van de Archiefwet 1962 vereist is. Het toezicht op het beheer is dan veelal ook aan de
gemeentesecretaris opgedragen19.
Het beheer van de archiefbescheiden berust in de praktijk veelal bij de afdeling Al
gemene of Interne Zaken of bij een door de secretaris aangewezen ambtenaar.
Er ontstaat een bijzondere toestand als er een archiefambtenaar (in de zin der wet!)
ter secretarie wordt aangesteld belast met het beheer van de overgedragen archieven
en eventueel met het toezicht op de niet overgedragen archiefbescheiden.
De commissie is van mening, in overeenstemming met de motie die aangenomen is
door de ledenvergadering van de V.A.N. op 17 mei 197429, dat deze constructie
moet worden afgewezen. De commissie erkent dat de tekst van de wet zich niet
afdoende tegen de archiefambtenaar ter secretarie verzet. De letterlijke tekst van
de wet dient derhalve aangepast te worden om zo in overeenstemming te komen met
de bedoeling van de archiefwet van 1918 (zoals deze in 1928 is gewijzigd) en die
van 1962 Voor een toelichting op haar standpunt verwijst de commissie naar
bijlage III.
2. zonder een goedgekeurde eigen archiefbewaarplaats.
a. De overgebrachte archiefbescheiden worden bewaard in de bewaarplaats van
een andere, naburige gemeente. Het commentaar op geval 1 geldt hier bij ana-
logie. 3
b. Het archief wordt bewaard in niet goedgekeurde ruimten van de gemeente zelf.
3. de archiefbescheiden zijn in bewaring gegeven aan een rijksarchiefbewaarplaats.
Deze situatie komt niet in alle provincies voor. Meestal gaat het om het oud archief
dus met alle overgebrachte archiefbescheiden, van kleinere gemeenten".
De commissie wijst deze regeling af, ten eerste omdat de afwenteling van de zorg
voor de archiefbescheiden in strijd is met de bedoeling der wet, en in de tweede
plaats omdat de gemeenten langs deze weg een "strafdepot" in de zin van art. 28
van de Archiefwet 1962 kunnen omzeilen22.
Voor bestaande gevallen zal uiteraard met soepelheid gewacht dienen te worden
met het beeindigen van de overeenkomsten tot dat het beheer op een andere wiize
gewaarborgd is.
In concePt-archiefverordening toegezonden door de V.N.G aan de leden bii brief
d d 30 dec. 1968 nr. 7484 is het toezicht op het beheer voor gemeenten w£r geen a cht a
ris is benoemd geregeld in artikel 16: mva
1. Onder de bevelen van burgemeester en wethouders oefent de secretaris het toezicht
uit op het beheer van de archiefbescheiden van gemeentelijke organen
biSreSter en Weth°uders kunnen een deskundige aanwijzen die de secretaris daarin
de geestvan78de(wJt4)' M Uit' deZe benoemingen strijdig zijn met
-1 Dit aantal gemeenten bedraagt thans ruim 60.
van 45htC1^Ki' 13t-6:1.968.(Stcrt- no- 12°)is bij strafdepot vergoeding verschuldigd
ig mbewaringgeven 22,50 per jaar per strekkende meter archief.
[16]
B. met archivaris
In alle hieronder te noemen gevallen is de toegankelijkheid van de archiefbescheiden
door de benoeming van een archivaris in beginsel gewaarborgd.
1. Gemeenten met een eigen archivaris en een eigen archiefbewaarplaats.
De archivaris is beheerder van de bewaarplaats en oefent toezicht uit op het beheer
van de niet overgebrachte archiefbescheiden.
Rijksarchivalia kunnen in bewaring gegeven worden. Zoals men weet, stelt het Ar
chief besluit in artikel 14.1 daarvoor de volgende condities:
a. het bezit van een (goedgekeurde) archiefbewaarplaats;
b. het beheer daarvan door een archivaris in de zin der wet; de commissie meent
dat in het belang der openbaarheid tevens vereist is, dat de "bewaarplaats" per
manent bemand is.
2. Gemeenten die met andere gemeenten een gemeenschappelijke archivaris hebben
en elk een eigen archiefbewaarplaats (streekarchivariaat).
De gemeente neemt deel aan een gemeenschappelijke regeling betreffende het be
heer der overgebrachte archieven en het toezicht op het beheer der niet overge
brachte bescheiden.
Rijksarchivalia dienen alleen in bewaring gegeven te worden indien één der bewaar
plaatsen permanent is bemand. De streekarchivaris werkt meestal onder de bevelen
van een streekarchiefcommissie, waarin soms enkele gemeentesecretarissen zitting
hebben23. De commissie meent dat terwille van de onafhankelijkheid van de archi
varis dit laatste ongewenst is.
3. Gemeenten met een gemeenschappelijke archivaris en een gemeenschappelijke
archiefbewaarplaatsal dan niet met hulpdepots in de deelnemende gemeenten
(streekarchief).
Rijksarchivalia kunnen in bewaring gegeven worden indien de centrale bewaarplaats
permanent bemand is.
4. Gemeenten zonder eigen archiefbewaarplaats. De bewaarplaats van een naburige
gemeente die een archivaris heeft is bij bilaterale regeling aangewezen als archief
bewaarplaats.
Rijksarchivalia kunnen in bewaring gegeven worden, indien aan de normale voor
waarden is voldaan (zie hierboven bij 1).
II. De waterschappen24.
A. Waterschappen met een eigen archiefbewaarplaats en een eigen archivaris.
Voorzover de commissie heeft kunnen nagaan existeert deze categorie momenteel
niet.
B. Waterschappen met een eigen archiefbewaarplaats die deelnemen in een streek
archivariaat.
Hiervan zijn enkele voorbeelden bekend.
23 4 van de 15in 2 zitting met stem, in 2 met raadgevende stem.
24 De commissie heeft hier uiteraard niet de archieven van ontpolderde of opgeheven
waterschappen op het oog.
[17]
