oT;,erh,r?i»aiï: h*rrhdd konden kri,sen-Met gevo,g uteMrd d«-»-
HmZZcZ"rMmiS""gemende de
De ontwikkeling van een verbeterd "records-management" heeft een bijna revolutio
naire invloed op het archiefwezen gehad: de taak van de archivaris en zijn mede
werkers is enorm verzwaard, vooral omdat aan de service-verlening aan de archief-
ge ruiker in zeer korte tijd zeer hoge eisen werden gesteld. Daar staat tegenover,
dat een goed records-beheer waarborgen inhoudt voor een juiste vastlegging van
het beleid en de activiteiten van de regering.
Off' Pre'f °V^r 'and ''ggen 15 records-bewaarplaatsen, die ressorteren onder het
Office of Federal Records Centers. Daar worden op een zo economisch mogelijke
wijze de enorme hoeveelheden (12.000.000 feet) records bewaard en toegankelijk
gemaakt. Op de National Archives zelf houdt men zich vooral bezig met d" zmg
voor de records van blijvende waarde. Dat zijn 1.200.000 cubic feet records op pa
pier geluidsband, micro-film, speelfilm, foto en kaart. De beslissing over de vraag
welke records van blijvende waarde zijn valt hier.
Amerika zou Amerika niet zijn als er geen garanties waren voorgeschreven voor een
o economisch mogelijk beleid. Iedere dienst is verplicht een zogenaamde "record
ambtenaar in dienst te hebben, die verantwoordelijk is voor een strikte toeoassine
van de voorschriften van het Algemeen Rijksarchief in Washington,
oor al deze maatregelen zijn de archieven onweerlegbaar in waarde gestegen en
eft men de overtuiging, dat de steeds hogere bedragen, die voor het archiefwezen
op tafel moeten komen, goed besteed zijn, omdat er door het "records-management"
nog steeds meer geld bespaard wordt dan uitgegeven.
De 2e lezing is van de bekende Franse archivaris G. Duboscq. Hij spreekt over Le
depot de prearchtvage. Idéé et Instrument. Duboscq is de man, die in Frankrijk het
mstout tussendepots heeft ontwikkeld. Samen met zijn collega Michel Duchein en
geschreven getiteld^h" V°°r de Un6SC° 6en h*>dleiding
geschreven, getiteld. The organisation of intermediate records storage"
De inleider constateert, dat zich in de archiefwetenschap een ware revolutie aan het
voltrekken !s. De archivarissen kunnen zich niet langer alleen maar met archieven
zaalf van to'be tTT?" Vra86n W3S V°°r hen ze,fs een
ak van to be or not to be omdat zij alleen op die wijze voor zichzelf en hun
en gezochten gevonden. Daardoor ontstond de situatie dat de archi
varissen naar de mening van de overheid nuttig werk verrichten. Zij blijken onmis
aar door hun relatie met de administratie en hun meedenken over de vragen in ver
band met de "records-vorming" en het "records-beheer". Met name zullen zh on"
schatbare diensten kunnen bewijzen bij het vinden van goede ordeningssystemen
welke nodig zijn om de fondsen toegankelijk te maken voor direct gebruik Boven'
dien is voldaan aan de wens van de historici, dat door het werk van de archivarissen
n dit verband meer zekerheid bestaat, dat alle documenten, welke voor het histo
land °nnev noodzakellJk z'ïn' ook inderdaad worden bewaard. Canada Enge
land en de Verenigde Staten gingen in dit opzicht voorop. Eén van de gevolgen was
[48]
de oprichting van tussendepots. Het is de verdienste van The International Council
on Archives, dat thans in ieder land ter wereld bekend mag worden verondersteld,
wat tussendepots zijn en in feite kunnen betekenen.
Op het le Internationale Archiefcongres in Parijs (1950) vroegen de tussendepots
voor het eerst de aandacht. Thans zijn zij in veel landen gerealiseerd of streeft men
er naar. Doet men dit niet, dan "blijft de archivaris verkeren in zijn passieve houding,
die niet past in een tijd, waarin de evolutie in gewoonten en ideeën eist, dat zijn ge
drag aanzienlijk actiever en dynamischer moet zijn".
Het gebruik van tussendepots is de beste manier, aldus Duboscq om:
1. de diensten te ontlasten van records, die niet langer nodig zijn,
2. te vermijden, dat archiefbewaarplaatsen worden belast met records, die nog niet
openbaar mogen zijn en die meestal zullen worden vernietigd vóór de ter
mijn van niet-openbaarheid is verstreken,
3. te waarborgen, dat de records, alvorens deze hun uiteindelijke bestemming be
reiken, gesplitst worden in vernietigbare en niet-vernietigbare secties,
4. te waarborgen, dat de records in deze periode wel geraadpleegd moeten kunnen
worden door de vormer van de records en
5. te bezuinigen. Records van verschillende diensten bij elkaar bewaren in goede,
goedkope, economisch ingerichte depots kost minder dan wanneer de diensten
zelf depotruimten in beheer hebben, of wanneer daarvoor de archiefbewaar
plaatsen worden gebruikt.
Duboscq's conclusie is, dat sommige van de genoemde punten ook zonder tussen
depots bereikbaar zijn; maar dan alléén wanneer de hoeveelheid "records" gering is.
Gescheiden van de diensten die de records hebben gevormd, èn van de archiefbe
waarplaatsen die de records eventueel moeten opnemen, zullen de tussendepots
welke met minimale kosten te stichten zijn de overheid aanzienlijke besparingen
opleveren. En voor de archivaris is de vorming van deze tussendepots de enige en
meest betrouwbare manier om zijn eigenlijke taak als behoeder der historie te ver
vullen.
De trits lezingen werd de eerste dag besloten door de Zweedse archivaris A. Krom-
nov, die sprak over het onderwerp: The appraisal of contemporary records. Hij stond
dus voor de vraag in hoeverre archiefstukken moeten worden bewaard of niet.
De inleider stelt, dat de problemen rond bewaring en vernietiging van archivalia in
de archiefwetenschap tot de belangrijkste gerekend kunnen worden. Er bestaat een
uitgebreide literatuur en er is een veelheid van definities voorhanden. Een algemeen
aanvaardbare conclusie trekken zou echter onverantwoord zijn. De strukturen in de
verschillende landen zijn hiervan de oorzaak en maken een zinnige uitspraak die
internationaal zou kunnen gelden in dit opzicht onmogelijk.
Toch moet men zich wel met "the appraisal" van de records bezighouden. Niet
alleen de records zelf nemen jaarlijks op schrikbarende wijze toe (Nederland 5 km.,
Zweden 20 km., Canada 75 km., Rusland en de Ver. Staten nog veel meer) maar
ook de behoefte aan snelle informatie stijgt met de dag en heeft een eveneens schrik
barende groei van het aantal kopieën tot gevolg.
[49]
