worden gebracht, in Haarlem door het vervaardigen van
aparte fiches, die maar één naam of zaak tegelijk vermelden, met verwijzing naar het
nummer en de datum van de betreffende akte.
Op het rijksarchief in Overijssel is op het ogenblik een projekt aan de gang, waarbij zeven
administratieve centra zijn ingeschakeld voor de ontsluiting van de doop, trouw- en be-
graafboeken en de oude rechterlijke archieven. De laatste worden zowel op persoons- als
op veldnamen geïndiceerd.
Onlangs is een proef genomen met de indicering van notariële archieven na 1842 volgens
een bepaalde codering met de bedoeling landelijk tot een uniform systeem te komen voor
ontsluiting van dit fonds, geschikt voor computerbewerking. De resultaten van deze
proef waren echter niet bevredigend, meer echter omdat de gegevens, die eruit kwamen
van te weinig belang waren, doordat zij op eenvoudige wijze uit andere bronnen konden
worden achterhaald, dan omdat het systeem niet deugde. Het laat zich dan ook denken,
dat andere fondsen in de toekomst volgens dit systeem landelijk op uniforme wijze kun
nen worden ontsloten.
Behalve door het ontsluiten van archieven kan het steeds frequenter en intensiever wor
dende gebruik van archieven worden opgevangen door de onderzoekers niet meer zekere,
veel geraadpleegde archiefbronnen in originali, maar in de vorm van foto's, xerox-ko
pieën, microfilms, of microfiches ter inzage te geven. Dit laatste wordt bij verscheidene
archiefinstellingen van rijk en gemeenten al gedeeltelijk gerealiseerd, met name met
betrekking tot de voornaamste bronnen voor het genealogisch onderzoek. Op deze wijze
wordt de slijtage van veel geraadpleegde archiefbescheiden beperkt en blijft het tijdroven
de aan- en afvoeren ervan achterwege".
Verslag van de vierde zitting.
Rapporteur dr. L. P. L. Pirenne te 's-Hertogenbosch, bewerker
A. Graafhuis. Thema "The georchival Revolution".
Collega S. O. Sowoolu uit Nigeria begon de toelichting op zijn bijdrage over de
Worldwide Archival Expansion and Evolution met de constatering, dat er voor zijn
rapportage over dit belangrijke onderwerp maar betrekkelijk weinig gegevens waren
[57]
