Inventarisatie en vernietiging van dossiers en rubriekbundels
Van de aan het Centraal Archief overgedragen rubriekbundels en dossiers wordt
een gesloten inventaris gemaakt (zie bijlage 3). De dossiers/rubriekbundels
krijgen, zoals U ziet, een doorlopend codenummer hetgeen het terugvragen van
een onderwerp ten zeerste bevordert, vooral bij moeilijke technische begrippen. Van
deze inventaris wordt een exemplaar gezonden naar het secretariaat waar de archi
valia vandaan komen en dient aldus als een proces-verbaal van overdracht. De
indeling van de gesloten inventaris heeft dezelfde systematische indeling als het
archief schema van de betreffende afdeling (functie) en aan de ordening behoeft
door het Centraal Archief niets te worden gedaan. De archieven van de verschil
lende functies worden niet vermengd.
Proces-verbaal van vernietiging
Na ongeveer 10 jaar wordt de secretariaten gevraagd door middel van een pro-
ces-verbaal van vernietiging (zie bijlage 4) welke rubriekbundels of dossiers zoals
genoemd in een bepaalde inventaris (waarvan ook een exemplaar wordt toege
stuurd) vernietigd kunnen worden en welke permanent bewaard moeten blijven
naar het oordeel van die afdeling. Na terugontvangst van het getekende proces
verbaal van vernietiging alsmede het betreffende exemplaar van de inventaris
waarin nu ook staat aangegeven welke dossiers/rubriekbundels permanent be
waard moeten blijven en welke kunnen worden vernietigd, gaat het Centraal Archief-
personeel na welke documenten die niet langer van informatieve waarde zijn voor
de afdelingen mogelijk bewaard moeten blijven voor historische doeleinden.
Tezamen met de documenten die permanent bewaard dienen te blijven vormen
deze rubriekbundels en dossiers het historisch archief.
Inventarisatie en vernietiging van series (open inventaris)
Behalve dossiers en rubriekbundels worden ook geregeld andere documenten zoals
contracten, onderwerprapporten en periodieke rapporten aan het Centraal Archief
overgedragen. In tegenstelling tot de dossiers en rubriekbundels van de diverse af
delingen die niet vermengd worden, worden de via de secretariaten van de diverse
afdelingen ontvangen periodieke rapporten wel tot één serie samengevoegd. De
reden daarvan is ruimtebesparing. Van één periodiek rapport worden namelijk
vaak enige kopieën naar verschillende afdelingen gedistribueerd. De eerste kopie
die door het Centraal Archief wordt ontvangen van een afdeling wordt genoteerd
in een kaartsysteem. Zoals U uit bijlage 5 ziet, is rechtsbovenaan achter de atten
dering aangegeven dat kopieën van dit periodiek zijn gestuurd naar 5 afdelingen
of functies. De functies hebben namelijk een kenletter, en zo staat EP voor Explo-
ratie en Produktie en RS voor Research.
Zodra nu bijvoorbeeld als eerste het RS-exemplaar wordt ontvangen, wordt het
betreffende kwartaal genoteerd op de kaart. Alle overige exemplaren die later van
de andere afdelingen worden ontvangen worden direct vernietigd.
[282
Algemene inventaris
De ontvangst van nieuwe archivalia, de vernietiging alsmede de verplaatsing van
archivalia wordt genoteerd in de 'Algemene Inventaris' van het Centraal Archief
(zie bijlage 6). Deze inventaris is in kaartvorm en wordt voortdurend 'up-to-date'
gehouden. De inventaris is opgebouwd volgens de functionele indeling van de
afdelingen van het Centraal Kantoor Den Haag en er worden de volgende gegevens
op aangegeven:
a) onder 'bijzonderheden' de aanduiding van de betreffende archivalia
b) de periode
c) de standplaats, d.w.z. het vak, het reknummer en de plank waar deze archi
valia staan (wordt met potlood ingevuld zodat de plaatsaanduiding bij verandering
makkelijk gewijzigd kan worden)
d) het nummer van de detailinventaris (zie b.v. No. 127 die als bijlage 3 is ver
meld)
e) datum van vernietiging of sanering
f) het proces-verbaal van vernietiging
g) de functie waar deze archivalia van afkomstig zijn alsmede de bewaartermijn.
Permanente bewaring van documenten voor informatie redenen
juridische redenen
historische redenen
Er zijn, zoals bekend, drie redenen waarom documenten permanent kunnen worden
bewaard, nl.:
om informatie redenen,
om juridische redenen,
om historische redenen.
Documenten verliezen hun informatieve waarde wanneer b.v. het object (installatie,
machine) niet langer bestaat.
Een geologisch rapport behoudt zijn informatieve waarde echter en hier zal ook
na lange tijd nog om gevraagd worden, in tegenstelling tot de correspondentie be
treffende objecten die niet meer bestaan en ook geen historische waarde hadden.
Bovendien culmineert veel correspondentie in documenten die permanent bewaard
blijven zoals rapporten, contracten, verslagen van directie-vergaderingen e.d.
Wanneer deze permanent te bewaren documenten eenmaal zijn geselecteerd en de
rol die zij spelen in het totale documentenbeheer is bepaald, kan de correspondentie
die tot deze documenten heeft geleid in het algemeen vernietigd worden. Belangrijk
is dus eerst te bepalen welke documenten permanent bewaard moeten blijven (5
alvorens een vernietigingsprogramma te realiseren. De secretaris en de deskundigen
van de afdeling waar de documenten vandaan komen spelen bij de bepaling van
de informatiewaarde een belangrijke rol.
Ten einde te voldoen aan de juridische redenen om documenten te bewaren, worden
in het algemeen alle documenten op dat gebied permanent bewaard. De juridische
[283
