Selectie en inventarisatie van het
archief van Shell Internationale
Petroleum Maatschappij B.V. door
V. P. Voerman
I. Organisatie KoninklijkeShell Groep
De coördinatie van het Shell-gebeuren in de wereld is verdeeld over de twee centrale
kantoren Den Haag en Londen waarbij, globaal gesproken, in Den Haag de
technische functies zijn gevestigd zoals Exploratie en Produktie, Manufacturing
Olie en Manufacturing Chemie alsmede Research, en in Londen de Verkoop en
Transport van grondstoffen en produkten en de Financiële functie.
Bovendien bestaan er Regionale Coördinaties, die op beleidsniveau de activiteiten
in bepaalde gebieden coördineren, waarbij Den Haag Europa adviseert en Londen
de rest van de wereld. Het Centrale Kantoor Den Haag (met een bezetting van
2.800 personen) zou men kunnen zien als één groot technisch adviesbureau dat.
samen met het CK Londen, werkmaatschappijen in meer dan 100 landen in de
verschillende takken van de aardolie-, aardgas-, chemische, kolen en metaalindus
trie alsmede kernenergie adviseert. In het Centraal oud Archief van het Centrale
Kantoor in Den Haag bevinden zich daarom behalve technische aangelegenheden
ook financiële, juridische en personeelsaangelegenheden betreffende vele landen.
II. Organisatie van het archief van Shell Internationale Petroleum Mij. B.V.
a) Archief ontwikkeling
Van 1890 tot 1930 één groot 'Generaal Archief.
Vanaf 1930 gedecentraliseerde archieven vanwege toename van activiteiten en
personeel en de behoefte de documenten dichter bij de gebruiker te plaatsen.
Van 1890 tot 1916 correspondentie in kopieboeken alfabetisch op naam van afzen
der geadresseerde.
Vanaf 1916 dossiervorming plus invoering kenletters voor afdelingen.
b) Beheer gedurende dynamische archieffase door de secretariaten van de diverse
afdelingen
De ongeveer 5.000 ontvangen en verzonden brieven, telexen, notities en andere
documenten, zoals rapporten, contracten, facturen, bestellingen, boekhoudkundige
stukken etc. komen dagelijks via de postkamer en telex-afdeling binnen bij de
diverse secretariaten. Iedere functie, die voldoende autonoom, stabiel en specifiek
(280]
is, heeft namelijk een secretariaat, dat er voor zorgt dat de ontvangen poststukken en
de kopieën van verzonden poststukken toegankelijk worden gemaakt, gedistribueerd
naar de functionarissen in de afdeling die het document moeten behandelen, dat
documenten worden opgeborgen en weer beschikbaar worden gesteld, alsmede zor
gen voor het tijdig afstoten naar het Centraal oud Archief of zorgen voor vernie
tiging in geval van onbelangrijke routinedocumenten die binnen een jaar vernietigd
kunnen worden (zie bijlage 1).
Richtlijnen voor het beheer van deze deelarchieven worden gegeven door de
Centrale Afdeling Records Management, waaronder ook het Centraal oud Archief
ressorteert. Ik ben dus belast met deze afdeling Records Management en rapporteer
aan het hoofd van de 'Administratieve Diensten', die rechtstreeks aan de Direc
teur van het Centraal Kantoor Den Haag rapporteert.
Deze richtlijnen aan de secretariaten hebben o.a. betrekking op het toegankelijk
maken tijdens de dynamische-archieffase. De richtlijnen voor de archiefordening
zijn vastgelegd in een standaard-archiefschema, de 'Central Offices Filing Key'. Dit
schema heet zo omdat het in principe is bestemd voor de Centrale Kantoren Den
Haag en Londen en derhalve in het Engels (de voertaal van de Shell Groep) is
gesteld.
Het is een alfabeto-systematisch systeem waarin alle activiteiten van de Groep zijn
ondergebracht in een beperkt aantal hoofdrubrieken (zie bijlage 2). Al naar gelang
de activiteiten en taken van de functies, wordt gebruik gemaakt van één, meerdere,
of alle hoofdrubrieken.
III. Selectie en inventarisatie van door secretariaten aan het Centraal Archief
overgedragen archivalia voor de statische archieffase
Gedurende de dynamische archieffase worden de documenten dus beheerd door de
sectie Archief van de secretariaten en bevinden zich daar zo dicht mogelijk bij de
gebruikers. Deze archiefsecties omvatten ongeveer 80 van de werkzaamheden
van de secretariaten (de andere 20 is ongeveer 15 typing en 5 general
services). Na één tot vijf jaar, afhankelijk van de aard van de documenten en de
intensiviteit van het gebruik dat er van wordt gemaakt, worden de archivalia
voor de statische archieffase overgedragen aan het Centraal oud Archief. De
boekhoudkundige documenten worden b.v. reeds na één jaar door het secretariaat
overgedragen aan het Centraal Archief, de materiaalbestellingen zodra het materi
aal is verscheept en de rubriekbundels en dossiers na 2 a 3 jaar. De archivalia
worden zo spoedig mogelijk aan het Centraal Archief overgedragen ten einde de
overzichtelijkheid van de archivalia in de dynamische periode te bevorderen en de
kosten van opslag in het Centraal Archief, vergeleken met de kosten van opslag in
de secretariaten, ongeveer M/2 maal voordeliger zijn.
Het Centraal Archief is dus een centraal punt voor oude documenten die gedurende
een langere periode of permanent bewaard moeten blijven. Routine-documenten en
documenten met een bewaartermijn korter dan één jaar worden niet naar het Cen
traal Archief verzonden maar door de secretariaten reeds vernietigd.
[281]
