J. li» C0FFIK
STALHOUDER IJ
te Ïe^Archw'°de,T 5 '"ar) WOrde° de d°5SierS „,ar
hefctrteAreh'T "T""8 behoeft door
Zanddwarsstraat
aangelegenheden omvatten namelijk slechts een klein gedeelte van het totale archief
Daarom wordt sanering (schoning) niet economisch verantwoord geacht, mede
gezien de risico s bij eventuele onoordeelkundige vernietiging.
Hetzelfde als voor de juridische onderwerpen geldt voor de documenten die van de
irectie en van de Regionale Coördinaties afkomstig zijn aangezien deze documen
ten policy en andere beslissingen en achtergrondinformatie bevatten die voor per-
'belaZ nng IH aanmerk,ng komen vanwege hun informatief en historisch
Statistische gegevens
Gebaseerd op statistische gegevens die door het Centraal Archief worden bijgehou-
en over het aantal en de aard van de vragen voor archiefrecherches (zie bijlage
7b) is mijn ervaring dat documenten die permanent bewaard moeten blijven van
wege hun informatieve en juridische waarde praktisch dezelfde zijn als die welke
voor historische redenen bewaard moeten blijven. Gelijktijdig met bijlage 7b die
evens aangeeft naar welke collectie documenten wordt gevraagd alsmede de af-
tevTns biiL 7Waag qUent,5 de ^-meuten, wordt
in 7a samengesteldDeze maandelijkse staat geeft een overzicht van de
lïsmed t aanwezige collectiviteiten zowel per afdeling als in totaal,
alsmede wat er m een maand per afdeling en in totaal is bijgekomen en vernietigd
de doorbll V T VernietigingSproCedure bij te sturen alsmede voor
de doorbelasting van de kosten van opslag aan de afdelingen.
Het totale archiefbestand van het Centraal Archief is 6.000 strekkende meter. Van
bewaard t0egeZ°nden archivalia w°rdt slechts 5% permanent
Ifdelingln8 betrettende reorganisaties en index op kenletters van
Behalve de inventarissen (gesloten en in kaartvorm) en de inschrijf fiches van de
afdelingen d,e als ingang dienen op de aanwezige archivalia in het Centraal Archief
rdrel0°tee,n:erZamel1"8 kennisgevingen betreffende reorganisaties alsmede een
ex op kenletters van afdelingen bijgehouden (zie bijlage 8)h Deze index is zeer
behulpzaam bij archiefrecherches in oude archieven om het historisch verloop van
de organ,safe te kunnen volgen en zodoende te weten te komen welke archieven
men moet raadplegen.
Samenvattend komt de procedure van inventarisatie, selectie en vernietiging van
dossiers en rubriekbundels neer op het volgende:
tiet Centraal Archief gestuurd waar zij gedurende 10 jaar ongesaneerd fomre
schoond) bewaard blijven. De archieven zijn geordend op basis van een stanL"rd
tiet Centraal Archiefpersoneel mets meer te worden gedaan.
1 Op blz. 289 onder bijlage 4.
[284]
Na de termijn van 15 jaar hebben de meeste dossiers en rubriekbundels hun
informatiewaarde verloren en kunnen dan gemakkelijker worden vernietigd dan
wanneer deze sanering, vooral van rubriekbundels, reeds gedurende de secretariaats
periode zou gebeuren. Het saneren in een te vroeg stadium van individuele rubriek
bundels is zeer arbeidsintensief en het resultaat vaak zodanig dat dit niet econo
misch verantwoord is en zoveel mogelijk moet worden voorkomen. Een goed
economisch archiefbeheer vereist een goede balans tussen enerzijds de beschikbare
ruimte en aanwas van documenten en anderzijds de vernietiging d.w.z. het vast
stellen van zodanige bewaartermijnen dat zonder in moeilijkheden te komen met
de beschikbare ruimte de vernietiging zo veel mogelijk globaal kan geschieden
waarbij hele archiefbestanddelen (b.v. bundels) gelijktijdig geëcarteerd kunnen
worden en aldus het kostbare saneren van individuele documenten tot een minimum
kan worden beperkt.
IV Geschiedschrijving
De geschiedenis van de Koninklijke is beschreven in het werk van Prof. Dr. C.
Gerretson 'Geschiedenis der Koninklijke' in vier delen, behandelende de periode
1890-1922.
Ter eventuele voortzetting van de geschiedschrijving van de Koninklijke/Shell
Groep zijn een aantal z.g. 'country volumes' samengesteld die systematisch de be
langrijkste gegevens bevatten van een twintigtal landen in Europa over de periode
1920-1950.
Hoewel er momenteel geen vaste bedrijfshistoricus aan ons bedrijf is verbonden,
worden er dus wel in opdracht van de Directie voorzieningen getroffen om tot
voortzetting van de geschiedschrijving te kunnen komen.
o d ZUIDERKERK C. 12
Ass? Zanddwarsstraat
od ZUIDERKERK C. 12
<z» Amsterdamto0
285
