1 le. dit alles word verergerd door de grote afstand tussen programmeur en 'opera
tor', gebruiker.
De ervaringen met het systeem gebruikt in Sussex (ARCAIC) geven nog enige
punten:
le. de 'input'-procedure is langzamer dan de normale handverwerking van indices
e.d.;
2e. de overbrenging van de analyse van een document op het 'input-document'
(het gesystematiseerde formulier volgens welke data in de computer worden
gebracht) is moeizaam;
3e. de produktie van gegevens moet via het gestandaardiseerde trefwoordensys
teem worden uitgevoerd; persoonlijke ingrepen (visie, eigen conclusie) zijn bij
het zoeken niet mogelijk;
4e. het gebruik van een verwijzingssysteem ontleend aan de bibliotheekwereld
levert met het toenemen van de hoeveelheden te verwerken materiaal (te) grote
problemen. Het bewaren van input-formulieren en van print-outs (gedrukt
produkt van de computer) geeft door de noodzaak tot bewaring voor controle
en correctie weer aparte problemen.
4. Samenvatting van de mogelijkheden.
Twee computerexperts gaven hun beschouwingen weer over de voorbereidingen tot
automatisering en over het nagaan van de reële mogelijkheden en het nut daarvan.
a) voorbereidingen.
le. er dienen elkaar wederzijds uitsluitende coderingen gebruikt te worden. Ieder
code-symbool mag slechts een mogelijkheid open laten;
2e. de vorm en het formaat van een (inventarisatie-) formulier moeten zowel ge
schikt zijn voor de direkte levering van input-materiaal als voor gebruik als
normaal kaartsysteem;
3e. de controle van het gebruik van codering en formulier moet zeer streng zijn;
4e. de aanwijzingen voor het gebruik van de formulieren moeten duidelijk en
eenduidig zijn; ieder moet ze kunnen gebruiken;
5e. een voortgaand gebruik van materiaal en van de wijze van verwerken is slechts
mogelijk door het opstellen van een goed code-boek.
In Engeland kwam men daarom tot de aanstelling van een sleutelfiguur, die toe
zicht houdt op de door te geven informatie; hij gaat na wat nodig is voor de
verwerking van de informatie, wat de nuttige opbrengst van de verwerking zal zijn
en hij stelt de kostenbalans op.
b) nagaan van mogelijkheden.
Wanneer het gaat om te huren computer-tijd evenals wanneer een collega-instelling
de verwerking verzorgt moeten een aantal punten worden onderzocht,
le. is het probleem gedefinieerd?
Men zal duidelijk moeten vaststellen, wat het gewenste systeem gaat doen en of
er daarbij een eventueel verband bestaat met andere systemen of projekten. Verge
lijking kan alleen plaats vinden bij een strikte standaardisering van de projekttermi-
168]
nologie en van de formulierindeling. Daarmede hangt weer samen op welke wijze
men gegevens wil verwerken en terugvinden. Gaat het om pure indicering ('in of
out of context', KWIC en KWOC) of om het produceren van tekst of tekstver
banden uit een compacte hoeveelheid documentatie.
De volgorde van opslag van de gegevens met interpunctie en nadere mededelingen
zijn uiterst belangrijk, (b.v. op welke wijze worden 24 pauzen Johannes verwerkt,
op hun naam Johannes, op hun nummer, op de oorspronkelijke familienaam, op
het bisdom of naar het beroep paus). Daarop moet immers het aantal tekens/sym
bolen worden afgestemd. De vorm van de gegevens en het afwegen van de hoe
veelheid handelingen om tot verwerking en produktie voor de computer te komen
dienen dan te worden vastgesteld. Dan komt men pas toe aan eventuele computer
bewerkingen: input en inputverzorging, sortering, bijwerken van informatie, de
verwerkelijking van de toegankelijkheid en het drukken.
2e. is het gevraagde de moeite waard?
a. intellectueel: komt er meer voort uit een dergelijke bewerking dan bij vroegere
arbeid?
b. economisch: staan de kosten in reële verhouding tot die opbrengst?
c. kan het op een andere manier? Zo ja, waarom die niet?
3e. welke software (programmapakket nodig om het gevraagde tot stand te doen
komen) is aanwezig en wat moet gemaakt worden? Het samenstellen van een spe
ciale programmering is een langdurige en kostbare aangelegenheid. Allereerst moet
men dus zoeken naar reeds bestaande programmeringen, die passend zijn voor de
bedoelde vraagstelling of die door een verandering in de vraagstelling kunnen
worden gebruikt.
4e. welke faciliteiten moeten door de computer worden verleend? Het fabrikaat
computer is bepalend voor de te verwerken eisen: grootte, opslagcapaciteit en pro
grammering zijn daaraan gekoppeld. De gebruikte computertaal, variërend in hoe
veelheid tekens voor de verwerking is soms ook aan de machinerie verbonden.
De wensen inzake de wijze van vastlegging van de data en inzake de direkte be
schikbaarheid van de gegevens zullen daarom vooraf duidelijk vastgesteld moeten
worden.
5e. wat zijn de kosten? In het kostenpakket is de systeemprogrammering de minst
grijpbare post. De ingewikkeldheid van de verbindingen (van de gegevens) die uit de
vraagstelling voortkomen, de vereiste hoeveelheid mogelijkheden tot invulling van
gegevens (beschikbaar aantal 'velden' op het formulier), de duidelijkheid van de
aangeboden vraagstelling, de beschikbaarheid van verwante systemen en de ge
wenste nauwkeurigheid bij de verwerking zijn allen factoren daarbij. In het alge
meen blijkt het werken met relatief kleine eenheden gegevens het goedkoopst. Een
steeds belangrijker aspekt is daarnaast de gruwelijk stijgende papierprijs, die aan
de print-out is verbonden.
5. Slotbeschouwing.
In het algemeen kan gesteld worden, dat de mogelijkheid voor de verwerking van
gegevens uit archiefbescheiden via computers en randapparatuur veelvoudig zijn.
[169]
