De in het directie-archief aangetroffen briefwisseling, die eerst in 1941 een lopende
serie gaat vormen (zie diagram 1, 4e regel v. boven p. 303),is overgedragen in ordners,
waarin de ingekomen en uitgaande stukken per periode alfabetisch geordend waren
op naam van de briefschrijver én per schrijver chronologisch. Agenda's, of andere
ingangen op de briefwisseling zijn niet aangetroffen. Dat deze ordening verre van
ideaal was moge blijken uit de volgende punten:
a. de inhoud van de ordners besloeg onderling verschillende en elkaar overlappen
de perioden (zie diagram 2),
b. uit de briefwisseling is op te maken dat dossiervorming heeft plaats gehad4,
c. de alfabetische ordening is niet altijd konsekwent.
Voorbeeld bij c.: de briefwisseling met de Burgemeester en Wethouders van de
gemeente Eist is aangetroffen onder de B, E en G.
Besloten is dan ook tot herordening van de briefwisseling, en wel om drie redenen:
1. de niet systematische ordening naar tijd en alfabet,
2. de aanwijzingen, dat de aangetroffen orde niet de oude orde is,
3. de grote mate van ontoegankelijkheid van de briefwisseling bij handhaving van
het oude systeem.
De herordening is op de volgende manier gebeurd:
alle stukken betreffende één briefschrijver zijn over de gehele lopende periode
chronologisch bijeengevoegd
wanneer van één en dezelfde briefschrijver twee of meerdere stukken voor
komen, is daaraan een inventarisnummer toegekend
van de briefschrijvers waarvan slechts één brief aanwezig is, zijn de brieven
op naam per letter van het alfabet samengevoegd.
Vooruitlopend op de behandeling van de indeling van de inventaris, geeft ik hier de
ordeningskenmerken voor de briefwisseling. Onderscheiden wordt de briefwisseling
met: a. ondernemingen; b. overheid, verenigingen, organisaties, e.d.; c.personen.
Binnen deze onderverdeling is de briefwisseling alfabetisch-lexicografisch geordend
op naam óf, bij samengestelde benamingen, op het eerste zelfstandige naamwoord.
Een voorbeeld van het laatste: de ingekomen stukken van, en de uitgaande aan het
Provinciaal Bureau voor Gelderland vantreft u aan onder de B (zie inv.nr.
386).
De indeling van de inventaris
De indeling van bestaande inventarissen van belgische en nederlandse onderne
mingsarchieven is zeer verschillend. Het merendeel van de veertien door mij ge-
4 H. J. M. Mijland, Inventaris van het archief van Taminiau's Conservenfabrieken N.V.
te Eist (O.B.), 1898-1958, Arnhem (1075), o.a. inv.nr. 1214: brief d.d. 21.11.1949 aan
P. Lieftinck te Rotterdam.
[304]
raadpleegde inventarissen5 kent als beginsel van ordening het organisatiebeginsel6,
één het functioneel beginsel7 en een ander het herkomstbeginsel8.
De Nederlandse Vereniging van Bedrijfsarchivarissen kent, afgaande op de syllabi
voor de opleiding voor bedrijfsarchivarissen, twee methoden van ordening, namelijk:
Archiefordening op basis van de bedrijfsorganisatie9 en Archiefordening op basis
van de bedrijfsfunctie10.
Bestudering van het 'Overzicht van archieven van particuliere ondernemingen, be
rustend in openbare archiefbewaarplaatsen'11 zal u doen opmerken, dat de daarin
vermelde archieven, of archivalia, hoofdzakelijk van kleine en middelgrote onder
nemingen afkomstig zijn. In dit soort ondernemingen zal men in het algemeen geen
sterke differentiatie in funkties aantreffen, integendeel de organisatie zal zowel
bestuurlijk als administratief eenvoudig van aard zijn. Het lijkt mij daarom ver
antwoord te veronderstellen dat de archiefvorming niet op grond van bedrijfs-
funkties plaatsvindt, doch eerder op grond van de organisatie van de onderneming.
Een ordening van deze archieven volgens het organisatiebeginsel, met als stelsel
van ordening het afdelingenstelsel12, mogen we dan ook verwachten.
Vergelijken we nu de bestaande inventarissen, die volgens het organisatiebeginsel
geordend zijn, dan zien we dat de indelingen daarvan nauwelijks overeenkomsten
vertonen1'. Deze verscheidenheid deed mii zoeken naar een indeling volgens een
'ideale' ondernemingsorganisatie. In het Manual d'Archivistiaue uitgegeven te
Parijs in 1970 wordt op de pagina's 417 - 428 een uitgewerkt ordeningsplan,
een model, voor 'zgn. economische archieven' gegeven. Dit model is gebaseerd
op de organisatorische afdelingen in een onderneming en gaat er van uit, dat in
ieder ondernemingsarchief stukken van gelijke aard voorkomen. In schema 1 vindt
u een model (zie p. 306), gebaseerd op het franse-, doch aangepast aan de rege
lingen die er in Nederland ten aanzien van ondernemingen bestaan. De uitwerking
van dit model wordt gegeven in mijn nog te publiceren studie 'Inventarisatie en de
geschiedschrijving van het 'ondernemen'14. Voor een beter begrip van het in schema
I gegeven model, wil ik u op het volgende attenderen. De in het model met een
vijf gecodeerde afdelingen hebben betrekking op die afdelingen in de onderneming,
die men tot de 'hulpmiddelen voor de uitvoering van de taak' kan rekenen. De met
een zes gecodeerde, betreffen de 'uitvoering van de taak'. Een zelfde onderscheid
kent het 'Algemeen indelingsschema voor een polderarchief'13.
5 Een lijst van deze geraadpleegde inventarisen komt voor in bijlage I bij (de nog te
publiceren studie) 'Inventarisatie en de geschiedschrijving van het 'ondernemen'.
6 J. L. van der Gouw, e.a., Nederlandse Archiefterminologie, (N.A.T.) Zwolle 1962,
nummer 87.
7 N.A.T., nr. 86.
8 N.A.T., nr. 84.
9 A. van Giessel; Syllabus in het kader van de Gemeenschappelijke Opleidingscommis
sie, 's-Gravenhage z.j.
10 M.J. Dreese; Syllabus als boven, 's-Gravenhage 1969.
II Samengesteld door E. P. de Booy en A. J. Looyenga; z. pl. 1975.
12 N.A.T., nr. 81.
13 Zie: 'Inventarisatie en de geschiedschrijving van het 'ondernemen'.
14 Zie bijlage II.
15 In: Stencil van de provinciale inspectie der gemeente- en waterschapsarchieven
in Zuid-Holland, z. pl. z. j.
[305]
