afronding bereikt hebben, als b.v. het verworven oeuvre van een kunstenaar, een
verworven collectie die als eenheid bewaard blijft, of een gedeelte van het verzamel
gebied waarvan men mag aannemen, dat men vrijwel alle bestaande afbeeldingen
bezit (b.v. de stadsplattegronden tot 185(3). Een voorbeeld van een gedrukte cata
logus van een afgerond deel van een topografisch-historische atlas is die van de
Collectie Melchior' in het Gemeentearchief van Haarlem, uitgegeven in 1972.
Het bezwaar van veroudering kan men ondervangen door van tijd tot tijd supple
menten uit te geven. Het grote voordeel is, dat men overal in het land kan nagaan
wat er in een bepaalde verzameling aanwezig is.
d) Visuele catalogus. Vaak vindt men deze in combinatie met de onder a) en c) ge
noemde catalogusvormen: foto's aan fiches vastgehecht en illustraties in een gedrukte
catalogus. Fotoreprodukties van prenten, tekeningen en kaarten, in laden bewaard
of in albums, zijn zelfstandige vormen van een visuele catalogus. Voordelen zijn
dat een afbeelding een betere indruk geeft dan een verbale beschrijving en dat raad
plegen van de (vaak kwetsbare en kostbare) originelen tot een minimum beperkt
kan blijven.
2. De indeling
a) Bij de omschrijving van het doel van de catalogus stelden we voorop: 'een ge
ordend overzicht te geven van het bezit'. Een eerste middel om deze orde te
scheppen is, de verzameling te verdelen in een aantal hoofdafdelingen:
topografische afbeeldingen,
historie-afbeeldingen,
afbeeldingen betreffende het maatschappelijk leven,
personalia,
bouwtekeningen,
kaarten en plattegronden,
dynamisch beeldmateriaal.
Elk van deze categorieën moet weer op de daarvoor de meest geschikte wijze verder
onderverdeeld worden. Hiernaast kan het handig zijn om b.v. prentbriefkaarten,
diapositieven, fotonegatieven en affiches apart te catalogiseren. Onder C wordt
hierna verder op elk van deze onderdelen ingegaan.
b) De volgende ordeningscriteria staan ons voor de verdere onderverdeling van de
hoofdafdelingen ter beschikking:
le. alfabetische ordening: de beschrijvingen komen in alfabetische volgorde op
naam van auteur, afgebeeld gebied, persoon, onderwerp enz.,
2e. chronologische ordening: de volgorde wordt bepaald door de data der afge
beelde situaties,
3e. geografische ordening: de beschrijvingen worden gegroepeerd volgens de geo
grafische gebieden (provincies, gemeenten, wijken b.v.), waarop de afbeeldingen
betrekking hebben,
4e. ordening naar onderwerpen, ingedeeld in rubrieken.
[360]
Men kan, m.n. bij de geografische ordening en bij de ordening naar onderwerp, een
hiërarchische onderverdeling toepassen. Een bekend voorbeeld hiervan is de U.D.C.3
Bij de geografische ordening kunnen we ons een hiërarchische indeling voorstellen
als: Nederland, verdeeld in provincies, elk verdeeld in gemeenten, deze weer in
woonplaatsen en wijken. Uiteindelijk komt men echter steeds op een punt, waar
verdere hiërarchische onderverdeling niet meer mogelijk is; men moet dan verder
gaan, eventueel eerst met alfabetische en tenslotte met chronologische rangschikking
der beschrijvingen. Werken we het hierboven gegeven voorbeeld van hiërarchisch
onderverdeelde geografische ordening nog even verder uit, dan blijkt dat meestal
een hiërarchische onderverdeling van wijken niet zinvol meer is; men gaat dan over
op straten, alfabetisch gerangschikt volgens de straatnamen, waarna binnen elke
straat de chronologische volgorde gehanteerd wordt. Bij de onder C volgende be
spreking van de onderverdeling der hoofdafdelingen van de catalogus zal blijken,
dat vrijwel steeds combinaties van de genoemde vier ordeningscriteria gebruikt moe
ten worden.
3. Codering en nummering
Het ideaal van iedere beheerder van een verzameling is, elk stuk een code of nummer
te geven, door de plaats van het stuk in de verzameling bepaald, waarbij onbeperkt
invoegen van nieuwe aanwinsten in de catalogus mogelijk moet zijn. Een dergelijk
systeem is echter moeilijk te vinden; met een decimaal systeem komt men nog het
verst4.
Het kan handig zijn om de afdelingen van de catalogus, ontstaan door geografische
of onderwerpsgewijze indeling, met vaste codes aan te duiden5. Op het punt waar
men over moet gaan op alfabetische en/of chronologische rangschikking heeft
codering echter weinig nut meer. Men werkt dan verder het beste met naam of
trefwoord en datum.
Geeft men een gedrukte catalogus uit, dan kunnen de daarin beschreven afbeeldin
gen doorlopend genummerd worden. Men ziet dan af van de mogelijkheid van
verdere tussenvoegingen. Bij een eventuele heruitgave, waarin ook nieuwe aanwin
sten opgenomen zijn, moet dan de nummering herzien worden. Om een bepaalde
afbeelding, ook bij gewijzigde codering of nummering, steeds terug te kunnen
vinden, is het aan te bevelen elke afbeelding een vast, onveranderlijk nummer te
geven. Hiervoor gebruikt men het stamnummer (zie mijn artikel over beschijving in
deze jaargang, blz. 144).
3 Universele Decimale Classificatie; verkorte Nederlandse uitgave, 11e druk, 's-Graven-
hage 1973.
4 Het Rotterdams Gemeentearchief gebruikte tot voor enkele jaren een decimaal systeem
voor de ordening van de topografisch-historische atlas. Na tientallen jaren van alfabetisch,
chronologisch en onderwerpsgewijs tussenvoegen waren de getallengroepen echter on
hanteerbaar geworden.
5 De UDC en de daarop gebaseerde codering van de Ver. van Nederlandse Gemeenten
zijn slechts voor een klein gedeelte te gebruiken voor de ordening van een top.-hist. atlas
en worden daarvoor dan ook vrijwel niet gebruikt.
Lit.: zie noot 3 en Basis archiefcode voor de gemeentelijke, regionale en provinciale
administratie, uitg. Ver. van Ned. Gemeenten, Rijswijk, 1971.
[361]
