Een aantal registers is reeds thans niet meer te gebruiken. Het papier van de dubbe
len van de B.S.-registers, berustend in het Hof van Justitie, verkeert eveneens in
slechte staat. Gelukkig is het CHA bezig de gegevens van deze dubbelen op micro
film vast te leggen. Het zou een goede maatregel zijn de ambtenaren van de BS
te ontlasten van de zorg voor het zwaar beschadigde materiaal, dit te restaureren,
te conserveren en de BS in plaats daarvan te voorzien van goede ingebonden xerox-
copieën als werkexemplaren.
3. Nergens getraind personeel voor het beheer van de oude archieven.
Dit is in zoverre verbeterd dat thans het CHA is ingesteld en met een staf van
medewerkers reeds veel werk heeft verzet. Aan training echter mankeert het nog
door het ontbreken van een archiefopleiding in de Antillen.
4. Er is geen algemene archiefwetgeving, welke de verantwoordelijkheid voor de
zorg voor de archieven, alsmede de supervisie daarop, regelt.
Het moet betreurd worden, dat nog steeds niet in een wettelijke archiefregeling is
voorzien, hoewel enige ontwerpen gemaakt werden en besproken, zowel in een
daartoe gevormde commissie als met vakgenoten. Zonder een wettelijke regeling
is een juiste organisatie van het archiefwezen niet mogelijk.
5. Er zijn geen vzaarborgen, die onbevoegden verhinderen de overheidsarchieven
als speciaal jachtterrein te gebruiken, waardoor speciaal op de kleinere eilanden
van de NA een heilloze verwarring is aangericht en zelfs gedeelten van de
overheidsarchieven in particuliere handen moeten zijn geraakt.
Bij het onderzoek is niet gebleken, dat men aan deze ernstige klacht aandacht heeft
besteed. Als wordt toegestaan, dat een particulier zonder toezicht ongeordende en
niet-geïnventariseerde overheidsbescheiden onderzoekt, dan valt het niet te bewijzen,
als er bij dat onderzoek stukken zijn ontvreemd.
6. De uitlening van overheidsarchief bescheiden dient men aan strenge voorschriften
te binden.
In afwachting van een wettelijke regeling zou de uitlening van archiefbescheiden
moeten worden verboden als geen waarborgen voor een veilige bewaring en des
kundig toezicht kunnen worden gegeven. In plaats van de originelen uit te lenen zou
kunnen worden volstaan met het verstrekken van b.v. xeroxcopieën.
7. Regels voor de opname van de niet meer door de lopende dienst gebruikte stuk
ken worden niet nageleefd, ook door gebrek aan opneemruimte van de archief
bewaarplaatsen.
Door het ontbreken van een Archiefwet is het regelmatig overbrengen van archief
bescheiden niet geregeld. Er is derhalve nog geen sprake van het bestaan van een
aan een wettelijke regeling ontleend recht om overheidsbescheiden na verloop van
een bepaalde tijd vrijelijk in te zien. Helaas is nog steeds waar hetgeen mevrouw
Meilink verder rapporteerde: er is gebrek aan behoorlijke opnameruimten.
[126]
8. Geen vaste regels zijn vastgesteld volgens welke de overheidsadministraties hun
overtollig papier moeten vernietigen.
Met de plannen voor de inrichting van behoorlijke archiefbewaarplaatsen houdt de
selectie en de vernietiging van bescheiden, welke noch administratieve of juridische
noch historische waarde hebben, ten nauwste verband. Een algemene regeling voor
het vernietigen van archiefbescheiden bestaat nog niet. Wel is er in 1959 voor het
Eilandgebied Aruba een lijst van voor vernietiging in aanmerking komende archief
stukken vastgesteld (Besluit van het Bestuurscollege van 12 mei 1959, nr. 167/1959).
Mede om economische redenen moet spoedig in een vernietigingspraktijk worden
voorzien. Het vraagstuk vereist een afzonderlijke bestudering waarbij Nederland
van advies kan dienen. Door wettelijke regeling kan de procedure om tot vernietiging
te geraken worden vastgesteld.
9. Er is gebrek aan adviseurs voor de vernietiging, waardoor historisch belangrijk
materiaal zeer groot gevaar loopt te verdwijnen ten gevolge van onoordeelkun
dige vernietiging door ambtenaren van de administratie van wie geen historische
scholing kan worden verwacht.
Betrouwbare selectie van archiefbescheiden kan slechts worden bereikt door overleg
tussen registrator, beleidsadministratie en archivaris. Het rekening houden met de
doelstelling van het archiefvormende orgaan en de uitgevoerde taak vormen de
basis voor dit overleg. Historische scholing van de selecteur alleen is niet voldoende.
Bekendheid met administratieve en juridische consequenties als gevolg van admini
stratieve regelingen is ook noodzakelijk evenals kennis van de archivistiek.
10. Door de huidige beheerders, die hiervoor ook niet zijn opgeleid, worden de meest
elementaire regels voor het ordenen en beschrijven van archieven niet toegepast.
Deze stelling moet in 1975 genuanceerder worden geponeerd. Ze geldt zeker niet,
voor wat het ordenen van de dynamische archiefbescheiden betreft, die van Cura-
?ao en Aruba. Het inventariseren is een vak dat in de Antillen nog in de kinder
schoenen staat. De daarmee belaste ambtenaren van het CHA verstaan de kunst
redelijk, maar moeten op dit punt verder worden opgeleid. Op Aruba is een begin
gemaakt met een juiste ordening van het oude archief, nl. in de oorspronkelijke
administratieve orde. Op Saba toonde de Administrateur veel belangstelling voor
het inventarisatiewerk. Hierdoor werd een begin gemaakt aan de ordening van het
daar berustende statistische archief. Maar overigens viel elders nog de tien jaar
geleden gesignaleerde archterstand te constateren.
11. Een centraal archief voor opname van niet meer door de administratie gebruikte
stukken ontbreekt in de NA.
De klacht van mevrouw Meilink, de nadere pogingen van drs. Roessingh en vooral
de activiteiten van de Landsarchivaris en de Landsregering hebben geleid tot de
bestemming van een gedeelte van een voormalig klooster aan de Roodeweg 7A te
Willemstad tot centrale archiefbewaarplaats. Vergeleken bij vroegere huisvestingen
is dit zeker een verbetering, al laten de klimaatregeling en de toestand van het nood-
[127]
