II. Schets van een mogelijke archieforganisatie
Inspektie archieven
Nederlandse archiefdiensten
registratie en
archivering,
beheer moderne
archieven
beleidsontwikkeling
adviezen ter financiering
zorg voor en beheer van are
inventarisatie en publicatie
hieven
rijk, rijksinstellingen, gewesten, waterschappen,
ev. plaatselijke besturen
bestuurlijke organen in Nederland
moderne bestuurlijke geleding niet aanwezig was, stof te over voor geschillen en
problemen (zie o.a. het artikel van Fasel over de 'successie-oorlog')1. Voor de mo
derne archieven komt het probleem van de talloze duplicaten van overheidsbeschei-
den naar voren; dit probleem wordt mede veroorzaakt door de sterke geleding en
gelaagdheid van het landsbestuur. Gepaard daarmee gaan de punten van bezorgd
heid ten aanzien van het toezicht op de zorg voor en het beheer van archiefbeschei
den. Deze probleemgebieden zijn niet ontstaan door het aanwezig zijn van een
struktuur, maar door het behoud van rechten en autonomie, die in wezen met een
goede zorg voor archieven weinig te maken hebben. Het doel van de organisatie
van het archiefbeheer en van de zorg voor de archieven is toch niet anders dan het
goed geordend en toegankelijk bewaren van de (schriftelijke) neerslag van het over
heidshandelen voor de bestudering van dit handelen, voor het handhaven van de
demokratische grondslagen van deze maatschappij en voor vele oogmerken op het
gebied van cultuur-recht-historie etc.
Een mogelijk ander archiefsysteem (schets II)
Een ander systeem is zeker denkbaar, indien wordt uitgegaan van de aard en doel
einden van de onderdelen van de archiefzorg zonder zich te 'verorganiseren' in ge
laagdheden en autonomieën, die voor het archiefbeheer niet van belang zijn. Hier
bij wordt uitgegaan van de functionele delen van het archiefwerk.
In de huidige ontwikkeling verdienen in het raam van dit betoog twee punten de
aandacht:
1. het streven naar herstrukturering en hergroepering van het openbaar bestuur
ook in het toekennen van taken aan de onderdelen van het openbaar bestuur;
2. de steeds nieuw naar voren komende andere mogelijkheden voor het verwerken
en beheren van informatie.
De tendens naar schaalvergroting bij het openbaar bestuur met de wens gelijktijdig
de verbindings- en contactlijnen kort te houden, gaat ook weerslag hebben op de
archiefvormende organen. Sommige zullen verdwijnen, andere krijgen nieuwe taken.
De nieuwe ontwikkelingen in de informatie versterken de wens naar een eenvoudige,
degelijk georganiseerde opzet. Eenvoudig kan men stellen dat bij de herstrukturering
een aantal indelingen blijven bestaan: staatsorganen, regionale besturen en water
schappen en eventueel kleine lokale besturen.
Analyse van archiefhandelingen levert een volgende indeling:
1. vorming en ontstaan van archiefbescheiden;
2. beheer van niet-overgebrachte archieven (voortgangscontrole, vernietiging);
3. ordening en overbrenging van de bescheiden naar een archiefbewaarplaats;
4. zorg voor en beheer van de overgebrachte archiefbescheiden;
5. toezicht op de onder 14 genoemde zaken.
Bij elk der archiefvormende organen zijn deze handelingen gelijk. Voorgesteld wordt
nu deze handelingen, ongeacht de aard van het bestuursorgaan, regionaal te bun
delen. De handelingen 1 en 2 zijn aan het bestuursorgaan gebonden, voor de overige
1 Nederlands Archievenblad 1974, blz. 108-123.
390]
o>
O)
*U
"O
O)
O)
O)
O)
O)
[391]
