Automatic Data Processing en archiefbeheer
Van 26 augustus tot 1 september 1974 werd in Sussex een internationaal seminarie
gehouden over automatic data processing. Vooral dank zij de steun en de belang
stelling van de Unesco voor de mogelijkheden en moeilijkheden bij de organisatie
van archivering bij en de uitwerking van goede registratie- en administratiesyste
men door de openbare besturen konden 30-35 belangstellenden uit 25 landen zich
over de diverse punten buigen. Vele vakgenoten met verschillende bestuurlijke,
klimatologische en technologische achtergronden met elk weer een eigen 'papieren'
bestuurssysteem konden hier gedachten, ervaringen, tegenslagen en ideeën uitwis
selen. Hierna volgt de samenvatting van het besprokene op deze bijeenkomst.
1. Principiële mogelijkheden en onmogelijkheden van ADP.
2. Wijze waarop ADP wordt gebruikt.
3. Ervaringen opgedaan bij het gebruik.
4. Samenvatting van de mogelijkheden.
5. Slotbeschouwing.
1. Principiële mogelijkheden en onmogelijkheden van ADP.
De moeilijkheid bij het praten en denken over computer en automatisering ligt op
het gebied van de wederzijdse begrijpbaarheid. Afgezien van de vaktaal, die zoals
iedere taal geleerd kan worden, zijn de aspekten van benadering en de wijze van
vraagstelling de belangrijkste. Een computer is niet anders dan een schakelkast,
waarbij voor elke schakelaar slechts twee standen mogelijk zijn: ja en neen.
Benadering van de stof, vraagstelling en oplossing daarvan moeten daarom voldoen
aan dit eenvoudig patroon. Elk project, dat beantwoordt aan deze twee antwoord-
mogelijkheden-eis, kan worden verwerkt via de middelen van computer en rand
apparatuur. Die mogelijkheden kunnen alleen worden uitgebuit, wanneer de op
drachtgever kennis van zaken heeft: het is zijn materiaal, hij stelt de vragen en
moet werken met de antwoorden. Een eerste conclusie terzake van de automati
sering op archiefgebied is daarom: de archivaris moet de baas zijn. Dit stelt aan
de archivaris de eis analytisch en duidelijk te denken en te formuleren, opdat zijn
probleem in een computerprogramma kan worden vertaald. Bij dit alles worden
de reële mogelijkheden beperkt en bepaald door de afweging van drie reële fac
toren:
[162]
a. noodzaak en effektiviteit van een projekt;
b. de daarmede samenhangende financiële mogelijkheden:
c. de beschikbare computerruimte en -tijd.
Op deze punten zal onder 4. worden teruggekomen,
2. Wijze waarop ADP wordt gebruikt.
Automatiseringssystemen bestonden reeds lang voordat mensen uit de archief
wereld zich gingen bezighouden met de mogelijkheden voor hun problemen. Dit
heeft tot gevolg gehad, dat toepassingen van ADP vaak werden gecreëerd, omdat
andere mogelijkheden voor een goede verwerking niet aanwezig waren. In dergelijke
gevallen spelen de financiën vaak een secundaire rol. Een andere faktor is dat
over de gehele wereld zeer verschillende eisen gesteld worden aan registrering en
archivering, die hun weerslag hebben op de wijze waarop de bescheiden toeganke
lijk gemaakt worden. Daarbij speelt de aard van de archieven (zeer oud, oud of
alleen meuw archief) een zeer belangrijke rol. Op grond hiervan is een driedeling
van de toepassingen te maken, die vrijwel het geheel van de toepassingen van ADP
in de wereld omvat:
a. de toepassingen in Noord-Amerika, Afrika, Azië en Australië;
b. de Europese toepassingen;
c. de toepassingen op grond van wetenschappelijke vraagstellingen.
a In deze gebieden is er sprake van betrekkelijk jonge archieven. De oudere
bescheiden bevinden zich veelal elders, in Europa. Daardoor is in het begin de
reden voor het toegankelijk maken van de archieven geen historische belangstelling
geweest, maar de noodzaak een voortgaand gebruik van de stukken mogelijk te
maken Daarnaast ontbreekt vaak de relatief uitgebreide Europese wetgeving op
archiefgebied en wordt, indien de wetgeving wel aanwezig is, het cultuur-historisch
aspekt vrijwel met gezien. Toegangen moeten verschaft worden voor statistisch
gebruik voor de openbare besturen en voor verdere verwerking van de kwantita
tieve gegevens. ('Record keeping systems in the USA differ considerably from the
register systems in other countries. Our systems are designed essentially to avoid
the elaborated indexing normally required in registry offices'). Bij het centraal
archief in Washington streeft men na: '1. indexing records relating to civilian and
military personel, 2. planning the movement of records into a new records center'.
Men streeft daarmee na (zoals ook in Canada) de verwerking van de gegevens
toezicht op de bewerkings- en verwerkingswijze, het leveren van nieuw (statistisch
en kwantitatief) materiaal, het herhaaldelijk kunnen leveren van gevraagde gegevens
en de verpreiding, het instandhouden, het gebruik en het afvoeren van die gegevens,
n de andere genoemde werelddelen is voor het merendeel de noodzaak tot auto
matisering gevolg van hetzelfde uitgangspunt. Verscheidene malen wordt daarbij
opgemerkt, dat de reden voor automatisering ligt in een vroegere foutieve behan-
e mg van de archieven, waardoor alleen nog maar via een uitgebreid index-sys
teem (computer) gegevens kunnen worden verkregen. Wanneer goede systemen
aanwezig zijn volgens een zaaksgewijze ordening of volgens het herkomstbeginsel
blijkt geen behoefte te bestaan aan een verwerking volgens de methoden van de
[163]
