Dit verzoek werd door de Archiefraad ondersteund (advies 66 van 8 november
1974). Het is verheugend dat de minister op dit verzoek positief en öp korte tèrmijn
heeft gereageerd: dé gevraagde circulaire nr. MMA/Ar 177.507 I is op 10 janua'ri
1975 aan alle ministers gebonden (zie bijlage 2). De minister van binnen
landse zaken is bovendien gevraagd de zakelijke inhoud van de brief ter kennis
te bréngen van de provinciale besturen en deze te vragen de mededeling door te
geven aan de gemeente- en waterschapsbesturen in hun ambtsgebied. Aan dit verzoek
is door de minister van binnenlandse zaken gevolg gegeven.
Toezicht op het beheer
Artikel 25, tweede lid. van de Archiefwet 1962 bepaalt dat de gemeentearchivaris
toezicht uitoefent op het beheer van de niet-overgebrachte gemeentelijke archiefbe
scheiden. Deze bepaling, indertijd naar aanleiding van het voorlopig verslag van
de tweede kamer in het wetsontwerp opgenomen, heeft de acties van het Landelijk
contactorgaan voor gemeentesecretarissen en de Vereniging van Nederlandse ge
meenten en een amendement-Versteeg c.s. tot schrapping doorstaan. Het commen
taar van Duparc en Hinrichs (blz. 103-104) is, bij uitzondering, zeer summier en
verwijst slechts naar de kamerstukken. Bij de, in het najaar van 1974, in het kader
van de door de rijks archiefschool georganiseerde voortgezette vorming, gehouden
cursussen 'De Archiefwet 1962 in de praktijk' en 'Methodiek van de gemeentelijke
archiefinspectie' werd ik gewezen op de interessante uiteenzettingen van staatssecre
taris Scholten over de betekenis van artikel 25. lid 2 opnieuw.een aansporing om
niet altijd uitsluitend op het blauwe commentaar af te gaan, maar vooral ook de
kamerstukken zelf op te slaan.
Artikel 25, lid 2, roept twee vragen op: bij wie berust het toezicht op het beheer in
gemeenten waar geen gemeentearchivaris is benoemd? Hoe verhoudt dit toezicht op
het beheer zich tot het in artikel 26 van de Archiefwet 1962 aan gedeputeerde staten
opgedragen toezicht op de zorg voor de gemeentelijke archiefbescheiden?
Staatssecretaris Scholten zei bij de behandeling in de tweede kamer (Handelingen
1959-1960, blz. 2031-2032), na een uiteenzetting over de inhoud van de begrippen
zorg en beheer (zie Duparc-Hinrichs, blz. 18-19):
Dat toezicht bij die gemeente, waar de gemeentearchivaris wordt benoemd, is dus
eigenlijk een onderdeel van het toezicht, dat de provinciale inspecteur anders in het
algemeen zou voeren. Wat zou er nu gebeuren, als men artikel 25, tweede lid,
schrapte? Dan gaat men de taak van de gemeentearchivaris, die een uiterst deskundig
man is. wat dat deel van zijn werk betreft overdragen aan de provinciale inspecteur,
die daardoor natuurlijk veel meer werk krijgt. Die inspecteurs zullen dus in groter
getale aanwezig moeten zijn en er zullen meer ambtenaren op dat niveau moeten
zijn. Het voordeel van de gemeentearchivaris is juist, dat die in de gemeente een
nauw en levend contact met de gang van zaken heeft
De gemeentearchivaris verlicht de taak van de provinciale inspecteur. Het toezicht
op de zorg is het meerdere en het toezicht op het beheer is het mindere. Ik geloof,
dat het daarom van belang is, deze bepaling te handhaven
[402]
'Dat er een afwijkende terminologie is gebruikt, is wel duidelijk, want er zijn per
slot van rekening gemeenten, waar geen gemeentearchivaris is. Er moet dus in het
systeem van de wet zeker zijn toezicht, ik heb het, toen ik sprak over het toezicht op
de verschillende niveaus, reeds gezegd, dat er toezicht is op gemeenten, waterschap
pen en organen, krachtens gemeenschappelijke regelingen, van een deskundige. Dat
is dus bij die gemeenten in het algemeen een provinciaal inspecteur, tenzij er een
gemeentearchivaris is. Maar juist omdat men ook in dat geval de provinciale inspec
teur toch met een algemeen toezicht wil blijven belasten, omdat dat weer past in de
totale gedachte van de opzet van provincie en gemeenten, vanuit de gedachte van
controle door Gedeputeerde Staten op de gemeenten, heeft men daar het 'toezicht
op de zorg' laten staan en heeft men het 'toezicht op het beheer' genomen. Ik geloof,
dat daardoor het systeem van de wet volkomen is gehandhaafd en dat wij een rare
doublure zouden hebben gehad, als wij hier ook weer diezelfde woorden 'toezicht op
de zorg' zouden hebben gebruikt', (in het voorlopig verslag was voorgesteld de ge
meentearchivaris te belasten met hét toezicht op de zorg: zie Duparc-Hinrichs, blz.
103). -
Uit de aangehaalde woorden van de staatssecretaris (in het bijzonder de door mij
gecursiveerde woorden) volgt dat het toezicht van de gemeentearchivaris is gedacht
als een verlichting van de toezichthoudende taak van de provinciale inspecteur (na
mens gedeputeerde staten). In gemeenten waar geen archivaris is benoemd, blijft het
toezicht van de provinciale inspecteur in volle omvang bestaan. In gemeenten waar
geen archivaris is benoemd is het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte
archieven volgens de V.N.G.-modelverordening opgedragen aan de gemeentesecre
taris. Ik acht dit niet in overeenstemming met de bedoeling van de regering, zoals
deze uit de aangehaalde passages blijkt. Gelukkig is de praktijk in de meeste pro
vincies deze, dat de provinciale inspecteur in de gemeenten zonder archivaris inder
daad zijn toezicht in volle omvang uitoefent, daarbij uiteraard gebruik makend van
de aanwezige lokale deskundigheid.
Streekarchiv ariaten
In Stcrt. 1975-23 is gepubliceerd de nieuwe gemeenschappelijke regeling Streek-
archivariaat Peelland 1974. Na Noord-Kempenland (Stcrt. 1974-14) heeft nu ook
het streekarchivariaat Peelland een met de geldende Archiefwet 1962 in overeen
stemming gebrachte regeling. Alle overige, bij de inwerkingtreding van de Archief
wet 1962 op 1 mei 1968 bestaande, streekarchivariaten fungeren nog op basis van
een naar de oude wet gemodelleerde gemeenschappelijke regeling.
Een van de voornaamste verschilpunten tussen de Archiefwet, 1918 Stb. 378 en de
Archiefwet 1962 is, dat de nieuwe wet aan de gemeentearchivaris het toezicht op
het beheer van de niet overgebrachte gemeentearchieven opdraagt (artikel 25, tweede
lid). Wanneer nu de streekarchivaris door de raden der gemeenten tot archivaris
in elk der gemeenten zou zijn benoemd, is er geen probleem: hij is dan volgens de wet
belast met het toezicht op het beheer. Naar ik meen bestaat deze situatie echter in
geen enkel streekarchivariaat.
[403
