waarna de boeken werden afgesloten en het saldo naar evenredigheid werd ver
deeld onder de erfgenamen. Inmiddels was hij echter ten behoeve van de door
hemzèlf geërfde bedrijven met een geheel nieuwe en anders ingerichte administra
tie begonnen. Zo rigoreus ging hij te werk dat uit nauwelijks gebruikte boeken van
zijn voorganger de beschreven bladzijden werden gescheurd, waarna het serie
nummer op zo'n deel werd doorgehaald en veranderd, bijvoorbeeld: Hellingjournaal
6 werd hellingjournaal 1 (mogelijk een manifestatie van langverbeide onafhanke
lijkheid?). Niettegenstaande het feit dat de werkwijze per firmant duidelijk verschil
de, handhaafde men tot aan de opheffing van het laatste bedrijf der firma (1932) het
systeem van het enkel boekhouden. Hieruit mogen we afleiden dat het eenmaal per
jaar verkrijgen van een inzicht in de toestand van het gehele vermogen voldoende
werd geacht. Men verkreeg dit overzicht met behulp van het manuaal (hierin de
huizen, obligaties en verhuurde bedrijven), het rekening-courantboek van de met
name buitenlandse handelsrelaties (Spanje, Frankrijk, rond de Oostzee) en de
debiteuren-, inkoop- en gespecificeerde onkostenboeken der verschillende bedrij
ven in eigen gebruik. Bij verschillende stukken was, vanwege de onderlinge ver
wijzingen, ook de handhaving van de oude benamingen nodig. Zo werd met groot
boek het rekening-courantboek, met obligatie- en huishuurboek het manuaal en
met het kalkwerkenfondsboek het dagboek der inkomsten en uitgaven der kalk
branderijen bedoeld.
Na het beschrijven der stukken kwam de vraag: hoe zet ik hiervan een inventaris
in elkaar. Dit is zeker bij archieven van familiebedrijven de allermoeilijkste opgaaf.
Het betrof hier nl. niet alleen de archieven van de firma M. H. Kingma voorheen
Hylke J. Kingma, doch ook archieven van bedrijven waarvan andere familieleden
in 1799 eigenaar waren geworden. Het systematisch doornemen van de serie kopie
boeken van 1746 af, bracht hierin uitkomst. Hier werd haarscherp de gehele ont
wikkeling van het familiekantoor in terug gevonden. Na zijn vaders dood (1782)
bleek Marten nl. tot 1799 namens zijn moeder de leiding te hebben gehad over het
koopmanskantoor en daar haar gehéle kapitaal en als een soort zetbaas de handel,
rederij en een aantal bedrijven te hebben beheerd.
Buiten het kantoor (en derhalve ook buiten het kopieboek) vielen in die periode
de administraties van de bedrijven waarvan andere kinderen zetbaas (wel onder de
firmanaam Weduwe Hylke Jansz. Kingma) en in 1799 eigenaar waren geworden,
te weten de pannenbakkerij, de plateelfabriek en de kalkbranderijen. Door het
overlijden der eigenaars kwam later de administratie van elk van deze bedrijven
tijdelijk weer aan het oude familiekantoor. Zo erfden in 1813 de kinderen van
Marten de kalkbranderijen van hun oom Jan Kingma, waarna Marten het gehele
archief overnam en op zijn eigen kantoor de administratie liet verzorgen totdat
een van zijn kleinkinderen de zaak van de familie overkocht in 1842 en voor eigen
rekening voortzette onder de firmanaam Marten H. Kingma! Niet alleen deze
kleinzoon doch ook enkele andere familieleden gingen in de 19e eeuw onder deze
oude firmanaam, echter geheel los van het oude kantoor, voor eigen rekening
bedrijven opzetten. Daar niet alleen de uitgaande brieven betreffende de kalkbran
derijen in het kopieboek van de oude firma Marten H. Kingma werden geschreven
[312]
gedurende de periode dat de administratie aan hun kantoor was, doch ook de
brieven betreffende de andere uit het oude familiebezit afkomstige bedrijven ge
durende de tijd dat zij de administratie waarnamen, kon van al deze bedrijven aan
de hand van de kopieboeken nauwkeurig de band met het archief van de oude firma
worden teruggevonden. Het is tijdrovend maar het is net een feuilleton dat je leest.
Deze band bleek voor alle in 1935 overgedragen stukken niet de firma doch veeleer
het oude kantoor van Hylke Jansz. te zijn, dat had gefungeerd als de kern waarom
juist deze en geen willekeurige andere stukken waren gegroeid.
Het sprak nu vanzelf dat de tijdens de inventarisatie door een aantal familieleden
afgestane stukken géén deel behoorden uit te maken van het archief van het koop
manskantoor der oude firma, voorzover ze daar vóór de overdracht in 1935 nooit
deel van uitgemaakt hadden. Het is niet juist om nu te spreken van de bedrijfsarchie
ven van deze firma, daar geen der bedrijven een zelfstandig bestaan heeft geleid.
Blijkens de inhoud der eerder genoemde kopieboeken, de testamenten van enkele
firmanten, alsmede uit de inrichting van de administratie met zijn algemeen kopie
boek, zijn goedereninventaris van de gezamenlijke bedrijven en zijn éne journaal
van de ontvangsten voor alle bedrijven, zagen de eigenaars hun 'affaires' duidelijk
als één geheel. Gezien de rol die het oude kantoor als bindend element heeft ge
speeld bij de vorming van het geheel zou overwogen kunnen worden om het begrip
kantoor-archief in te voeren voor archieven als dit.
Nu ik dus na veel 'archeologisch' speurwerk in de Kingma massa de kern had ont
dekt waar omheen het geheel gevormd was, bleef de moeilijkheid van de scheiding
tussen het bedrijfsgedeelte en de overige stukken, een problematiek die de archieven
van familiebedrijven eigen is in tegenstelling tot de archieven van moderne bedrijven
met de scheiding van privé- en bedrijfskapitaal. Zo stuitte ik bijvoorbeeld bij de
vraag waar begint dit koopmanskantoor-archief, reeds op dit probleem. Moest ik
dit in 1747 laten beginnen toen de grootschipper Hylke definitief aan wal bleef en
zich geheel op de zeehandel, de rederij en ten behoeve hiervan ook op de scheeps
bouw en de fabricage van ballast voor de schepen ging toeleggen of met het jaar
1729 waarin hij als schipper ging deelnemen aan de koopvaardij? Ik heb gekozen
voor het laatste, daar er anders in de stukken een door Hylke zelf duidelijk ver
meden scheiding moest worden aangebracht. Hij zette in 1747 nl. zowel zijn kopie
boekje als zijn memoriaal van de voor eigen rekening verhandelde goederen gewoon
voort. Met dit verschil dat dit niet meer grotendeels in de kajuit van zijn schip
doch in een daarvoor als kantoor ingerichte kamer in zijn woonhuis te Makkum
werd gedaan.
Niet te scheiden was de correspondentie met familieleden van 1747-1782 en 1860-
1890, periodes waarin meerdere personen uit het gezin van de firmant betrokken
waren bij de werkzaamheden in de bedrijven en op het kantoor. Evenmin te schei
den waren de rekening-courantboeken na 1826 toen de nieuwe firmant daar niet
alleen meer de rekeningen met zijn handelsrelaties inboekte, doch hierin eveneens
rekeningen opende ten behoeve van zijn kinderen en voor zijn eigendommen, met
uitzondering van de bedrijven die bij de firma in eigen gebruik waren. Het manuaal
werd afgeschaft.
[313]
