Mr. F. C. J. Ketelaar wilde weten wat het forum vindt van de door drs. Krans
bepleite en uitgewerkte idee van macroselectie van moderne bedrijfsarchieven?
Daarbij sloot aan de vraag van drs. B. Woelderink of het bedoelde systeem van de
macroselectie niet teveel voorbij gaat aan het locale c.q. regionale belang der be
drijfsarchieven? Drs. Krans begon zijn antwoord met het laatste punt. Bij iedere
beslissing of een archief al dan niet opgenomen zal worden in het depot, speelt de
afweging van het locaal en het regionaal belang. Een uit het oogpunt van macro
selectie afgewezen archief kan wel degelijk opgenomen worden als bron voor locaal -
historisch onderzoek. Ook drs. Huijs wees op de afweging van locaal en regionaal
belang. Hij meende, dat de macroselectie er min of meer automatisch zal komen.
Er zijn nu ongeveer 350.000 ondernemingen in ons land, waarvan circa 100.000
archief hebben met historische waarde. Er moet dus een keuze gemaakt worden
en de macroselectie lijkt hem een beter beleid dan het passief afwachten wat op
ons af komt.
Drs. A. J. Looyenga vroeg hoe het forum denkt over het bewakingssysteem van
bedrijfsarchieven, dat wil zeggen dat men in het land beschikt over mensen die
sluitingen en fusies en andere zaken die bedrijfsarchieven betreffen in de gaten
houden en ergens laten registreren. Drs. Krans meende dat als tot een doelgerichte
slectie wordt besloten een bewakingssysteem goede diensten kan bewijzen. De heer
De Vries wees op het nut van contact met de Kamers van Koophandel, waar fusies
bekend zijn. De heer Looyenga preciseerde zijn vraag nader: Acht men het moge
lijk van de kant van het archiefwezen een dergelijke taak zelf te vervullen? Me
vrouw Coppeians meldde, dat in België het riiksarchief die bewakingsdienst ver
richt. Mr. Rihberink wees erop, dat bii ons regionaal het een en ander gebeurt.
Bij de decentralisatie van het Nederlandsch Economisch Historisch Archief is af
gesproken, dat deze instelling de registratie en bewaking od zich zou nemen.
Gezien de representatieve samenstelling van zijn bestuur is het daartoe ook b:j
uitstek geschikt. De heer Looyenga reageerde met de opmerking, dat hij de enige
functionaris bii het NEHA is, die met deze taak is belast. Het net van contact
personen zal van elders moeten komen. Mr. Rihberink noemde de contacten die
het NEHA na de decentralisatie heeft met rijks- en gemeentearchieven. De heer
Van Giessel merkte tenslotte op, dat bedrijfsarchieven bij fusies geen groter gevaar
lopen dan zonder fusies, want ze gaan uiteraard over naar de nieuwe maat
schappij1. Bij opheffingen is er wel gevaar, maar die zijn in de Staatscourant na
te lezen.
De heer J. Vos zette naast elkaar de stellingen van drs. Kooij: Zoveel mogelijk
bewaren; de heer Heerding: Vernietigen ook boekhoudkundige bescheiden; drs.
Huijs: In principe kan de boekhouding worden vernietigd; de rijks archiefschool:
Na 1850 kunnen de bijlagen van de rekening worden vernietigd mits journaal en
grootboek aanwezig zijn. Wat moet hij met deze vier opvattingen bij het beoordelen
of stukken van de comptabiliteit van een departementsarchief al dan niet voor
1 Zie echter de opmerking van H. J. M. Mijland in noot 1 bij zijn inleiding op blz. 302
en hetgeen de heer Looyenga constateerde op blz. 254-255.
[324]
vernietiging in aanmerking komen? Drs. Huijs antwoordde: Men moet proberen
uit te vissen wat voor het onderhavige archief de beste oplossing is. De vraag werd
nader gepreciseerd als: Wat moet ik doen met comptabele stukken uit een oorlogs
archief, die handelen over twee grote nationale maatschappijen, de K.L.M. en de
Nederlandse Spoorwegen, en waarvan ik niet weet of de gegevens in de archieven
van die maatschappijen bewaard zijn? Mr. Ribberink stelde dat dit een feitelijke
vraag is, die dus feitelijk opgelost moet worden door te informeren bij N.S. of
K.L.M. Bij de tweede zal dat allicht meer resultaat hebben dan bij de eerste.
Dr. A. J. Kölker vroeg of het geen tijd wordt om bijv. via de rijks archiefschool
een aanvullingscursus te organiseren voor de inventarisatie van bedrijfsarchieven?
Is het mogelijk een groep archivarissen op te leiden verbonden aan de rijksarchief
dienst, die speciaal belast wordt met inventarisatie van bedrijfsarchieven in rijks-
of gemeentelijke archiefbewaarplaatsen? Mr. Ketelaar wees op de cursus financiële
administratie die in het kader van de voortgezette vorming door de rijks archief
school gegeven wordt. Ook noemde hij het overleg tussen de stichting G.O., die de
opleiding van bedrijfsarchivarissen verzorgt, en de rijks archiefschool. Differentiatie
van de opleiding aan de rijks archiefschool wordt overwogen, waarbij voor de mo
derne archivaris vakken als bedrijfseconomie, statistiek, bestuursrecht en sociaal-
economische geschiedenis de plaats zouden kunnen innemen van middeleeuws
latijn, oorkondenleer, middelnederlands en geschiedenis van de kerkelijke instellin
gen.
De heer C. R. Schoute stelde de heer Mijland de vraag, of hij werkelijk meent, dat
het juist is een oude, zij het ondoorzichtige, ordening van het archief te vervangen
door één, die hem beter voldoet. Zou het niet beter zijn de gewenste toegankelijk
heid te verkrijgen door het maken van neveningangen? Een inventaris beoogt toch
juist de oude ordening te beschrijven, het rechtzetten van ondergeschikte details
daargelaten. De heer Mijland wilde inderdaad de aangetroffen ordening niet hand
haven, als deze de toegankelijkheid van het archief in sterke mate belemmert.
Indices of andere toegangen zijn ook een oplossing. Mr. Ketelaar wees op para
graaf 17 van de Handleiding.
De heer G. H. de Kinkelder had een vraag aan de heer Voerman. Gaat bij bewaring
van de finale documenten en vernietiging van de vóórstukken niet te veel verloren
van de voorgeschiedenis? De heer Voerman zei een algemene regel te hebben ge
geven: rapporten en contracten zijn de blijvend belangrijke stukken, maar is in de
correspondentieperiode een belangrijke beslissing gevallen, dan blijven de stukken
daarover bewaard.
Mr. F. C. J. Ketelaar vroeg, ook aan de heer Voerman, welke financiële maatstaf
gehanteerd wordt bij de doorbelasting van de kosten van het centraal archief aan
de afdelingen? De heer Voerman zette uiteen, dat twee factoren een rol spelen,
de kosten van opslag en de personeelskosten, die gebaseerd zijn op het gebruik,
dat van het archief gemaakt wordt. Het blijkt zo uit te komen, dat beide gemiddeld
325]
