Tijdens de discussie kwam duidelijk naar voren, dat als eerste taak van de archivaris
werd gezien het behoud en openbaarmaking van archieven. Van belang zijn boven
dien contacten met de administratie van de openbare diensten, publicatie van inven
tarissen en bronnen en contacten met een te werven publiek.
Dr. Alsberg (Israël) bepleit een wettelijke basis voor de contacten met de admini
stratie i.v.m. de ordening en overneming van archieven.
Dr. G. Duboscq (Frankrijk) valt Dr. Alsberg bij. De wetgeving in Frankrijk op
dit gebied is volledig verouderd.
Prof. Lajor Pasztor (Vaticaan) publiceert ieder jaar de aanwinsten; onderhoudt
een intensieve relatie met bezoekers en scribenten. Ook de t.v. is regelmatig
te gast. De Vaticaanse archieven onderhouden intensieve contacten met de
buitenlandse historische instituten ter plaatse.
M. Filip Dolguikh (U.R.S.S.) acht een van de belangrijkste taken van de archivaris
zijn activiteit en creativiteit. Hij moet zelf zijn wegen zoeken om het belang
van de archieven aan een groter publiek duidelijk te maken.
Kecskeméti (uitvoerend secretaris van het Internationaal Archiefcomité) wijst op
de activiteiten van de Conseil international des Archives op het gebied van
het maken van gidsen van bronnen voor de geschiedenis van Afrika beneden
de evenaar.
Dr. Hans Booms (Bondsrepubliek Duitsland) zegt 'laat het publiek weten dat je
bestaaf. Maar voor het geven van een beeld van het archiefwezen moet de
archivaris eerst een beeld hebben van zich zelf. Er dient voor iedereen de
mogelijkheid te bestaan kennis te maken met onze verzamelingen.
Dr. L. Pirenne (Nederland) wijst op de pas verschenen herdruk van de 'Gids voor
de Rijksarchieven in Nederland', die een half jaar na verschijnen al bijna
uitverkocht was. Het is wel jammer dat het archiefwezen onvoldoende be
trokken wordt in de werkzaamheden van de sectie geschiedenis van de afd.
Letteren van de Koninklijke Academie van Wetenschappen.
Dr. C. Wijffels (België) sluit zich aan bij de opmerkingen van Dr. Duboscq over
de noodzaak van intensivering van de banden tussen administratie en archie
ven.
Dr. Jörgensen (Denemarken) verstaat onder publieke relaties niet het maken van
inventarissen, maar het uitgeven van folders, het organiseren van tentoon
stellingen.
Dr. Wagner (Unesco) die gedurende de hele bijeenkomst van deze Ronde Tafel de
belangen van de ontwikkelingslanden behartigde, benadrukte de zeer speci
fieke bijdrage, die de archieven voor deze landen leveren in hun identificatie
proces.
De tweede zitting (dinsdag 8 oktober 9.30 uur) werd voorgezeten door Dr. Hans
Booms, Bundesarchivar van West Duitsland. De inleiding werd verzorgd door Dr.
Frank Evans, assistent bij de uitvoerende directie van de Nationale Archieven van
de Verenigde Staten te Washington.
De heer Evans stelt de zorg voor het jaarverslag en voor alle periodiek verschij-
[154]
nende uitgaven primair. Eerst daarna, maar ook onmiddellijk daarna, komt een
generaal overzicht van de inhoud van het depot. Uit de belangstelling voor deze
uitgaven blijkt de plaats, die het archiefwezen in de maatschappij inneemt.
Niet iedereen was het met deze volgorde zoals door Dr. Evans voorgestaan eens.
Mr. Rhoads (U.S.A.) acht het algemene overzicht belangrijker dan het jaarverslag.
Teneinde een lijn aan te houden in de gedachtenwisseling wordt deze op verschil
lende deelgebieden toegespitst:
a. Jaarverslagen
Dr. Jörgensen (Denemarken) bepleit jaarverslagen over langere perioden, bijvoor
beeld 5 jaren, omdat dan ook indices op de inhoud kunnen worden gemaakt.
Dr. G. Duboscq (Frankrijk) vertelt dat de Franse jaarverslagen intern blijven. Dit
is geen goede zaak.
Mr. Ede (Groot-Brittanië) meent dat een op de externe betrekkingen gericht jaar
verslag niet vraagt om de gedetailleerde gegevens van meer academische
aard.
Dr. Dahm (West-Duitsland) zegt dat ook de Duitse verslagen niet in druk worden
uitgegeven. Om die reden is het jaarverslag niet het meest geëigende middel
om reclame te maken.
Dr. Pirenne (Nederland) wijst op de wijziging van het type jaarverslag, dat sinds
1968 minder gericht is op het vermelden van wetenschappelijke details, maar
meer op het verwerken van gegevens in statistieken en op een oriëntatie op
de departementale ambtenaren.
Als er keuze gemaakt moet worden tussen het jaarverslag of de gids dan
heeft naar zijn persoonlijk gevoelen de laatste de voorkeur. Het gaat echter
niet om of/of maar om en/en.
Hij wijst daarbij nogmaals op het succes van de herdruk van de Gids voor
de Rijksarchieven in Nederland. Een oplage van 2000 exemplaren is binnen
één jaar uitverkocht.
Dr. Wagner (Unesco) bepleit jaarverslagen speciaal voor de ontwikkelingslanden.
b. Algemene Overzichten
Dr. W. Smith (Canada) geeft voorbeelden van de gunstige ervaring in Canada van
overzichten van de inhoud van de depots.
Dr. H. Dahm (Bondsrepubliek) bepleit popularisering van de archieven door middel
van inventarissen, gidsen, tentoonstellingscatalogi voor educatief werk.
Mr. Kukubo (Kenya) heeft voor wat zijn eigen land betreft behoefte aan zeer
eenvoudige inventarissen. Er zijn geen archiefstukken ouder dan 1963. Er
bestaan nog bijna geen afgeronde en afgesloten archieven.
c. Bronnenuitgaven
Dr. Ember (Hongarije) bepleit, dat een archief als wetenschappelijk instituut niet
te zeer zich met uitgave van historische overzichten moet bezig houden.
Historici en historische verenigingen hebben op dit gebied hun eerste taak.
[155]
