staan? En wat te denken van de houdbaarheid van zovele andere produkten van
de moderne administratie? Als het daarover gaat mag men mij de microfilm wel
geven! Natuurlijk, men kan b.v. de via lichtdruk verkregen tekening, alleen omdat
hij in zekere zin origineel is, 'leuker' vinden dan de daarvan te vervaardigen
reproduktie. Maar moet het hele vraagstuk nu werkelijk met dergelijke argu
menten worden afgedaan? Zou het ons niet veel méér moeten gaan om de instand
houding van de gegevens zelf en het efficient gebruik daarvan?
Door de praktijk onderwezen, verwacht ik niet dat vorenstaande mededelingen
en opmerkingen tot gevolg zullen hebben dat al mijn collega's zich onmiddellijk
op deze nieuwe problematiek gaan werpen. Hetgeen door mij als werkelijkheid is
gesignaleerd, schijnt voor velen nog heerlijk ver weg te zijn. Ruim voldoende
althans om zich voorlopig geen zorgen te maken. Deze schijn zou intussen wel
weer eens flink bedrieglijk kunnen zijn, maar dat laat ik verder rusten. Voor mij
staat vast dat we vroeg of laat toch allen met deze ontwikkelingen zullen worden
geconfronteerd. Zoals het kleitablet nu toch wel vrij algemeen in onbruik is ge
raakt. zo zal ook het papier terrein gaan verliezen aan de computerband of -schijf
en de microfilm. Daarbij is niet relevant de vraag wat wij er nu eigenlijk
wel van vinden, hoewel ik wat dat kleitablet betreft inderdaad een duidelijke
mening heb. Waar het mij op dit moment vooral om gaat is aan te geven dat aan
een nadere bezinning op de bepaling van artikel 3, 2e lid, niet valt te ontkomen.
In de eerste plaats dus, zoals hiervoor uitvoeriger is uiteengezet, in verband met
de intrede van de microfilm als origineel archiefstuk. En in de tweede plaats om
dat de huidige redaktie in zekere zin verhindert, althans niet bevordert, dat gege
vens op duurzamer materiaal worden overgenomen, waarbij ik met name denk
aan de technische tekeningen (lichtdrukken).
In het vorenstaande heb ik er voor gepleit om de microfilm ook een plaats te
geven als vervanger van andere stukken dan termijnstukken. Ik beweerde niet
dat het goed zou zijn om de deur open te zetten voor een volledige vervanging
van al onze archieven door microfilm. Wat mij voor ogen staat is de mogelijkheid
om bepaalde categorieën van archiefbescheiden, geen termijnstukken zijnde, te
vervangen door microfilm.
Een niet onredelijke, maar voor mij nog moeilijk te beantwoorden vraag zou nu
kunnen zijn op welke wijze het vorenstaande in het Archiefbesluit zou moeten
worden verwerkt. Het probleem daarbij is namelijk dat de struktuur van het ge
hele artikel 3 is gebaseerd op het lijstenstelsel, terwijl het hier juist gaat om op
zichzelf niet-vernietigbare, dus niet op dergelijke lijsten te plaatsen stukken. Ook
het 4e lid van artikel 3, handelende over de zogenaamde incidentele vernietiging,
lijkt mij niet de juiste plaats om deze zaak te regelen. Dit 4e lid dient namelijk
eveneens te worden gehanteerd tegen de achtergrond van het lijstenstelsel. Het
is bestemd om voorlopige oplossingen te geven als bepaalde archiefbescheiden
nog niet in lijsten zijn omschreven. En tevens om oplossingen te geven in zeer
exceptionele gevallen, waarin door de lijsten eenvoudig niet valt te voorzien.
Maar dit 4e lid is beslist niet bestemd om een blijvende oplossing te geven voor
het probleem als door mij naar voren gebracht. Ik vrees dan ook dat het inbouwen
[440]
van de door mij bepleite mogelijkheden een nogal ingrijpende reconstructie van
artikel 3 zou vergen. Daarop thans nog verder in te gaan, lijkt mij nog niet direkt
urgent.
Op dit ogenblik lijkt mij verreweg het belangrijkst dat over de door mij be
schreven problematiek eens in bredere kring wordt nagedacht.
H. W. van Veldhuizen
SUMMARY
Microfilm and destruction. Should the Archives Decree be adapted?
In the Netherlands lists have been made up of documents destroyable after a certain
length of time.
Article 3 of the Archives Decree stipulates that documents mentioned in these lists
may be destroyed sooner if reproductions of the same are kept. The main idea here
is microfilm.
The author is of the opinion that also other documents - so documents of perma
nent value - should be replaced by microfilm. Here he thinks mainly of infor
mation on carriers less durable. For instance vast quantities of technical drawings
many of which fade to a high degree after some time. As long as one is obliged to
keep the original of a document, too, one will not easily bring oneself to reproduce
it on more durable material.
The author points out next that in the application of the COM-system (i.e. Com
puter Output Microfilming) the information is given directly on microfilm. Then
information of permanent value may also be involved. The Archives Decree does
not permit in this case, however, to replace the paper documents, dating from
before the COM-system, by microfilm afterwards. For this information of perma
nent value has not been entered on the before-mentioned lists. Besides: the one is
allowed to apply the COM-system whereas the other is not allowed to replace his
paper documents carrying similar information by microfilm. Altogether this is an
unsatisfactory situation.
For a long time a lot has been said about the evidential value of documents. The
author, however, points out that the evidential value has not been a major issue
(quite justly) for the present Archives Act. Now, too, according to the before-
mentioned lists documents may be replaced by microfilm which documents in due
time might be needed to prove certain rights. The responsibility lies with the person
who orders the microfilming.
For that matter we must realize that most documents are not documents with
material evidence without more ado. Why should a microfilm have less evidential
value than an unsigned paper document?
The author finds it highly necessary that more legal possibilities come into being for
the replacement of paper by microfilm. The preservation of information and the
efficient use of the same could be promoted that way.
[441
