Verdere maatregelen, te nemen in verband met de verhuizing (omstreeks oktober
1977), zullen tijdig worden bekendgemaakt.
Op aller begrip voor het tijdelijk ongemak, uit deze maatregelen voortvloeiende,
hoopt de rijksarchivaris te kunnen rekenen. Tegen het einde van 1977 zullen be
zoekers in het nieuwe gebouw welkom zijn.
Commissies
De permanente commissie voor de post- en archiefzaken bij de rijksadministratie
heeft in 1975 de herziening van het Besluit post- en archiefzaken bij de rijksad
ministratie (K 425) aangeboden aan de minister van Binnenlandse Zaken. Bij het
opstellen van deze herziening heeft de commissie gestreefd naar aanpassing aan
de Archiefwet 1962 en het Archiefbesluit, een meer volledige omschrijving van de
taak van het centraal onderdeel belast met de post- en archiefzaken en het verbe
teren van gebleken onduidelijkheden en vernieuwing van de terminologie. In het
kader van de vernieuwing van de terminologie stelde de commissie voor het ge
noemde centraal onderdeel voortaan aan te duiden als Algemene secretarie. Ver
der zijn definities opgenomen voor ordeningsplan en archiefcode. De commissie
zag als doelstelling van de Algemene secretarie het verschaffen van informatie
door middel van stukken. Hieruit vloeien de volgende taken voort: het beheer
van het archief, waaronder begrepen de archiefdocumentatie, de zuivering, de in
ventarisering en de voorbereiding van de overbrenging; het vormen van het ar
chief; de produktie en reproduktie van stukken; de registratie van stukken; het
interne vervoer van stukken; het ontvangen en verzenden van de post en het be
geleiden van de behandeling van de post- en archiefzaken bij de overige tot het
departement behorende rijksorganen. Een en ander heeft ertoe geleid, dat voor
gesteld wordt het bestaande hoofdstuk 4 te splitsen in drie nieuwe hoofdstukken
t.w.: de administratie van post- en archiefzaken, het beheer van het archief en
vervaardiging van stukken. In overleg met de algemene classificatiecommissie
voor de overheidsadministratie stelde de commissie voor de positie van deze com
missie opnieuw te regelen in het kader van het nieuwe besluit.
De minister van Financiën verzocht ontheven te worden van het gebruik van het
fiche-doorschrijf-systeem. Deze wijze van postbehandeling zou dan vervangen wor
den door een reproduktiemethode. Betreffende minister is geantwoord, dat de
commissie geen bezwaar heeft tegen de voorgestelde verandering van werkwijze,
echter onder voorwaarde dat deze methode niet gebruikt zal worden voor de in
schrijving van stukken die worden behandeld volgens de regels van het Beveili-
gings-voorschrift II, 1961.
De subcommissie Technische en materieelaangelegenheden stelde richtlijnen op
318
voor een goede voorbereiding op het fotografisch inschrijven van de post. Deze
richtlijnen, die bedoeld zijn als een lijst om te controleren of alles wat nodig is,
alvorens op het mechanisch inschrijven over te gaan, gedaan is, is als bijlage I bij
het verslag opgenomen.
Op verzoek van enige leden stelde de voorzitter een stuk samen betreffende de
eventuele gevolgen voor de afdelingen post- en archiefzaken van de Auteurswet
1912 en het K.B. van 20 juni 1974 S.351, inzake het kopiëren van auteursrechte
lijk beschermde werken. De tekst van dit stuk is als bijlage II aan het verslag
toegevoegd.
De commissie maakte haar bevindingen aangaande advies nr. 70 van de Archief-
raad over de verkorting van de overbrengingstermijn van archiefbescheiden ken
baar aan de minister van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk. Zij is van
mening dat het, gezien het huidige personeelsbestand, niet mogelijk is de over
brengingstermijn te verkorten. Zou dit wel gebeuren, dan zou rekening gehouden
moeten worden met de te verwachten nieuwe wettelijke maatregelen ter bescher
ming van de persoonlijke levenssfeer en zou voorgeschreven moeten worden, dat
alle ingekomen brieven van particulieren, waarvan de openbaarmaking krachtens
de Auteurswet verboden is, afzonderlijk moeten worden behandeld.
De heer A. Westra van het Ministerie van Landbouw en Visserij werd als voor
zitter van de subcommissie Semi-statische archieven opgevolgd door de heer G.
Gans van het Ministerie van Defensie.
De algemene classificatiecommissie voor de overheidsadministratie zette in 1975
de aanpassing van de standaardcode aan de adviescode voort, alsmede de indeling
van de rubriek milieuhygiëne. De commissie bleef met belangstelling de ontwik
keling van de UDC volgen. Zij had bemoeienis met registratuurplannen van de
ministeries van Binnenlandse Zaken, van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk
Werk en van Volksgezondheid en Milieuhygiëne, met de archiefcodes voor de
Provinciale raden voor de volksgezondheid, voor de waterschappen, veenschappen
en veenpolders en voor de Gas-, Elektriciteits- en Waterleidingbedrijven in Ne
derland.
Bij de nabespreking van de archiefcode voor de Internaten voor bijzonder jeugd
werk werd de commissie erop geattendeerd dat het Centraal Adviesbureu voor
organisatie, documentatie, registratuur en personeelsbeheer (O.D.R.P.) van de
Vereniging van Nederlandse Gemeenten (V.N.G.) experimenteert met ordenings
schema's die geen archiefcodes zouden zijn, maar structuurplannen. De commis
sie heeft daarop verzocht om een bespreekstuk, waarin de O.D.R.P.-opvattingen
over de door hen voorgestane wijze van archiefordening worden uiteengezet. In
dat document zou dan tevens ingehaakt kunnen worden op de opvattingen over
de organisatie van overheidslichamen, zoals die door O.D.R.P. worden uitgedra
gen.
De commissie constateert, dat omstandigheden buiten haar om het niet mogelijk
maken archiefcodes van een groot aantal overheidsorganen in behandeling te ne
men.
319
