Verslag van de vijftiende Table Ronde des Archives,
Ottawa 7-10 oktober 1974.
Thema: 'Les archives et les relationspubliques'
waarvan vermoed wordt dat zij tot een archief behoord hebben, het verband met
dit archief althans administratief te herstellen.
7. Dynamisch beeldmateriaal (films, video e.d.)2(i
Wat hiervoor onder B geschreven is over de beschrijving van statisch visueel mate
riaal geldt in grote lijnen ook voor dynamisch beeldmateriaal. Het volgende kan
hieraan nog toegevoegd worden:
a) De inhoud van de film of video-opname blijkt vaak zeer onvolledig uit de
titel. Een goede inhoudsbeschrijving maakt men door de film op een viewer te
bekijken en de inhoud shot voor shot te noteren. Het beste gebruikt men hiervoor
een groot vel papier met links een smalle kolom waarin de meters of minuten en
seconden (vanaf het begin van de beelden op de film) genoteerd worden en rechts
daarvan de inhoud van het betreffende shot. De meteraanduiding zal in de praktijk
globaal blijken te zijn.
b) De datering is bij filmmateriaal moeilijk, omdat de opnamen vaak een vrij
lange periode in beslag nemen. Zo mogelijk vermelden we behalve het jaar van
publikatie ook de periode waarin de opnamen gemaakt zijn.
c) De opsomming van al degenen die bij de productie betrokken waren (de 'pro
duction-credits') kan zeer uitvoerig zijn. Bij speelfilms kunnen de namen van de
medespelers genoemd worden.
d) Bij de collatie worden vermeld:
le. de lengte van de film (in meters en/of in minuten en seconden),
2e. de breedte van de film (in mm),
3e. of het een stomme of een geluidsfilm is; vermelden optisch of magnetisch
geluid, eventueel op afzonderlijke geluidsband,
4e. positief of negatief.
P. Ratsma
26 Met dank aan de heer drs. J. H. Th. Jansen, medewerker bij het Dokumentatie-
centrum van de Stichting Film en Wetenschap te Utrecht, die zo vriendelijk was de
stukken over beschrijving en catalogisering van dynamisch beeldmateriaal door te lezen
en van commentaar te voorzien.
Er bestaat weinig literatuur over dit onderwerp. Genoemd kan worden 'Rules for use in
the cataloguing department of the National Film Archive', 5th revised edition, uitg.
The British Film Institute, London, 1960.
152]
Openingszitting (maandag 7 oktober 9.30 uur) onder voorzitterschap van de presi
dent de heer Franjo Biljan, directeur van de Staatsarchiefdienst van Joego-Slavië.
De ontwikkeling van de archiefdiensten in de na de tweede wereldoorlog en in
versneld tempo na 1960 tot zelfstandigheid gekomen staten en de meer intensieve
deelneming aan het werk van het Internationaal Comité door de staten van Midden
en Oost Europa hebben tot gevolg, dat de meer besloten bijeenkomsten van de
Ronde Tafel tot kleine congressen zijn uitgegroeid. Op de bijeenkomst te Ottawa
waren 39 landen vertegenwoordigd door 55 archivarissen. De verdeling van de
naties was 24 uit Europa, 6 uit het Westelijk Halfrond, 5 uit Afrika, 3 uit Azië en
1 uit Australië. Daarnaast namen nog 22 representanten van internationale organi
saties deel aan de besprekingen.
De problemen rond de afvaardigingen van bondsstaten als de Duitse Bondsrepu
bliek, de Canadese federatie en de Sovjet-Unie, waar de archiefdiensten van de
deelstaten volkomen onafhankelijk opereren, werden opgelost door deze bonds
staten drie zetels toe te kennen, waaronder één vertegenwoordiger van de archief
dienst van de centrale regering. De 'surnumeraire' directeuren van de staatsarchie
ven van de diverse bondsstaten, die tot nu toe gewoon waren aan de beraadslagin
gen van de Table Ronde deel te nemen, werd toegestaan in de toekomst als
toehoorders te blijven komen op basis van het gewoonterecht. Hun opvolgers zou
dit privilege niet meer zijn toegestaan. Ieder ander land mag voortaan door niet
meer dan twee archivarissen vertegenwoordigd zijn bij voorkeur door de algemene
rijksarchivaris en de voorzitter van de landelijke vereniging.
De eerste zitting (maandag 7 oktober 10.00 uur) werd voorgezeten door de heer
Eberhard Schetelich van het Staatsarchief van Potsdam uit de Duitse Democra
tische Republiek en ingeleid door Dr. W. I. Smith, archivaris van de geconfede
reerde staten van Canada. vomeae-
Aan de orde kwam de vraag wat de diverse archiefdiensten verstaan onder het
woord betrekkingen naar buiten en welke middelen daarvoor beschikbaar zijn
Behandeld werden de relaties met de pers, met radio en televisie, actieve deelname
aan cursussen en landelijke, regionale of lokale historische congressen het leggen
van contacten met universiteiten en niet universitaire wetenschappelijke instellingen
(153]
