Leesch noemt een dergelijk overzicht een "Kurzübersicht of Bestandliste De
Fransen noemen dit een "état sommaire" of "etat par fonds (état des fonds)
Ik stel voor deze toegang een staat van aanwezige archieven te noemen.
ad 1.2. Archiefgidsen
Wanneer de staat van aanwezige archieven wordt uitgebreid met meer of minder
uitvoerige gegevens over inhoud en structuur, historische toelichting enz. ontstaat
een "Bestandsübersicht" of "guide d'archives": Plus etoffe, 1 état sommaire de-
vient le guide d'archives"6.
Leesch legt het verschil tussen het onder 1 bedoelde Kurzübersichten het hier
te behandelen "Bestandsübersicht" hierin, dat de laatste niet alleen gegevens le
vert over omvang en periode van de bestanden, maar ook over de inhoud van de
afzonderlijke archieven. Zo beslaan de gegevens over de in het Staatsarchiv Mün-
ster bewaarde archieven van het Fürstentum Oranien-Fulda in het (in noot 4
genoemde) Kurzübersicht drie regels, in het Bestandsübersicht7 acht bladzijden.
In ons land treffen we zowel de term overzicht als archiefgids aan voor een der
gelijke uitgewerkte staat van aanwezige archieven. De grens met de onder 1 be
doelde staat van aanwezige archieven is echter vloeiend: vaak treft men in een
archiefgids of overzicht summiere en uitvoeriger gedeelten door elkaar aan.
Voorbeelden van dergelijke mengvormen:
J. E. J. GESELSCHAP - G. 'T HART, De archieven berustende in de archiefbewaar
plaats der gemeente 's-Gravenhage (z.pl. 1963);
A. GRAAFHUIS - J. G. RIPHAAGEN, Gids voor de Utrechtse stedelijke archieven en
verzamelingen (Utrecht 1968);
L. P. L. PIRENNE, P. VAN ITERSON en P. G. J. M. WAGENAAR, De rijksarchie
ven in Nederland, 2 dln. ('s-Gravenhage 1973).
De term "overzicht" zou ik, in navolging van de "Nederlandse archiefterminolo
gie" (nr. 101) en Leesch, willen reserveren voor het genus: deze term overkoepelt
de staten van aanwezige archieven en archiefgidsen (hoofdvormen) en de bijzon
dere vormen: archiefgidsen per depot enz., overzichten van archiefinventarissen
en magazijnstaten (zie schema).
4 Twee voorbeelden:
H. RICHTERING, Die Bestande des Staatsarchivs Munster, Kurzübersicht (Munster
19712);
Die Bestande des Hauptstaatsarchivs Düsseldorf. Kurzübersicht (Düsseldorf 1974).
Opgemerkt moet worden dat dit laatste Kurzübersicht voor de periode tot 1794 met
opzet beknopt is gehouden, daar voor de archieven uit die periode verwezen kan wor
den naar het uitvoerige Bestandsübersicht (zie hierna onder II. 1): F. W. OEDIGER, Das
Hauptstaatsarchiv Düsseldorf und seine Bestande (Düsseldorf 1970). Het Kurzübersicht
van de nieuwe archieven is uitvoeriger.
5 DUCHEIN t.a.p.; M. BAUDOT, Les instruments de recherche, Manuel d'archivisti-
que (Paris 1970) 243-293 (met vele voorbeelden).
BAUDOT, a.w., 254.
7 W. KOHL - H. RICHTERING, Das Staatsarchiv Münster und seine Bestande. I.
Behörden der Übergangszeit 1802-1816 (Münster 1964) 95-102.
250
De term "archiefgids" is in ons land ingeburgerd voor wat Leesch een "Bestands
übersicht" noemt. Het lijkt me goed deze term te blijven gebruiken, daarbij aan
sluitend bij de Franse praktijk waar de archiefgids zijn hoogste vorm heeft
bereikt waarin de term "guide d'archives" gebruikt wordt als aanduiding zo
wel voor de hoofdvorm als voor de bijzondere vormen (zie ad II.3).
Leesch reserveert (als ik hem goed begrijp) de term "Archivführer" voor een ge
schrift van meer algemeen karakter, gericht op de propaganda voor wat het archief
doet. Een Nederlands voorbeeld daarvan is de Nijmeegse archiefgids8, een weg
wijzer die een mengvorm is van wat Leesch onder "Archivführer" en "Bestands
übersicht" verstaat.
De kleinste vorm van het type "Archivführer" is volgens Leesch de archiefpros
pectus. Wij kennen wel archiefprospectussen9, maar deze geven, anders dan Leesch
veronderstelt, geen informatie over de aanwezige archiefbestanden.
ad 1.3. Lijsten
De eerste vorm van toegang tot een afzonderlijk archief is vaak een niet-systema-
tisch ingedeelde beschrijving van de archiefbestanddelen, b.v. de lijst behorend bij
het proces-verbaal van overbrenging of inbewaringgeving. Iets verder in de rich
ting van een inventaris gaat wat in het overzicht van het Sociaal-Historisch Cen
trum10 heet een overzichtsstaat: "een lijst van de formele aard der stukken, ge
groepeerd in een niet definitief gestructureerde volgorde". Vele "voorlopige inven
tarissen" of "inventarissen in handschrift" zijn (helaas ook wel: blijven) in de fase
van "lijst'.
Ad 1.4. Inventarissen
De "Nederlandse archiefterminologie" (nr. 100) geeft een sobere definitie van een
inventaris: een systematisch ingedeelde beschrijving van de bestanddelen van een
archief of een fonds. In het spraakgebruik omvat een inventaris echter, behalve
de eigenlijke systematisch ingedeelde beschrijving van de archiefbestanddelen,
een inleiding (waarin de beschrijving van de archiefvorming en de lotgevallen van
het archief, de geschiedenis van de archiefvormende "instantie", de verantwoor
ding van de inventarisatie), met literatuuropgave, een index en een inhoudsopgave
(zie "Handleiding" 64) en eventuele bijlagen als een opgave van vernietigde
stukken, concordanties enz. In het overzicht van het Sociaal-Historisch Centrum
wordt de term inventaris in deze uitgebreide zin gebruikt. Ook Leesch noemt als
kenmerken van de inventaris de wetenschappelijke bewerking en toelichting.
8 Uw gemeentearchief. Wegwijzer voor geïnteresseerden in en gebruikers van de ar
chieven en verzamelingen, berustend in het gemeentearchief van Nijmegen (z.pl. 1971).
9 "Wegwijs in openbare archieven" (uitgave C.R.M.), de folder van het gemeente
archief te 's-Gravenhage en de bijzonder aardige folder van het Delftse gemeentearchief.
10 TH. P. M. HUIJS (red.), Overzicht van de inhoud van de archiefbewaarplaats van
het Sociaal Historisch Centrum voor Limburg, in: Studies over de sociaal-economische
geschiedenis van Limburg 19 (1974) [Jaarboek van het Sociaal Historisch Centrum voor
Limburg45-202, citaat op blz. 64.
251
