B. Uitlening.
In het algemeen worden afbeeldingen alleen uitgeleend voor tentoonstellingen.
Leen echter alleen uit aan betrouwbare instellingen; sta expositie uitsluitend toe in
ruimten waarin de kansen op beschadiging, diefstal enz. minimaal zijn. Tijdens de
openingsuren moet er bewaking zijn, daarbuiten moet de expositieruimte onbe
reikbaar zijn voor onbevoegden. Laat de lener een bruikleenovereenkomst onder
tekenen, waarin de gestelde voorwaarden opgesomd staan. Men kan en zal in de
meeste gevallen eisen:
dat de afbeeldingen achter glas of perpex geëxposeerd worden,
dat niet in de afbeeldingen en passe-partouts geprikt mag worden,
dat geen plakband bij het ophangen der afbeeldingen gebruikt wordt,
dat ingelijste geleende prenten niet uit de lijsten worden gehaald,
dat de afbeeldingen niet in het zonlicht of fel kunstlicht mogen worden geëxpo
seerd.
dat de bruikleengever op de tentoonstelling en in de catalogus wordt vermeld,
dat geen afbeeldingen worden gereproduceerd zonder toestemming van de bruik
leengever.
dat de afbeeldingen worden verzekerd tegen alle risico's voor door de bruikleen
gever vast te stellen bedragen,
dat het transport wordt verzorgd door de lener.
Dikwijls worden afbeeldingen te leen gevraagd om ze te laten reproduceren. Heeft
de atlas zelf een fotograaf, dan kan uitlening voor dit doel sterk beperkt worden.
Veel uitgevers zijn b.v. al geholpen met een foto-reproduktie of een kleurendia.
Eventueel kan toegestaan worden dat de vrager deze reproduktie zelf maakt of laat
maken in het gebouw waarin de atlas gevestigd is. Kan men er echter beslist niet
onderuit om een origineel naar een reproduktiebedrijf te zenden, geef dan strenge
voorschriften en beperk de uitleentermijn tot het uiterste. Stuur iemand mee om
toezicht te houden. Het komt helaas nogal eens voor dat bij reproduktiebedrijven
nonchalant met prentmateriaal wordt omgesprongen. Als de atlasbeheerder duide
lijk maakt, dat het hem ernst is met de zorg voor de afbeeldingen, zal dit de lener
tot meer voorzichtigheid manen.
Afbeeldingen die uitgeleend worden, moeten worden verzekerd voor rekening van
de gebruiker. Bij voorkeur worden ze gefotografeerd voor ze de deur uit gaan, o.a.
om eventuele schade, ontstaan tijdens de uitlening, te kunnen aantonen. Het meeste
risico lopen de afbeeldingen tijdens het transport. In lijsten vervoerde afbeeldingen
lopen kans op beschadiging door glasbreuk. Men kan dit gevaar beperken door het
glas met stroken papier te beplakken; beter is gebruik van onbreekbaar glas of het
pas laten inlijsten van de afbeeldingen na aankomst op de plaats van bestemming
(desnoods door of onder toezicht van de uitlener).
C. Reprodukties.
Veel gebruikers van de topografisch-historische atlas vragen een reproduktie van
een in de atlas aanwezige afbeelding. Dit werpt een aantal vragen op: wie maakt
[290]
de reprodukties, voor welke prijs kunnen ze worden verkocht, hoe zit het met de
auteursrechten?
Het maken van reprodukties is uiteraard geen probleem voor de atlas die een eigen
fotograaf heeft. Vele hebben die echter niet. Soms kan men dan terugvallen op de
fotografische afdeling van een of andere overheidsdienst ter plaatse. Anders is men
aangewezen op een particuliere fotograaf. Er moeten dan van te voren goede af
spraken gemaakt worden over de eigendom van de negatieven en het auteursrecht
op de reprodukties. Een derde mogelijkheid, onder B hiervoor al genoemd, is, dat
de vrager zelf de reproduktie maakt. Vraag in zo'n geval meteen om een extra
afdruk t.b.v. de atlas.
De verkoopprijs van reprodukties is een omstreden zaak. Er zijn hierbij twee op
vattingen:
1 e. Een culturele instelling moet zijn diensten zo goedkoop mogelijk verlenen. Dit
standpunt leidt tot een verkoopprijs van om en nabij de kostprijs.
2e. Culturele instellingen zitten krap in de middelen om aankopen t.b.v. de verza
meling te financieren. Men kan hiervoor een fonds vormen door winst te maken
op de verkoop van reprodukties.
Zolang hier van hogerhand geen voorschriften worden gegeven moet elke atlas
beheerder in deze zelf zijn standpunt bepalen. Wel moet men er rekening mee hou
den, dat het vragen van een vergoeding op grond van bij een overheidsinstelling
berustend auteursrecht niet altijd haalbaar is, zoals onlangs bij een rechterlijke uit
spraak is gebleken (hierbij was een gemeentelijk archief betrokken).
Wordt een afbeelding uit de atlas gebruikt voor een publikatie, dan vrage men
hiervan een exemplaar voor de eigen verzameling.
D. Auteursrechten.
Auteursrechten van tekenaars, fotografen e.d., waarvan de produkten in de topo
grafisch-historische atlas zijn terechtgekomen, zijn bij de verkoop van reproduk
ties, gebruik voor b.v. televisieopnamen en bij uitlening voor tentoonstellingen een
hachelijke zaak. In 't algemeen kan men zeggen, dat het auteursrecht vervalt 50
jaar na het overlijden van de auteur. Een uitvoerige uiteenzetting van wat mag en
niet mag en hoe men zich tegen aansprakelijkheid kan dekken, gaf mr. F. C. J'.
Ketelaar in de jaargang 1973 van het Nederlands Archievenblad (zie de literatuur
lijst).
E. Tentoonstellingen.
Vele atlassen exposeren zelf of werken mee aan de samenstelling van tentoonstel
lingen, al dan niet in een eigen expositieruimte. Uiteraard biedt een tentoonstelling
een kans om het belang van de topografisch-historische atlas met nadruk naar voren
te brengen.
Een tentoonstelling is het visitekaartje van de atlas; hij moet dus goed verzorgd
zijn. Passe-partouts en opzetkartons dienen er netjes uit te zien, beschadigde af
beeldingen worden eerst gerestaureerd. Geleende afbeeldingen kunnen om enige
uniformiteit te krijgen, tijdelijk achter eigen passe-partouts gezet worden. Zo mo-
[291]
