tieve faktor kan zijn. Vooral deze ontwikkeling in de funktie van de microfilm
zal gaan leiden tot een steeds ruimere toepassing, waaromtrent ik hierna nog wel
het een en ander hoop te zeggen.
Intussen heeft de genoemde bepaling mij niet alleen geboeid in verband met de
technische ontwikkelingen. Wat mij ook sterk heeft aangesproken is het feit dat
deze bepaling verscheen in een tijd waarin vele ernstige beschouwingen werden
gewijd aan de bewijswaarde van de reproduktie. Ik ben er nog altijd gelukkig
mee dat het Archiefbesluit op dit punt een soort van Gordiaanse knoop heeft
doorgehakt. Immers, wanneer men de pessimisten moest geloven, dan zou het
gebruik van reproduces nogal wat risico's met zich meebrengen. Wat zouden
we toch moeten beginnen als de gegevens eens zouden moeten dienen in een
proces? Wat zou de rechter er dan eigenlijk wel van vinden? Overigens vroegen
deze zorgzame zielen zich blijkbaar helemaal niet af hoe die zelfde rechter in
dergelijke omstandigheden zou oordelen over de originele bescheiden, waarvan
99% geen 'akten', dus ook geen algemeen erkende bewijsstukken zijn.
Bijzonder aardig bij dit alles is, dat bedoelde risico's zich dan toch zeker ook
wel moeten voordoen bij de stukken die volgens artikel 3 na reproduktie ver
nietigd mogen worden. Te denken valt hier o.a. aan de enorme hoeveelheden
stukken van financiële aard. Zouden de risico's niet juist hier het grootste zijn
Van bezwaren tegen bedoelde bepaling of van in de praktijk gerezen moeilij
heden heb ik echter sedert 1968 nog steeds niet vernomen. Het zou trouwens van
de afzender van het Archiefbesluit ook niet zo vriendelijk zijn geweest als deze
de geadresseerden op deze wijze een juridisch mijnenveld had binnen geloodst.
Anderzijds mag deze er mijns inziens echter wél van uitgaan dat van de geboden
mogelijkheden een verstandig gebruik zal worden gemaakt. Hij zal beslist met
hebben bedoeld: reproduceer en vernietig nu maar raak, want ik betaal de scha e.
De beheerders van de archieven worden hier behandeld zoals ieder mens graag
behandeld wordt, namelijk als een denkend wezen en niet als een robot. De hele
constellatie van artikel 3, 2e lid, komt dus hier op neer: zij geeft toestemming tot
vernietiging, met behoud van bepaalde eigen verantwoordelijkheden. Mij dunkt,
een gezonde situatie. Tot zover valt bedoelde bepaling dan ook nog steeds bij
zonder te waarderen.
Ik zou echter nog wat nader ingaan op de moderne toepassing van de microfilm.
Hiervóór ging het vooral over de microfilm als reproduktie, als vervanger van het
originele papieren archiefstuk. Daarbij wees ik er reeds op dat de belangstelling
voor de microfilm stijgt, naarmate men deze, behalve als compact opslagmidde
van gegevens, ook beter in het administratieve proces kan gebruiken.
Zonder de lezer al te zeer te vermoeien met technische bijzonderheden, wil ik er
dan nu met zekere nadruk op wijzen dat er vandaag de dag in het administratieve
proces microfilms ontstaan die geen 'reprodukties' bevatten, maar zelf de originele
archiefbescheiden zijn. Toegegeven, de aanwezigheid van een film doet de voor
afgaande aanwezigheid van een (papieren) origineel veronderstellen. Echter
kan het ook niet helpen tegenwoordig hoeft dat met meer.
Een voorbeeld uit de praktijk lijkt hier wel op zijn plaats. Bij de dienst van
[438]
Gemeentewerken te Rotterdam kent men sinds 1973 geen papieren grootboek
meer. Het enige en echte grootboek bestaat hier uit microfilmmateriaal. Omvatte
dit grootboek voorheen ruim 5 strekkende meter kaarten per jaar, nu omvat het
2 microfilmpjes, elk netjes opgeborgen in een doosje van ongeveer 10x10x2
centimeter. Een duplicaat bevindt zich, uit veiligheidsoverwegingen, bij de Ge
meentelijke Archiefdienst.
Als summiere technische toelichting diene, dat bedoelde filmpjes de output vormen
van de computer, in het kader van het zogenaamde COM-systeem (Computer
Output Microfilming). De gang van zaken is daarbij dat de gegevens van de mag
neetband van de computer rechtstreeks op een microfilm terecht komen en daarna
met behulp van een leesapparaat kunnen worden geraadpleegd. Het is dus niet
zo dat er b.v. eerst kettingformulieren ontstaan, die vervolgens worden gefilmd.
Terug naar de vernietigingsvoorschriften. Zoals men weet is het grootboek vol
gens de tegenwoordige normen na bepaalde tijd vernietigbaar. Met het tegen
woordige Rotterdamse grootboek is dan ook, bezien tegen de achtergrond van
de vernietigingsvoorschriften, nog niet zo veel bijzonders aan de hand. Het is
echter beslist niet ondenkbaar, maar zelfs waarschijnlijk, dat er straks archief
bescheiden in filmvorm ontstaan, die niet behoren tot de zogenaamde termijn
stukken. We krijgen dan, als het Archiefbesluit niet wordt aangepast, toch wel
een heel vreemde toestand. Het zal dan immers zo zijn dat de administratie die
via het COM-systeem met de microfilm begint een filmarchief mag opbouwen,
maar dat de administratie die met papier begint, dit papier niet mag vervangen
door filmmateriaal, alleen omdat het geen termijnstukken zijn. Stapt laatstbe
doelde administratie dan alsnog op het COM-systeem over, dan mag het nieuwe
archief uit film bestaan, maar het voorafgaande gedeelte mag niet alsnog door
film worden vervangen. En nu zei ik in het begin dat ik er geen voorstander van
ben om te microfilmen als het er daarbij slechts om gaat het origineel een paar
jaar eerder weg te kunnen doen. Maar wanneer het gaat om gegevens die blijvend
moeten worden bewaard, wordt het allemaal toch wel even anders!
Zoals ik geprobeerd heb aan te tonen, kan het aspect van de bewijswaarde geen
uitgangspunt vormen bij het opstellen van vernietigingsvoorschriften. Deze ver
nietigingsvoorschriften zullen daarnaast ook nooit kunnen verhinderen dat de
microfilm zijn opmars als origineel archiefstuk vervolgt. Een en ander brengt mij
dan ook tot de vraag, wat er nu eigenlijk op tegen is om de microfilm óók een
plaats te geven als vervanger van archiefbescheiden, waarvan de gegevens blijvend
moeten worden bewaard. Ik denk hierbij b.v. aan de massa's technische tekeningen
betreffende de bouw van bruggen, tunnels, overheidsgebouwen, woningbouw door
de overheid enz. Ook aan de honderden meters besluiten en tekeningen betref
fende de gemeentelijke bouwvergunningen. Nogmaals, waarom moet worden belet
dat dergelijke archiefbescheiden door microreprodukties worden vervangen? Of
moeten we het, na al het vorenstaande, misschien nog hebben over de materiële
houdbaarheid van de verschillende produkten? Maar wat dan te denken van de
technische tekeningen, die alle worden vervaardigd volgens het lichtdrukprocédé,
waarvan de voortbrengselen toch zeker niet als bijzonder duurzaam genoteerd
[439]
