Een deel van de ruim 800 congressisten in de
vergaderzaal van het Statler Hilton Hotel.
gedachten over Records-management as an archival function, die aan de deelnemers
daags tevoren waren bekend gemaakt. Voor een goed begrip moet men letten op het
onderscheid, dat gemaakt dient te worden tussen "records" en "archives". "Records"
zijn "alle dynamische, statische en semi-statische archieven, waar ze zich ook bevin
den". "Archives" zijn "alle stukken, die in de archiefbewaarplaatsen blijven berus
ten". Voorts is van belang ervan uit te gaan, dat er over het algemeen alleen ge
sproken is over "rijksarchieven" en dat over provinciale en gemeentelijke archieven
nauwelijks is gerept.
Volgens de Amerikaanse wet omvat "Records-management" het gehele complex van
handelingen met betrekking tot de "records", van de vorming tot de uiteindelijke
vernietiging of de overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Het "records-manage
ment" dient gericht te zijn op de juiste ordening (a), de vereenvoudiging van syste
men, met name voor het gebruik (b), de verbetering van de wijze waarop de "re
cords" worden bewerkt (c), de goede zorg en goedkope opslag van de "records" (d)
en de juiste selectie van de "records" in een dynamisch en statisch gedeelte (e).
De factoren, die in de Verenigde Staten hebben geleid tot "records-management"
zijn o.m. gelegen in het feit, dat er daar sprake is van een statenbond, die gevormd
werd uit voormalige koloniën. Bovendien kwamen de stichters van deze koloniën
als immigranten uit verschillende landen. "Deze kolonisten hebben hun eigen stem
pel gedrukt op wetgeving, archiefvorming en archiefbeheer: er is zo een grote plu
riformiteit ontstaan".
Vervolgens was het "records-management" noodzakelijk door de enorme hoeveel
heid moderne archivalia, ten gevolge waarvan het Congres in 1950 bij wet bepaalde
regels stelde. Tenslotte moet men zich realiseren, dat de V.S. ten opzichte van het
buitenland in technisch opzicht lange tijd een grote voorsprong hebben gehad
automatiseringdat de economische mogelijkheden daar blijkbaar groter waren
(tijd geld) en dat er daar vaak zeer efficiënt gewerkt werd en wordt.
Minder opvallend is het feit, dat men zich in Amerika "pas vrij recent met archie
ven" is gaan bezig houden. Het voordeel hiervan is geweest, dat men volop heeft
kunnen profiteren van de ervaringen, welke in andere landen waren opgedaan, met
name t.a.v. de relatie tussen "records" en "archieven", "records-management" en
"archiefbeheer".
De benoeming van de eerste Algemene Rijksarchivaris van de V.S. viel in 1934.
"Sindsdien vormen the National Archives het centrum van het "records-manage
ment" Door de stroom van archieven, welke werden aangeboden, kwam men ge
leidelijk tot de conclusie, dat "records-beheer" van het grootste belang was. Deed
men dit onvoldoende, dan was raadpleging practisch uitgesloten.
Vandaar, dat instructies werden opgesteld, op grorsd waarvan de "records" werden
geordend en vooral geschoond, om pas daarna naar de archiefbewaarplaatsen te
worden overgebracht. Uiteindelijk resulteerde dit in de totstandkoming van The
Federal Records Act van 1950, waarin een zo efficiënt mogelijk beheer wordt voor
geschreven. De naam "National Archives" is sindsdien dan ook "National Archives
and Records Service".
[47]
