boekhouding van een moderne industriële onderneming in principe helemaal voor
vernietiging in aanmerking zou kunnen komen, is die uitspraak beslist niet bedoeld
om daarmee Muller's bezwaren weg te nemen.
De uitspraak komt voort uit de overweging dat de meest waardevolle financiële
gegevens beknopter en overzichtelijker in de jaarstukken en accountantsrapporten
vermeld staan, en uit de overweging dat de schriftelijke neerslag van de duizenden
routine-handelingen, die te maken hebben met werkzaamheden van het bedrijf op
de terreinen van inkoop, productie, verkoop, het werven en ontslaan van personeel
en zoveel andere taken meer, vaak duidelijker te voorschijn komen uit andere
stukken in het bedrijfsarchief, dan uit de comptabele administraties.
Dat was volgens mij ook wat Fayol bedoelde. Het was hem niet te doen om de
boekhoudkundige registers met hun bewijsstukken als zodanig, maar het kwam
erop aan tijdens de bedrijfsvoering die gegevens uit de boekhouding te puren,
die van belang waren voor de efficiency en de financiering van de andere functies
binnen de onderneming. De dorre boekhouding moest getransformeerd worden
tot statistieken, tot kostenberekeningen, planningen en tussentijdse exploitatie
overzichten. Aan de hand van die gegevens kon het beleid gevoerd worden. Maar
om die gegevens te kunnen begrijpen en te vertalen in beslissingen, zou inzicht nodig
zijn in de wijze waarop de cijfers verkregen waren, omdat hun reikwijdte en hun
beperkingen gekend moesten zijn.
Daarmee is de kring gesloten. De selectie van boekhoudkundige bescheiden wordt
dus niet door dat routinematige materiaal zélf bepaald, maar door de wijze waarop
bescheiden in andere afdelingen van het bedrijfsarchief aan de toenmalige bedrijfs
directeuren en thans aan de archivaris en de onderzoeker inzicht in het wel en wee
van elk afzonderlijk facet van de onderneming verschaffen.
Productie- en afzet-statistieken leren ons meer dan de debiteuren- en crediteuren
administraties. Dossiers, die het besluitvormingsproces van diepte-investeringen
weergeven, zijn belangrijker dan de facturen van de aankoop in de boekhouding.
De stukken over de onderhandelingen met de vakbonden zullen ons in het alge
meen méér mededelen over loonbeleid en sociaal beleid van de onderneming dan
meterslange loonstaten.
Voor de financiering en het beleid van de onderneming is het directiearchief de
belangrijkste bron van informatie.
Dit betoog mag niet afgesloten worden dan nadat er gesproken is over de gevaren
die met de vernietiging van boekhoudkundige bescheiden gemoeid zijn. Het eerste
gevaar heeft betrekking op de gemoedstoestand van de archivaris die met de uit
voering van de schoning zal worden belast. Wanneer hij of zij niet alleen over kennis
van het boekhoudkundig systeem zal beschikken, maar bovendien gevoel zal heb
ben voor de grote zorg en toewijding waarmee boekhoudkundige bescheiden in
bijna alle gevallen zijn opgemaakt, dan zal dit proces met enige spanningen ge
paard gaan, waartegen collegiale opvang een belangrijke remedie kan bieden. Het
tweede bezwaar is van fundamentele aard. Want hetzelfde argument, dat pleit
vóór uitdunnen, kan ook als voornaamste argument tegen selectie gebruikt worden.
Waar hier gesteld wordt, dat de aanwezigheid van korte samenvattingen van de
vele routinematige handelingen de vernietiging van het routinemateriaal mogelijk
maken, kan terecht tegengeworpen worden, dat de toekomstige interpretatie van
deze samenvattingen bemoeilijkt zal worden, door het ontbreken van het basis
materiaal. In het demografisch onderzoek wordt het betreurd, dat de basisgegevens
van de volkstellingen vernietigd zijn. Iets soortgelijks is voor de bedrijf sboekhou-
ding ook denkbaar. De toekomstige onderzoeker zou niet alleen willen beschikken
over de statistieken volgens de klasse-indeling, die het bedrijf gekozen heeft, maar
zou wellicht zelf een andere klasse-indeling willen maken. Dat kan dan niet meer
omdat de archivaris het basismateriaal eruit geselecteerd heeft. Ik erken dat deze
redenering legitiem is, maar zou haar toch eerst in overweging willen nemen, wan
neer tijdens het selectieproces de nieuwe vraagstelling aan het materiaal door de
onderzoekers geformuleerd wordt. Zij dienen te bedenken dat dit hun taak is,
niet de taak van de archivaris, deze laatste behoort immers primair vanuit de
optiek van de archiefvormende instantie de selectie te benaderen.
De koppeling van de boekhouding met de rest van het bedrijfsarchief maakt de
taak van de archivaris niet gemakkelijker. Er blijft immers weinig over, dan eerst
de jaarstukken te bestuderen, om gewapend met die kennis de papierberg te lijf te
gaan. Dat daarbij heel wat boekhoudkundige registers voor vernietiging terzijde
gesteld zullen worden, terwijl het grootste gedeelte van de losse stukken in de
inventaris beschreven zal moeten worden, lijkt niet aanlokkelijk.
Maar de koppeling van de informatieve waarde van verschillende soorten archief
bescheiden aan elkaar, zal de inventarisatiearbeid boeiender maken. In die geest
ware het misschien te overwegen het probleem van de selectie in bedrijfsarchieven,
dat in een zorgwekkende omvang op onze archiefdiensten afkomt, bewuster om te
draaien in een strijd voor het behoud. Niemand zal willen ontkennen, dat selectie
beter kan plaatsvinden, naarmate de regels waarop zij berust méér geobjectiveerd
in criteria en vernietigingslijsten zijn vastgelegd. Maar ik acht het bijna onmo
gelijk, dat voor de enorme diversiteit van bedrijfsarchieven in Nederland op af
zienbare tijd algemeen geldende vernietigingslijsten ontwikkeld zouden kunnen
worden. Het is daarentegen veel gemakkelijker aan te geven welke stukken uit het
bedrijfsarchief in het algemeen voor blijvende bewaring in aanmerking zullen
komen. Het past ook beter bij de archivaris aan te geven welke de relevantie van
een te bewaren stuk is, dan uiteen te moeten zetten waarom bepaalde archiefbe
scheiden geen blijvende relevantie meer hebben. In de algemene bewaarlijst kan
de relatie gelegd worden tussen bedrijfsarchieven en de archieven van overheids
instellingen welke laatste archieven voor een steeds groter gedeelte uit stukken
van economische aard gaan bestaan. Door het leggen van de relatie zal de spanning
tussen het bedrijfsgebeuren en het overheidshandelen in onze gemengde economi
sche orde in de archiefstukken voelbaar worden, en de archivaris, die in moderne
archieven werkt, zal in dat spanningsveld opgenomen worden. Pas dan zal hij
verantwoord kunnen beslissen over de selectie van boekhoudkundige bescheiden
in bedrijfsarchieven, omdat de selectie gedragen zal worden door het besef dat
het behoud van een inzicht in het ondernemingsgebeuren in zijn totale maatschap
pelijke setting centraal staat.
[301]
[300]
