Archiefrecht XV
V ernietigingslijsten
Gepubliceerd zijn de lijst van voor vernietiging in aanmerking komende archief
bescheiden van de onder het ministerie van landbouw en visserij ressorterende
inspecties van het landbouwonderwijs en de rijks hogere en middelbare land- en
tuinbouwscholen (beschikking van de ministers van cultuur, recreatie en maatschap
pelijk werk en landbouw en visserij d.d. 13 september 1974, nr. MMA/Ar 166.371
PAZ 280, Stcrt. 1974-189) en een wijziging van de lijst van voor vernietiging in
aanmerking komende archiefbescheiden van het ministerie van economische zaken
(beschikking van de ministers van cultuur, recreatie en maatschappelijk werk en
economische zaken d.d. 13 september 1974 nr. MMA/Ar 174.218, directie voor
administratieve zaken, afdeling materieel en huisvesting 474/6307, Stcrt. 1974-220).
Beide lijsten zijn voorzien van een toelichting, zoals is voorgeschreven in artikel
4 van het Besluit algemene richtlijnen vaststelling vernietigingslijsten archiefbe
scheiden.
Eerstgenoemde lijst staat naast de in 1966/1967 vastgestelde vernietigingslijst voor
het ministerie van landbouw en visserij en de onder dat ministerie ressorterende
commissies en ambtenaren. Men is nl. van mening dat de inspecties van het land
bouwonderwijs en de rijksscholen voor land- en tuinbouwonderwijs niet onder die
lijst vallen.
De nieuwe lijst is de eerste onder vigeur van de Archiefwet 1962 vastgestelde lijst
die geldt voor twee niet-gelijksoortige organen. De Archiefraad (advies nr. 71 d.d.
30 juli 1974) achtte dat geen bezwaar, daar bij de betreffende organen gelijksoortige
archiefbescheiden voorkomen. Op verzoek van de Raad werd aan de ontwerp-lijst
een notabene toegevoegd dat moet voorkomen dat alle gegevens betreffende leer
lingen zonder meer worden vernietigd. De leerlingendossiers en de registers, kaar
ten e.d. met gegevens over leerlingen mogen 40 jaar na het verlaten van de school
vernietigd worden. Bewaard moeten echter blijven 'bescheiden betreffende perso
nen, die op enig gebied van bijzondere betekenis zijn of zijn geweest'. Over deze
'caoutchouc bepaling' (voor het eerst vermeld in de uit 1968 daterende lijst voor de
rijksuniversiteiten en -hogescholen) die voorwaar hoge eisen stelt aan de selectie,
zie men deze rubriek 111 Nederlands archievenblad 76 (1972) 208).
De wijziging van hoofdstuk VI (midden-, kleinbedrijf en toerisme) van de in 1965
[194]
vastgestelde lijst van het ministerie van economische zaken is aangegrepen om de
lijst van een toelichting te voorzien. Deze toelichting is, zo merkte de Raad in zijn
advies nr. 69 d.d. 30 juli 1974 op, nagenoeg gelijk aan eerder vasgestelde toelich
tingen, o.a. die bij de lijst voor het ministerie van onderwijs en wetenschappen.
Nieuw is punt 5 van de toelichting: 'De stukken waaromtrent de mogelijkheid aan
wezig is, dat zij nodig zullen zijn tot staving van aanspraken van het rijk (bijvoor
beeld voorschotten) mogen niet worden vernietigd zolang die aanspraken bestaan'.
Het ware m.i. juister geweest de termijn te beperken tot 'zolang die aanspraken
geldend gemaakt kunnen worden': dan zouden de bedoelde stukken na verloop van
de termijn voor verjaring van burgerlijke acties vernietigd hebben kunnen worden,
terwijl nu stukken over niet afgedane vorderingen in beginsel bewaard moeten
blijven tot na de betaling.
Het nieuwe hoofdstuk VI (thans genaamd 'handel, ambacht en diensten') kan voor
gemeenten van belang zijn o.m. met het oog op de daarin vermelde stukken be
treffende de Winkelsluitingswet 1951, de Vestigingswet Kleinbedrijf 1937, de Ves
tigingswet Bedrijven 1954 en de Drank- en Horecawet.
Uitlening
Aan de lijst van krachtens artikel 23 van het Archiefbesluit aangewezen instellingen
waaraan de beheerder van een archiefbewaarplaats verplicht is archiefbescheiden
uit te lenen zijn toegevoegd de archiefbewaarplaatsen van de hoogheemraadschap
pen van Rijnland en Delfland (beschikkingen van de minister van cultuur, recreatie
en maatschappelijk werk d.d. 29 november 1974 nr. MMA/Ar 177.508 I, Stcrt.
1974-236, en 31 december 1974, nr. MMA/Ar 175.203 I, Stcrt. 1975-5). De thans
geldende lijst (gepubliceerd in Stcrt. 1975-12) volgt hierna.
Ik wijs erop dat weliswaar artikel 23 verplicht tot uitlening aan de aangewezen
instellingen (naast de bevoegdheid tot uitlening aan niet aangewezen instellingen
en personen krachtens artikel 26), maar dat artikel 24 de beheerder van de archief
bewaarplaats de bevoegdheid geeft een verzoek tot uitlening aan een aangewezen
instelling af te wijzen om verschillende redenen. Een van die redenen kan zijn dat
de gegevens voor de verkrijging waarvan uitlening van archivalia wordt verzocht,
van zo eenvoudige aard zijn dat zij zonder uitlening kunnen worden verstrekt. Met
het oog hierop is het noodzakelijk dat de archivaris of beheerder van de instelling
die om uitlening verzoekt, daarbij vermeldt om welke gegevens het de lener te
doen is. Als het dan gaat om een beperkt aantal, gemakkelijk te vinden, gegevens,
dan kan, in plaats van de archiefbescheiden bloot te stellen aan de risico's van uit
lening, met toezending van b.v. een fotokopie worden volstaan. De kosten hiervan
kunnen aan de verzoeker in rekening worden gebracht (laatste zin van artikel 23).
De Archiefraad drong in zijn advies nr. 1 (verslag 1969 blz. 28-32) over de eerste
aanwijzingen krachtens artikel 23 aan op periodieke (en wel om de vijf jaar) toetsing
of de aangewezen instellingen nog voldoen aan de gestelde voorwaarden. Daar de
vijf jaar inmiddels verstreken zijn, hebben ambtenaren van de vierde afdeling van
het algemeen rijksarchief de aangewezen instellingen bezocht, met uitzondering van
de gemeentearchieven die immers al door de provinciale inspecteurs worden
[195]
