Men had gehoopt de groei van papieren archieven af te kunnen remmen door het
gebruik van nieuwe en minder ruimte innemende media, zoals microfilms en com
puterbanden. Deze hoop is echter de bodem ingeslagen door het gemak, waarmee
hiervan weer kopieën en andere informatieve stukken worden geproduceerd Daar
geen enkele regering het geld, nodig om al die massa's papieren te behouden, kan en
wil beschikbaar stellen, moet de papiervloed afgedamd en in banen geleid worden
door een rationele planning van wat bewaard en wat vernietigd moet worden.
Algemeen gestelde regels houden wel het gevaar in, dat ze weinig effekt sorteren of
moeilijk zijn te interpreteren en dat ze verkeerd of helemaal niet worden toegepast
Het voordeel is, dat ze een groter bereik hebben, waardoor er meer vernietigd kan
worden. Een nadeel van de specificatie is, dat deze veel meer werk met zich mee
brengt en steeds herziening behoeft bij veranderingen in de organisatie van de dienst.
Verordeningen, die bepalen, wat bewaard moet worden, hebben een nuttiger effekt
dan die, welke voorschrijven, wat vernietigd kan worden. Daarentegen garandeert de
laatste methode, dat geen waardevolle records worden vernietigd.
De waardering van in enkelvoud voorkomende stukken eist een juiste beoordeling
van de huidige en toekomstige waarde van archiefbescheiden. Dat is niet eenvoudig
Enerzijds omdat voortdurend rekening moet worden gehouden met de noodzaak
stukken te gebruiken voor het oplossen van juridische en economische problemen
en voor de bescherming van de rechten van de individu, anderzijds omdat er ver
schuivingen in de belangstellingssfeer van de archiefbezoekers en daarmee soms
nieuwe wetenschappen kunnen ontstaan. Vandaar dat er velerlei criteria gehanteerd
worden in de diverse landen.
Het is haast ondoenlijk voor zelfs de meest ervaren archivaris, historicus of politicus
te voorspellen wat men nodig zal hebben voor toekomstige onderzoekingen. Het is
te riskant om alleen het criterium historische waarde te gebruiken.
Twee gedachten zijn hierbij van belang:
- het hebben van een sterk vertrouwen op het op ervaring gebaseerde oordeel van
de archivaris, waarbij een zekere mate van subjectiviteit niet vermeden kan
worden;
- het verlangen om objektievere maatstaven voor bewaring en vernietiging te
vinden. 6
Collega Kromnov deed daarna enkele suggesties, die kunnen helpen de beslissing
om tot vernietiging over te gaan wat te vergemakkelijken:
1. Men zou uit een chronologisch geordend archief per 10 jaar één jaar kunnen
bewaren.
2. Bij alfabetische ordening zou de bewaring van de stukken onder een bepaalde
letter kunnen worden overwogen.
3. Van series bewaard met elk honderdste deel.
4. Van diensten met gelijke funktie bewaart men dan van de ene dienst en dan van
de andere dienst de archieven van één jaar.
5. Het gehele archief van één dienst of instelling bewaren, maar dan elders de
archieven van vergelijkbare diensten vernietigen.
[50]
Methode 1 is effectief, maar ook primitief. Als ze wordt gebruikt in tijden, waarin
belangrijke gebeurtenissen plaatsvinden zoals oorlogen, crises, bestuurswisselingen
of reorganisaties, dan kan ze grote schade veroorzaken.
Bij de laatste methode zal het niet eenvoudig zijn soortgelijke diensten of instellingen
te vinden, omdat er al gauw verschil in bijvoorbeeld bevolkingsdichtheid, -samen
stelling, de mate en aard van industrialisatie in de onderscheidene gebieden, kan
optreden, dat mogelijk zijn weerslag heeft in de archieven. Bovendien zullen steeds
veranderingen in deze zaken in de gaten gehouden moeten worden.
Het zal duidelijk zijn, dat het moeilijk is appraisalmethoden te vinden, die voldoen
aan de verschillende eisen van onderzoek; meestal kan men daarom het beste een
combinatie van enkele gebruiken.
Het wel of niet vernietigen van stukken met gegevens van persoonlijke aard een
tere kwestie is meer een politiek dan een archivistisch probleem. Het is echter
heel belangrijk, dat archivarissen zich bewust zijn van wat gaande is en proberen te
voorkomen, dat overijlde vernietiging plaatsvindt ten koste van objektief onderzoek.
Uit het onderzoek van de spreker bleek onder meer, dat Engeland slechts 1 a 2%
van zijn records bewaart, Oost-Duitsland, Rusland, de Verenigde Staten 14%,
Canada 5—10%, Oostenrijk, Polen, India en Nederland 10—20%, Finland, Zweden,
Zwitserland en Ghana 20—30%, Bulgarije en Australië 3040%, Noorwegen 40—
60%, Frankrijk en Roemenië 5070% en Luxemburg 98%.
Vanuit de zaal werd door 9 collega's geïnterpelleerd. Dr. Struick was een van hen.
Mede nam-ens drs. H. Bordewijk en A. Graaf huis vertolkte hij in zijn interventie de
reaktie vanuit Nederland:
Gedurende de laatste jaren hebben zich in Nederland ten aanzien van de vernietiging
van archiefbescheiden nogal revolutionaire ontwikkelingen voorgedaan. De pragmatische
en tamelijk willekeurige methode, die sinds de Archiefwet-1918 werd gehanteerd, bleek
totaal ongeschikt om de stortvloed van documenten, die zowel de administratie als de
archiefdiensten overspoelen, het hoofd te bieden. (Bijna alle archiefambtenaren hebben
deel genomen in de energieke pogingen dit enorme en gecompliceerde probleem op te
lossen. Dankzij de zeer gewaardeerde medewerking van overheidsinstanties op verschil
lend niveau, werd een veelbelovend begin gemaakt met het ontwerpen en toepassen van
geheel nieuwe principes, waardoor veel werk op dit belangrijke terrein kon worden ver
zet). De Vereniging van Archivarissen in Nederland belegde een congres over de ver
nietiging van archiefbescheiden; als een gevolg hiervan stelde een commissie de funda
mentele principes vast. Deze commissie gaf de volgende motivering voor de vernietiging.
1. De vernietiging moet dienen tot de toegankelijkheid van archieven, de kosten van het
beheer verkleinen en de efficiency van het werk vergroten.
2. Door de menigte van overtollige documenten te verwijderen wordt de waarde van de
archieven vergroot, omdat de overgebleven archiefbescheiden een groter belang krijgen
als juridisch bewijsmateriaal, of voor het publiek in het algemeen of voor de administratie
zelf. Bovendien zullen de archiefstukken bruikbaarder worden als geschiedbronnen.
In geen geval moet de vernietiging leiden tot geschiedvervalsing, of tot het wegwerken
van bewijsmateriaal op grond van een bevooroordeelde selektie.
Als een gevolg van deze methode van voorbereiding, werd de oude en ontoereikende wijze
van vernietiging vervangen door een nieuwe en systematische opzet voor de vernietiging.
Eén grondgedachte was het opmaken van lijsten van die groepen van archiefbescheiden
aan de hand van hun inhoud, die na vastgestelde periode konden worden vernietigd;
[51]
