I
Een onderzoek naar de archieven der lagere overheden wat betreft zorg
en beheer
Dat er in het Nederlandse archiefwezen op zeer veel plaatsen toestanden bestaan
die weinig gemeen hebben met de door de archiefwet beoogde bewaring "in goede
en geordende staat"» en met openbaarheid», geen in de archiefproblematiek inge
wijde ontkent het1».
Toch is het zeer gewenst dat de toestand van de Nederlandse overheidsarchieven
volledig gekend wordt. Het is niet eenvoudig daarvoor de nodige gegevens te ver
garen. Juist de toestand van het archiefwezen maakt dit zo moeilijk: van zeer veel
archieven zijn geen lijsten aanwezig, laat staan dat zij geïnventariseerd zijn. Op
talloze plaatsen ontbreekt deskundig personeel, waardoor het zelfs voorkomt dat
archieven, die geïnventariseerd zijn met behulp van de provinciale archiefinspectie
toch onvoldoende toegankelijk zijn.
Om inzake de archieven van de lagere overheden tot een beter inzicht te komen dan
de globale notie dat slechts in circa 15% der gemeenten een archivaris11 is aangesteld
en dat derhalve in de andere gemeenten de toestand der archieven in hoge mate on
bevredigend zou zijn, heeft de commissie een enquête gehouden onder de provinciale
inspecteurs.
Na overleg werden drie vragen geformuleerd, te weten:
1in welke staat verkeert het archief ten aanzien van
a. de materiële toestand,
b. de toegankelijkheid (inventaris" of andere ingang),
c. de toepassing van de vernietigingsregels13.
2. bevindt het archief zich in een aan de te stellen eisen voldoende archiefbewaar-
plaats14.
3. wordt het archief beheerd door een archiefambtenaar in de zin der wet.
Vragen naar de periode waarover de archieven lopen, naar de omvang en het ge
bruik der archieven zijn buiten beschouwing gebleven. Beantwoording daarvan was
binnen redelijke termijn met de minimaal gewenste uitvoerigheid niet te verwachten
Uit de door de inspecteurs verstrekte gegevens en uit door de commissie van elders
betrokken materiaal is het volgende samenvattende overzicht gemaakt. Voor een
uitgewerkte staat met gegevens over de opheffing en groei van gemeenten, de inde
ling naar inwonertal van gemeenten met een archivaris, en van gemeenten die in
8 Archiefwet 1962, art. 2.1.
9 id. art. 7.
11 f'tcf reactles op het artikcI van W- A. Fasel in Spiegel Historiael 9 (1974), pp. 505 vv.
n dit rapport wordt "archivaris" steeds gebruikt met de betekenis van archiefambte
naar in de zin van art. 9 der Archiefwet 1962. belast met het beheer der archiefbewaar
12 Inventaris °P der,.'?iet-overgebrachte archiefbescheiden.
nventaris in de zin van wetenschappelijke inventaris.
13 Archiefwet 1962, art. 2.2 en Archiefbesluit, art. 2 tot 6.
Archiefwet 1962, art. 6; een A.M.v.B. is (nog) niet uitgevaardigd.
[12]
1814 als steden gequalificeerd werden en thans al dan niet zijn voorzien van een
archivaris, verwijst de commissie naar bijlage I.
Bij beantwoording der vragen komen eerst de gemeenten, vervolgens de water
schappen en tenslotte de organen, ingesteld bij gemeenschappelijke regeling, aan de
orde.
1Gemeenten.
A. Archieven gevormd onder het beheer van de secretaris. Over de materiële toe
stand en de vernietiging staan geen gedetailleerde gegevens ter beschikking. Terzake
van de toegankelijkheid is te stellen dat circa 50% van de oude archieven, die uit de
periode vóór 1814 dateren, zijn geïnventariseerd. Voor de archieven uit de periode
van 1814 tot c. 1925 bedraagt dat 15%. Er bestaan 335 gedrukte inventarissen van
gemeentearchieven15.
Van de archiefbewaarplaatsen (vraag 2) voldoet circa 10% niet aan de eisen. Onge
veer één vierde der goedgekeurde bewaarplaatsen is nu reeds te klein, laat staan
bij verkorting der overbrengingstermijn. Op dit moment verkeren ten gevolge van
ruimtegebrek veel archivalia, die ouder zijn dan 50 jaar, buiten goedgekeurde be
waarplaatsen. Over de bewaring van de niet overgebrachte16 archiefbescheiden,
voorzover deze niet meer tot het dynamische archief behoren, is vrijwel niets bekend.
Op de derde vraag luidt het antwoord, dat bijna 18% van de gemeenten beschikt
over een eigen archivaris of deelneemt in een streekarchivariaat. Voor dit deel van
de Nederlandse gemeenten kan gesteld worden dat de overgebrachte archieven be
heerd worden door archivarissen in de zin der wet. Uit bijlage 1-A kan men afleiden
dat de grootste gemeenten een archivaris aangesteld hebben. Interessant is het te
weten hoe het staat met de archieven der oude steden. Wanneer men daartoe be
schouwt de gemeenten die in 1814 als steden werden aangewezen, dan blijkt dat van
de 88 nu 56 hun overgebrachte archieven laten beheren door archiefambtenaren
als archivaris17.
B. Archieven van diensten, bedrijven, instellingen e.d.
Het aantal van deze organen, voorzover ingesteld krachtens art. 252 van de gemeen
tewet, bedraagt thans ongeveer 1000 en neemt nog toe. De drie vragen zijn voor
deze archieven niet afzonderlijk te beantwoorden. Over het algemeen wordt de
toestand als ongunstiger dan die der secretarieën geschetst.
2. Waterschappen.
Over de toestand van de waterschapsarchieven is aanzienlijk minder bekend dan
over die der gemeenten. De opinie der provinciale inspecteurs houdt in, dat het be
heer in het algemeen slechter is dan bij gemeenten. Het komt relatief veel vaker
voor dat de bewaarplaatsen niet goedgekeurd kunnen worden. Slechts een enkel
archief wordt beheerd door een archiefambtenaar.
15 Ouderdom, kwaliteit en volledigheid der inventarissen blijven in het midden. Volgens
opgave van 1975.
16 "Overgebracht" wordt door de commissie steeds gebruikt in de zin van art. 5.1 van de
Archiefwet 1962.
17 Zie bijlage 1-C.
[13]
