ADP. Een duidelijk verschil met het Nederlands archiefsysteem (zoals ook elders
in Europa) ligt in het feit, dat men geen bescheiden wenst, maar gegevens en in
formatie.
b. In Europa heeft men veelal te doen met archieven, die een groot tijdperk om
spannen. Daarmede zijn meestal ook andere ordeningssystemen overgeleverd. Daar
naast bestaan ook de onder a genoemde problemen. De onderlinge verschillen
in ordening en overlevering verschaffen tevens ongelijkheden in de stadia van de
automatisering van de verwerking van (de inhoud van) archiefbescheiden. In het
algemeen zoekt men naar een verwerking van de overheidsdokumentatie uit de
laatste jaren en voor de toekomst. De hoeveelheid gegevens, de vraag daarnaar en
de noodzaak tot verwerking van die gegevens voor statistische doeleinden en voor
onderzoekingen op grote schaal maken dit onvermijdelijk. Eveneens is het onver
mijdelijk, dat daarom systemen worden gebruikt analoog aan die onder a bedoeld.
Het toegankelijk maken van die gegevens door indicering is de meest eenvoudige en
daarom de aangewezen methode. Onderlinge verschillen worden veroorzaakt door:
1. gebruik van diverse hardware en software (machinerie en dat wat nodig is om
de opdrachten uit te voeren);
2. verschillen in de hoeveelheid gegevens gekoppeld aan een trefwoord en in het
aantal trefwoorden toegekend aan de informatie uit 1 stuk of een groep
stukken;
3. verschillen in de vraagstelling aan het geprogrammeerde materiaal.
De ontwikkelingen vinden veelal plaats vanuit de centrale staatsarchieven. De
oudere archiefbescheiden worden op uiteenlopende manieren behandeld. Veelal is
dit afhankelijk van de wetenschappelijke opdracht, die op de achtergrond van de
bewerking staat. Dit veroorzaakt tevens, dat de vraag naar de doelmatigheid van
de besteding van gelden in mindere mate wordt gesteld dan bij de verwerking van
'aktuele' informatie (zie ook onder c). Een uiteenzetting over de mogelijkheden,
die het Nederlandse registratuursysteem op basis van de UDC-code biedt voor de
verwerking van gegevens uit bescheiden, werd met belangstelling aangehoord. Mo
gelijkheden voor de verwezenlijking daarvan, eventueel ook voor oudere archief
bescheiden, werden onderkend. Zolang de grondslagen van een archief-inventari
satiesysteem de zelfde logische indelingen bevatten als de registratiesystemen, kan
daardoor een integraal archiefordeningsstelsel ontstaan. Wanneer een dergelijke
verwerkingstechniek niet bestaat of wanneer de toegankelijkheid van archiefbe
scheiden slechts mogelijk is via een register van trefwoorden of via een repertorium,
kan een alzijdige toegankelijkheid van de gegevens alleen bereikt worden door in
dicering (Engeland, Duitsland). Tn Oost-Europa is op dit gebied de toestand vrijwel
identiek.
c. Toepassingen van ADP op grond van een wetenschappelijke vraagstelling aan
oud tot zeer oud materiaal vinden vrijwel overal plaats. Kenmerk is het zoeken
naar middelen voor kwantitatief onderzoek van oude bronnen voor historisch-
sociologische, -geografische en sociologische en taalkundige doeleinden. De resul
taten zijn vaak indrukwekkend; het gaat om een totaal nieuwe benaderingsmethode.
Een gevolg kan zijn het verschaffen van toegangen tot een bepaald fonds, echter
[164]
niet het openleggen van de archieven van een bestuur of van een bestuursperiode.
De opgedane ervaring is echter wel toepasbaar op de bewerking van de archieven.
Een zeer eenvoudige voorbereiding op de eventuele toepassing van automatisering
op het toegankelijk maken van archieven is het van het begin af aan gebruik maken
van inventarisatie-formulieren, die aangepast zijn aan de eisen, die een computer
verwerking stelt.
3. Ervaringen opgedaan bij het gebruik.
Enerzijds biedt toepassing van ADP op archiefbescheiden nieuwe mogelijkheden
voor onderzoek, anderzijds geeft het aanleiding tot een vlotte controle op de loop
van de stukken, op de afdoening en op de algemene beheerssituatie. De problemen
komen naar voren, wanneer men gaat spreken over toepassingen op het gebied
van de informatieopslag, de indicering en het aanwenden van middelen om de
toegankelijkheid van het opgeslagen materiaal zo goed mogelijk te maken. Daar
mee komen we niet op de grens van de mogelijkheden van computertoepassingen,
wel aan de grens van het nut daarvan afgepast tegen opbrengst en kosten. Naarmate
de opdracht tot indicering in een systeem eenvoudiger is (minder gegevens
'records'), heeft de toepassing van een systeem meer succes. Een indicering uit
gevoerd op dezelfde wijze als de voorraadadministratie bij een bedrijf kan vrij een
voudig zijn. De zaak wordt moeilijker door de behoefte aan meerdere trefwoorden
(ingangen tot de informatie) en de behoefte om daarbij aanknopingspunten te
scheppen met andere informatiebestanden, ('cross-indexing'). Een goed voorbeeld
van een geslaagd systeem is de door de Amerikanen gemaakt 'inventaris' op de
Duitse Iegerpapieren die in 1945 in beslag zijn genomen. De voorlopige ervaring
van de Duitse Bundesregierung is, dat behandeling van de lopende informatie via
een computersysteem in praktijk te duur zal zijn, omdat de vraag naar gegevens
ten opzichte van de hoeveelheid te verwerken gegevens te klein is.
In totaal zijn 11 punten gesignaleerd waarop de automatiseringstendenzen zijn
stukgelopen.
Ie. veelvuldige overschrijdingen van de voor automatisering beschikbaar gestelde
gelden en tijd;
2e. moeilijkheden om het totaal effekt van een systeem te berekenen (onvoldoen
de aanpassing aan mogelijke vragen en aan toekomstige veranderingen in de
vraagstelling);
3e. vaak een slechte omschrijving van gegevens en wensen;
4e. uitvoerbaarheid van een systeem is afhankelijk van de programmering;
5e. verkopers zijn o.a. daardoor bij het 'top-management' betrokken, niet de
gebruikers;
6e. tekortkomingen in gebruikte systemen kunnen niet gemakkelijk weggewerkt
worden, omdat de ontwikkeling van het systeem 'afgeschreven' moet worden;
7e. tegenover een gecentraliseerde automatiseringsstaf staat een veelvuldig gede
centraliseerd leverend en gebruikend bestuursapparaat;
[165]
