moeizame en tijdrovende arbeid hooguit enkele luttele meters, soms slechts enkele
decimeters of centimeters ruimtewinst behaald kunnen worden, terwijl dezelfde
hoeveelheid arbeid gericht op de archieven van moderne industriële ondernemingen
vele honderden meters ruimtewinst zal kunnen opleveren.
Keren wij terug naar het belangrijke criterium van de gelijksoortigheid. Wanneer
wij ons bij de selectie van boekhoudkundige bescheiden al te zeer door uiterlijke,
formele gelijksoortigheid van de stukken zouden laten leiden, is de vrees voor grote
ongelukken bij de selectie gewettigd. Want stukken, die naar hun formele kenmer
ken gelijksoortig zijn, kunnen alleen verantwoord met dezelfde maatstaven gemeten
worden, indien hun juridische en bedrijfseconomische functie en hun historisch
belang ook gelijksoortig is. Een kwitantie voor de levering van 100 slaven, kan
beter niet op één lijn gesteld worden met een kwitantie voor de levering van 100
ellen lakense stof, ook al zijn de stukken formeel gelijksoortig. Evenzo suggereert
het woord 'boekhouding', dat vanaf de dertiende eeuw tot op de dag van vandaag
gebruikt wordt, een gelijksoortigheid, die bij nader inzien nauwelijks bestaat. Want
wat is de boekhouding eigenlijk?
De boekhouding is de schriftelijke neerslag van boekhoudkundige werkzaamheden,
en die boekhoudkundige werkzaamheden bestaan volgens de leerboeken in het vol
gens een vast plan maken van aantekeningen, die betrekking hebben op een inkomen
of vermogen. Het archief van een rekenkamer voldoet in alle opzichten aan deze
omschrijving: het archief bestaat uit aantekeningen, die volgens een vast plan ge
maakt worden en dus een organisch geheel vormen. Zij hebben betrekking op een
jaarlijks terugkerend inkomen van de landsheer en zijn ambtenaren, en op het be
heer van zijn vermogen, zijn bezittingen en schulden dus.
Het is duidelijk, dat het woord 'boekhouding' hier in oneigenlijke zin gebruikt werd,
maar het tekent de ontoereikendheid van de formele omschrijving.
Onze gedachten gaan bij het horen van het woord 'boekhouding' uit naar de dub
bele of Italiaanse boekhouding, naar volumineuze registers met de opschriften
kasboek, bankboek, giroboek, naar crediteuren- en debiteurenboeken, naar jour
nalen en memorialen, naar het grootboek als verbindend element tussen al die
registers, en naar de eruit afgeleide verlies- en winstrekening en de balans. En niet
minder indrukwekkend zijn de erbij behorende series bewijsstukken, zoals inkoop
facturen, verkoopfacturen, dagafschriften, loonstaten, kostenberekeningen, en wat
dies meer zij.
Wij hebben dan de moderne boekhouding voor ogen, welke in zoverre echter reeds
traditioneel is geworden, dat na 1965 grote stukken uit deze boekhouding zich
via de tussenstap van losbladige systemen opgelost hebben in geïntegreerde infor
matiesystemen, die met behulp van computers bestuurd worden.
Welke functie had deze boekhouding? Bezien wij eerst de juridische functie van de
boekhouding. Zowel de Code de Commerce uit 1807, als het Wetboek van Koop
handel van 1838, stellen niet expliciet, dat de koopman-ondernemer een boekhou
ding moet bijhouden al staat het woord boekhouding wel in de kop van de
wetstitel maar zij bepalen zich tot de voor de wetgever veel wezenlijkere mede-
[296]
deling, dat ieder die een bedrijf uitoefent, gehouden is en nu citeer ik 'van
zijn vermogenstoestand en van alles, wat zijn bedrijf betreft, naar de eischen van
zijn bedrijf aanteekening te houden op zoodanige wijze, dat uit de gehouden aan-
teekeningen te allen tijde zijne regten en pligten kunnen worden gekend'. Einde van
het wetsartikel.
De rechten en verplichtingen staan hier centraal, en niet de financiële verslaglegging
als doel op zichzelf; zéker niet de later zo belangrijk geworden betekenis van de
boekhouding als instrument van bedrijfsbeheer met interne kostencalculaties en
partiële resultatenberekeningen. Rechten en verplichtingen liggen niet enkel in het
journaalboek en de balans vast, maar ook in de handelscorrespondentie. Vandaar
dat de Code de Commerce expliciet bepaalt dat de ondernemer verplicht is, de
brieven die hij ontvangen heeft, te liasseren, en van de brieven die hij verzonden
heeft, copie te houden in een register van uitgegane brieven. Het is om deze redenen,
dat U deze stukken thans als series in het bedrijfsarchief aantreft, althans wanneer
de ondernemer géén uitvoering gegeven heeft aan het bepaalde in het derde lid van
artikel 6 Wetboek van Koophandel, waar staat, dat de ondernemer gehouden is
'de boeken en bescheiden waarin hij aanteekening heeft gehouden, alsmede de
balansen, de ontvangen brieven en telegrammen en afschriften van de uitgaande
brieven en telegrammen tien jaren lang te bewaren', hetgeen in de praktijk, zeker
door de kleine ondernemer, gelezen werd als dat hij deze stukken na tien jaar mocht
vernietigen.
De snelle opkomst van het accountantswezen in Nederland sinds 1890 hield ten
nauwste verband met de juridische functie van de boekhouding. De overgang van
familiebedrijven naar naamloze vennootschappen, die het eigen vermogen niet
meer uitsluitend uit een kleine kring van familieleden en zakenrelaties ontleenden,
maakten een nadere validatie van de balans noodzakelijk. Tussen 1885 en 1905
vertienvoudigde het aantal naamloze vennootschappen in ons land. Sommige kapi
taalverschaffers bleken bij hun beleggingen méér af te gaan op de klinkende namen
van commissarissen, zeker wanneer die uit de rechterlijke macht kwamen, dan op
de betrouwbaarheid van de cijfers op de balans. Naar aanleiding van enkele grote
faillissementen gingen in 1903 in de Staten-Generaal stemmen op, de belangen
van aandeelhouders door de Staat te doen beschermen, middels een wettelijke rege
ling van het accountanswezen. De minister van Justitie antwoordde terecht dat de
Staat nimmer een garantie voor de juistheid van een balans kon verschaffen, zolang
een wettelijke regeling betreffende de waardering van de activa ontbrak. 'Accou-
tants toch', zei de minister, 'kunnen wel nagaan, of de administratie behoorlijk
wordt gehouden, doch geen oordeel vellen (over de vraag) of de activa der ver
schillende ondernemingen inderdaad de waarde vertegenwoorigen, waarvoor deze
in de boeken paraisseeren'.
De minister reikt ons hier terloops een belangrijk argument aan om polissen van
brand- en schadeverzekeringen blijvend te bewaren, omdat uit deze polissen wei
eens een heel andere waardering van de activa kan blijken, dan uit het balansboek.
Daarmee wil ik geenszins het belang van de balans en de overige jaarstukken rela-
[297]
