4. Klappers
De eerste ingang tot de verzameling is de catalogusindeling; door de beschrijvingen
systematisch te rangschikken maakt men het snel vinden van afbeeldingen van een
bepaald onderwerp mogelijk. De vraag is echter niet altijd gericht op de onder
werpen die gediend hebben als richtlijn voor de catalogusindeling. B.v. kan er
gevraagd worden naar afbeeldingen van bepaalde auteurs, personen voorkomend op
afbeeldingen, bouwwerken, huisnamen, voer- en vaartuigen, klederdrachten enz.
D.m.v. klappers kan men dit soort zaken vindbaar maken. In de klappers wordt
verwezen naar de nummers (liefst de niet veranderende stamnummers) van de afbeel
dingen; op het daarmee corresponderende fiche vindt men verdere gegevens. Een
enkel toelichtend woord in de klapper kan veel zoekwerk beperken.
Een gevaar van het maken van klappers is, dat er teveel werk in gaat zitten, doordat
men te uitvoerig wordt. Een richtsnoer bij het bepalen van wat voor klapperen in
aanmerking komt, is de vraag van de gebruikers (beheerders en derden) van de atlas.
Om te voorkomen dat veel gegevens in veelvoud geregistreerd moeten worden, kan
men met verwijzingen werken. Voorbeeld:
Koningin Wilhelmina legt de eerste steen voor een kerkgebouw. Dit feit kan
geklapperd worden onder persoonsnamen, gebeurtenissen en gebouwen. Op
twee van de drie fiches kan men nu verwijzen naar het derde, waar de vereiste
gegevens te vinden zijn (vooral als het een serie afbeeldingen van dit onder
werp betreft, kan men door verwijzen veel werk besparen).
Een andere methode om bij het maken van klappers werk te besparen is de
catalogusfiches in veelvoud te maken6 en de duplicaten over de verschillende
klappers te verspreiden; b.v. door onderstreping van een bepaald woord kan men
de plaats van het fiche in de klapper aanduiden7.
5. De plaats van opberging der afbeeldingen. Standcatalogus.
Om een gevraagde afbeelding snel te kunnen vinden is het handig als de plaats van
opberging der afbeeldingen correspondeert met de volgorde waarin ze in de catalogus
vermeld staan. Dit levert wel een aantal problemen op: de afbeeldingen zijn van uit
eenlopende formaten, moeten wegens de techniek waarin ze vervaardigd zijn soms op
een speciale plaats opgeborgen worden, kunnen in een boek in de bibliotheek zitten
enz. Meestal echter zal men de catalogusindeling bij de opberging zoveel mogelijk
volgen. Een groot bezwaar hierbij is, dat men door voortdurend invoegen van
nieuwe aanwinsten regelmatig afbeeldingen van de ene kast of portefeuille naar de
^'.c^.es bunnen vermenigvuldigd worden door toepassing van stencil, lichtdruk foto-
copieëring enz. Desnoods door het maken van doorslagen op de schrijfmachine Voordeel
is, dat men op elke verwijzing volledige gegevens betreffende de afbeelding vindt en dat
het maken van verwijzingen een minimum aan tijd kost; nadeel is dat het aantal fiches
wel zeer groot wordt.
7 Het is mogelijk alle elementen van een afbeelding te ordenen met behulp van de
Iconclasseen decimale iconografische index, ontworpen door prof. dr. H. van de Waal
welke toegepast wordt op het 'DIAL'-project (Decimal Index of the Art of the Low
Countries) Hierbij zijn het Kunsthistorisch Instituut van de Rijksuniversiteit te Leiden
en net Rijksbureau voor Kunsthistorische Documentatie te 's-Gravenhage betrokken.
362
andere moet overplaatsen- Om dit te ondervangen Iaat men wel het verband tussen
de systematische catalogusindeling en de plaats van opberging geheel los het
eerst zal men dit doen voor de kostbaarste stukken, als die toch voornamelijk via
reprodukties geraadpleegd worden en bergt nieuwe aanwinsten in volgorde van
verwerving in kasten of portefeuilles. Een aan kast of portefeuille gekoppeld plaat
singsnummer maakt de afbeelding dan vindbaar. Nadeel van deze methode van
opberging is, dat het bijeenzoeken van afbeeldingen van hetzelfde onderwerp veel
werk geeft.
Om controle op de aanwezigheid van het afbeeldingenbezit te kunnen uitoefenen
maakt men een standcatalogus, waarvan de fiches in volgorde van de plaats van
opberging staan.8
6. Wat neemt men op in de catalogus?
In het algemeen: afbeeldingen die betrekking hebben op het verzamelgebied. Af
beeldingen die men toevallig in bezit krijgt, maar die tot het verzamelgebied van
een andere atlas behoren, trachte men in die andere atlas onder te brengen. Vaak
is dit echter niet mogelijk, omdat de betreffende afbeeldingen deel uitmaken van
een collectie die in zijn geheel in stand gehouden moet worden. Het bezwaar, dat
dergelijke afbeeldingen in een verzameling waar men ze niet zoekt, voor derden
moeilijk te vinden zijn, kan worden opgelost door van de betreffende collectie een
afzonderlijke catalogus (bij voorkeur gedrukt) te maken en die op ruime schaal te
verspreiden of door deze afbeeldingen op te laten nemen in een centrale catalogus.
Afbeeldingen waarvan het bestaan bekend is, die tot het verzamelgebied behoren,
maar waarvan men geen origineel of reproduktie bezit, worden niet in de catalogus
opgenomen.9
Afbeeldingen betreffende het verzamelgebied, die niet tot de topografisch-histori-
sche atlas behoren, maar wel bij dezelfde instelling (archief, bibliotheek, museum)
bewaard worden, kan men wel in de catalogus van de topografisch-historische atlas
opnemen. Bij voorbeeld: prenten in een boek, kaarten in een atlas, kaarten en tech
nische tekeningen, behorend tot een archief.10
C. De onderdelen van de catalogus.
Zoals hiervoor onder B 2 reeds gezegd is, wordt de catalogus onderverdeeld in een
aantal hoofdafdelingen, die volgens een viertal ordeningscriteria weer verder onder
verdeeld kunnen worden. De wijze van onderverdelen van elk der genoemde hoofd
afdelingen wordt hier nader besproken.
8 In verzamelingen die niet of slechts ten dele gecatalogiseerd zijn is de plaats van
opberging vaak de enige ingang op (dat deel van) de verzameling. Een systematische wijze
van opbergen heeft dan grote voordelen. Uiteraard is dit geen pleidooi voor niet-
catalogiseren.
9 Wel verdient het aanbeveling deze in de documentatie op te nemen. Zie hierna bij
'Documentatie' onder d. (blz. 380).
10 Zie mijn artikel over beschrijving (NAB 1975, 2e aflevering) noot 16 op blz. 143.
363
