6 Betalingen door en aan de koopman: kasboek. De onkosten worden vaak apart
genoteerd in een onkostenboek. De totalen worden dan per maand overgeschreven
naar het kasboek. Als het kasgeld grotendeels op de bank staat, wordt er voor de
beperkte hoeveelheid kasgeld op het kantoor een kassiersboek bijgehouden voor de
'kleine kas'. Ook hier is eventueel nog een verdere splitsing mogelijk.
Debiteuren- en crediteurenadministratie, goederenadministratie
Naast het dagboek en de hulpboeken, die daarvan zijn afgesplitst, komt de debiteu
ren- en crediteurenadministratie. Als de transactie, vermeld in het dagboek, niet
onmiddellijk wordt betaald, moet er n.l. bijgehouden worden, wie wat te ontvangen
of te betalen heeft. Hiervoor heeft men een debiteurenboek en een crediteurenboek.
Beide zijn doorgaans ingedeeld in een debet- en een creditzijde, de naam van debi
teur of crediteur bovenaan de bladzijde. Deze delen zijn echter vaak gecombineerd
tot een rekening-courantboek. Alle drie bevatten uitsluitend de rekeningen van
debiteuren en/of crediteuren, die men gemakshalve samen personenrekeningen
noemt.
Het rekening-courantboek werd in de enkele boekhouding vaak met de naam
grootboek aangeduid9.
Bij het rekening-courantboek wordt nog een boekje bijgehouden, waarin iedere ver
andering in het saldo van een personenrekening onmiddellijk wordt opgeteld of af
getrokken. Dit heet in de litteratuur klapper, Crone noemde het: saldoboek.
Voor de administratie van de goederenvoorraad is een goederen- of magazijnboek
gebruikelijk.
Speciaal in de enkele boekhouding komt als bijboek nog voor een zgn. in- en ver
koop boek10. Hierin staat op de linkerbladzijde de inkoop van een bepaalde partij
goederen genoteerd, op de rechter de verkoop. Het doel ervan is: het berekenen
van winst of verlies op die bepaalde partij. De index is dan ook ingericht op goede
ren, niet op cliënten. Verder kan het gebruikt worden bij het opmaken van de
balans, om de onverkochte goederen te taxeren. Crone gebruikte dit boek van 1826-
1850.
De in deze paragraaf beschreven delen worden samen wel bijboeken genoemd. Bij-
boeken zijn dus alle registers, die geen uitsplitsing zijn van het dagboek. Hun aantal
is overigens vrijwel willekeurig uit te breiden.
Journaal en grootboek, dubbele boekhouding
Wanneer men zich niet tevreden stelt met een balans eens per jaar, maar voort
durend inzicht wil hebben in de vermogenstoestand van het bedrijf, wordt een dub
bele boekhouding noodzakelijk. Hierin wordt elke transactie genoteerd zoals in de
enkele boekhouding, maar bovendien wordt elke transactie opgevat en genoteerd
als verandering in de bestanddelen van het vermogen van het bedrijf. Dit vermogen
9 Zie noot 12 en blz. 329. Vgl. O. ten Have, De leer van het boekhouden in de Neder
landen tijdens de 17de en 18de eeuw, Diss. Rotterdam, 1933, p. 209.
10 Van de Leij, op. cit. p. 18-19.
[324]
is n.l. boekhoudkundig gesplitst in een aantal rekeningen in het grootboek, door
gaans in ieder geval de kapitaal-, winst-, goederen-, kas- en onkostenrekening.
Crone, met zijn uitgebreide commissiehandel, boekt uiteraard de provisie op een
aparte provisierekening. Verdere uitbreiding is mogelijk al naar gelang de behoefte
van het bedrijf. Daarnaast bevat het grootboek ook de personenrekeningen, die
vrijwel identiek zijn met de personenrekeningen uit de debiteuren- en crediteuren
administratie. Zij kunnen wederzijds als controlemiddel worden gebruikt. Het is
echter ook mogelijk, dat de rekeningen van alle debiteuren en die van alle crediteu
ren in het grootboek bij elkaar zijn geteld, met als resultaat één rekening debiteuren
en één rekening crediteuren.
Het journaal dient om de posten uit het dagboek of de hulpboeken voor boeking
in het grootboek geschikt te maken. Het is meestal per maand systematisch11. Er
wordt in aangetekend, welke rekeningen in het grootboek voor welke bedragen ge
debiteerd en gecrediteerd moeten worden. Het journaal is absoluut noodzakelijk
om vergissingen in het grootboek te voorkomen, zoals uit het volgende voorbeeld
uit het journaal van Crone, maart 1881, moge blijken.
De cijfers voor elke regel zijn de folionrs. van de betreffende grootboekrekeningen.
De woorden tussen haakjes heb ik ter verduidelijking toegevoegd.
De volgende (debiteuren) aan de onderstaande (rekeningen), voor in deze maand
gefaktureerde goederen, luidt faktuurboek:
73. A. P. Aganoor, Batavia 14.574.80
115. E. E. Emmanuels, Paramaribo 1.242.20
244. A. Machielse, Solo 4.060.20
169. J. D. Röben, Neuenburg 683.20
246. J. N. Zelisse, Batavia 242.50
(etc., totaal:)
73.742.56
(Elke faktuur is in het faktuurboek gespecificeerd in: goederen, onkosten, provisie
en interest. Op kladpapier worden van alle fakturen deze specificaties afzonderlijk
opgeteld. Deze journaalpost eindigt dan:)
aan:
26. Goederen(rekening) 67.655.65
22. Onkostenrekening 4.776.05
15. Provisierekening 1.117.60
18. Interestrekening 193.26
73.742.56'
Samengevat: deze debiteurenrekeningen in het grootboek moeten worden gedebi
teerd, de vier andere rekeningen gecrediteerd. Het feit, dat elk bedrag zo in wezen
tweemaal in het grootboek komt, heeft aan het dubbel boekhouden zijn naam ge-
11 De definitie van de boekhoudterm journaal in de Nederlandse Archiefterminologie
(35b) is voor verbetering vatbaar. De definitie voor grootboek (36) eveneens, de toelich
ting erbij is volstrekt onvoldoende: de mededeling 'het grootboek is gekenmerkt door
rubricering, meestal naar crediteuren en debiteuren' stelt het grootboek min of meer
gelijk aan een deel crediteuren- en debiteurenadministratie.
[325
